60.1 Verzögerte Verarbeitung

60.1.1 Übersicht ¶

Die verzögerte Verarbeitung bewirkt, dass das Programm eine eingehende E-Mail nicht sofort verarbeitet, sondern erst nach einer konfigurierbaren Wartezeit. Sinnvoll, wenn Sie den Empfängern Gelegenheit geben wollen, die Mail manuell zu beantworten oder zu sortieren, bevor das Profil greift.

Typischer Anwendungsfall: Eine Auto-Antwort soll nur dann automatisch gesendet werden, wenn die Mail nach 30 Minuten noch nicht manuell bearbeitet wurde. Oder eine Bestellbestätigung soll erst nach einer Stunde versendet werden, falls bis dahin keine Stornierung vom Kunden eintrifft.

60.1.2 Konfiguration im Profil ¶

In den Profileinstellungen auf der Seite Allgemein im Abschnitt Verzögerte Verarbeitung (siehe Kapitel 8.7.8) finden Sie die Einstellungen:

Feld	Beschreibung
Verarbeitung verzögern	Schaltet die Verzögerung für dieses Profil an
Wartezeit	Numerischer Wert (z.B. `30`)
Zeiteinheit	Sekunden, Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre
Noch nicht erfüllte Status-Kriterien bei Fälligkeit weiter abwarten	Scheitert der Filter bei Fälligkeit nur an Status-Kriterien, bleibt die Nachricht zurückgestellt und wird weiter geprüft (siehe Abschnitt 60.1.8, ab Version 4.12.0)
höchstens ... Tage	Längste Wartezeit über die Fälligkeit hinaus, Voreinstellung 2 Tage

Standard: Wenn aktiviert: 5 Minuten.

Hinweis: Die Wartezeit beginnt mit dem Empfangs-Zeitpunkt der Mail, nicht mit dem ersten Erkennen durch das Programm. Eine Mail, die schon eine Stunde alt ist und das Programm gerade erst gestartet wird, wird sofort verarbeitet - die Wartezeit ist bereits abgelaufen.

60.1.3 Verwaltungs-Dialog ¶

Über die Schaltfläche Verzögerte Verarbeitungen verwalten... in der Werkzeugleiste des Log-Bereichs öffnet sich ein Master-Detail-Dialog, der alle aktuell wartenden Mails zeigt - gruppiert nach Profil und mit Detailansicht pro Mail.

Funktion	Wirkung
Liste der wartenden Mails	Pro Eintrag: Profil, Betreff, Absender, Empfangszeit, geplante Verarbeitungszeit
Stornieren	Ausgewählte Einträge aus der Liste entfernen - die Mail wird nicht verarbeitet

Wichtig: Ein vorzeitiges Auslösen der Verarbeitung ist nicht möglich - entweder die Mail wartet bis zum geplanten Zeitpunkt, oder sie wird storniert.

60.1.4 Zusammenspiel mit anderen Aufgaben ¶

Wenn ein Profil mit verzögerter Verarbeitung gleichzeitig ein anderes Profil hat, das die Mail verschiebt oder löscht, kann es zu Konflikten kommen - die Mail liegt nicht mehr im überwachten Ordner, wenn die Verzögerungszeit endet.

Das Programm erkennt solche Verschieben/Lösch-Konflikte beim Profil-Import und warnt (siehe Kapitel 40.25.5).

60.1.5 Sichere Aufräum-Kette (erst sichern, dann verschieben/löschen) ¶

Ein häufiger Aufbau verteilt eine eingehende Mail auf mehrere Profile, die nacheinander greifen:

Sichern (sofort): E-Mail als PDF und als EML-Datei speichern.
Verschieben (z.B. nach 24 Stunden): die Mail in einen Ordner wie Verkäufe verschieben, damit der Posteingang übersichtlich bleibt.
Löschen (z.B. nach 2 Wochen): die Mail aus dem Verschiebe-Ordner endgültig entfernen.

Das Risiko: Die Schritte 2 und 3 hängen nur an der Wartezeit, nicht am Erfolg von Schritt 1. Schlägt das Speichern fehl (z.B. Zielverzeichnis nicht erreichbar), wird die ungesicherte Mail trotzdem verschoben und später gelöscht - sie geht verloren, ohne dass je eine Kopie entstanden ist.

Die Lösung: ein Marker als Erfolgs-Nachweis. Das Sichern-Profil setzt einen Marker nur bei Erfolg, und die nachgelagerten Profile lassen nur Mails mit diesem Marker durch. Stellen Sie die Marker-Aufgabe im Sichern-Profil an die letzte Stelle - hinter alle Speicher-Aufgaben. Schlägt eine Speicher-Aufgabe fehl, werden die folgenden Aufgaben des Profils nicht mehr ausgeführt, der Marker wird also nur bei vollständigem Erfolg gesetzt.

Für den Marker gibt es zwei Wege:

Weg 1 - Markierung (Flagge). Setzen Sie als letzte Aufgabe Markierung setzen und geben Sie dem Verschieben-Profil und dem Löschen-Profil je einen Nachrichtenfilter, der nur markierte (geflaggte) E-Mails durchlässt. Einfachster Weg, ohne weitere Optionen. Geeignet, solange niemand sonst diese Mails von Hand markiert - andernfalls könnten fremd markierte Mails fälschlich verschoben werden.

Weg 2 - Betreff-Präfix. Setzen Sie als letzte Aufgabe Betreff-Präfix hinzufügen (z.B. [OK]). Geben Sie dem Verschieben- und dem Löschen-Profil einen Betreff-Filter "Betreff beginnt mit [OK] " und aktivieren Sie bei diesem Filterkriterium die Option "Wert erst bei Ablauf der Verzögerung auswerten" (ganz unten im Kriterien-Editor, nur beim Betreff verfügbar). Vorteil: Der Marker wird vom Programm gesetzt und ist von einer versehentlichen Hand-Markierung anderer Personen unabhängig.

Wichtig für beide Wege: Das Sichern-Profil darf die Option Verarbeitung nach Profil stoppen (Bereich Allgemein, siehe Kapitel 8.7.6) nicht gesetzt haben. Sonst endet die Verarbeitung der Mail nach dem Sichern, und das Verschieben- und das Löschen-Profil werden gar nicht erst für ihre Wartezeit vorgemerkt; im Protokolleintrag des Sichern-Profils steht dann "Verarbeitung gestoppt" mit den nicht geprüften Profilen. Beim Speichern eines solchen Folgeprofils weist das Programm ab Version 4.13.0 auf frühere Stopp-Profile mit denselben Ordnern hin.

Wichtig bei Weg 2: Behalten Sie zusätzlich mindestens einen Betreff-Filter ohne diese Option (Ihr eigentlicher Auswahl-Filter, z.B. "Betreff enthält Produkt verkauft:"). Sonst würde das verzögerte Profil für jede Mail des Ordners zurückgestellt, was die Verarbeitung spürbar verlangsamen kann.

Eine nicht gesicherte Mail erhält damit keinen Marker, wird nie verschoben und nie gelöscht. Sie bleibt sichtbar im Posteingang, wo der Fehler auffällt und nachgeholt werden kann.

Warum die Option "Wert erst bei Ablauf der Verzögerung auswerten" nötig ist: Solange die Wartezeit eines Profils noch läuft, prüft das Programm beim Eingang nur, ob die Mail grundsätzlich in die Warteschlange gehört. Ein Betreff-Filter wird dabei normalerweise sofort streng geprüft - der Präfix ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht gesetzt, das Profil würde gar nicht erst eingereiht. Die Option stellt genau dieses eine Kriterium bis zur Fälligkeit zurück; dann ist der Präfix vorhanden und wird scharf geprüft. (Kriterien auf Gelesen, Beantwortet, Markiert, Kategorie, Nachrichtenkopie oder Zugehörige Verarbeitung werden ohnehin automatisch so behandelt, weil sie sich typischerweise erst nach dem Eingang ändern.)

Warum ein Marker auf der Mail und nicht eine programminterne Verarbeitungs-Erkennung? Flagge wie Betreff-Präfix liegen auf der E-Mail beim Postfach-Anbieter und sind damit unabhängig vom internen Zustand des Programms - sie bleiben auch dann verlässlich, wenn Sie später nur ein einzelnes Profil nachholen lassen oder das Programm neu einrichten.

60.1.6 Anwendungsfall ¶

Auto-Antwort mit Karenzzeit

Profil mit Aufgabe Antworten und 30 Minuten Verzögerung. Eingehende Kunden-Anfragen werden 30 Minuten lang nicht automatisch beantwortet - wird in dieser Zeit manuell geantwortet, kann der Anwender die automatische Antwort über den Verwaltungs-Dialog stornieren.

60.1.7 Tipp ¶

Die Wartezeit beginnt mit dem Empfangs-Zeitpunkt der Mail, nicht mit dem ersten Erkennen - wichtig nach längeren Programm-Pausen

60.1.8 Status-Kriterien nach der Fälligkeit weiter abwarten ¶

Normalerweise prüft das Programm den Nachrichtenfilter bei Fälligkeit einmal endgültig. Status-Kriterien wie Gelesen, Beantwortet, Markiert, Kategorie, Nachrichtenkopie oder Zugehörige Verarbeitung werden dabei mit ihrem dann aktuellen Stand bewertet; trifft der Filter nicht zu, gilt die Nachricht für dieses Profil als "Kein Treffer" und wird nicht erneut geprüft.

Manche Abläufe brauchen jedoch ein Ereignis, dessen Zeitpunkt nicht feststeht, etwa das Entfernen einer Kennzeichnung nach der Antwort oder das Anlegen einer Kopie in einem Ablageordner. Dafür gibt es ab Version 4.12.0 unterhalb der Wartezeit die Option Noch nicht erfüllte Status-Kriterien bei Fälligkeit weiter abwarten, höchstens N Tage (Voreinstellung 2 Tage):

Scheitert der Filter bei Fälligkeit nur an Status-Kriterien, bleibt die Nachricht zurückgestellt und wird bei jedem Durchlauf erneut mit frischem Stand geprüft. Sobald die Kriterien erfüllt sind, wird sie verarbeitet.
Als Status-Kriterien gelten Gelesen, Beantwortet, Markiert, Kategorie, Nachrichtenkopie und Zugehörige Verarbeitung (ab Version 4.13.0, siehe Kapitel 30.22), das Datums-Kriterium "älter als" sowie Betreff-Kriterien mit der Option "Wert erst bei Ablauf der Verzögerung auswerten", also genau die Kriterien, die beim Eingang als erfüllt behandelt werden. Ausnahme ab Version 4.13.0: "Nachrichtenkopie existiert in" mit einem überwachten Ordner, siehe Kapitel 30.20.5.
Scheitert der Filter an einem anderen Kriterium, etwa am Betreff oder Absender, gilt die Nachricht sofort als "Kein Treffer".
Läuft die Wartefrist ab, ohne dass die Kriterien erfüllt wurden, gilt die Nachricht endgültig als "Kein Treffer".

Im Reiter Verzögerte Verarbeitungen der Log-Liste und im Verwaltungs-Dialog wird für wartende Nachrichten das Ende der Wartefrist mit dem Zusatz "wartet auf Status-Kriterien" angezeigt. Wartende Nachrichten können dort wie andere Verzögerungen storniert werden.

Hinweis: Wartende Nachrichten werden bei jedem Durchlauf erneut geprüft. Lässt sich schon anhand der Kopfdaten erkennen, dass der Filter weiterhin nicht zutrifft, etwa weil die Kennzeichnung noch gesetzt ist, wird die Nachricht dabei nicht erneut vom Server geladen. Ein Kriterium "Nachrichtenkopie" löst die Suche im Ablageordner nur aus, wenn die übrigen Kriterien erfüllt sind. Halten Sie die Wartefrist dennoch so kurz, wie es der Ablauf erlaubt. Ein Anwendungsbeispiel finden Sie in Kapitel 30.20.

60.1.9 Kopien in mehreren überwachten Ordnern ¶

Liegt dieselbe Nachricht in mehreren überwachten Ordnern, etwa weil Sie sie von Hand in mehrere Ablageordner kopiert haben, führt das Programm ab Version 4.13.0 je Ordner einen eigenen Protokolleintrag mit eigener Vormerkung. Jede Kopie wird in ihrem Ordner verarbeitet, erscheint einzeln im Reiter "Verzögerte Verarbeitungen" und wird bei Fälligkeit einzeln verarbeitet, zum Beispiel von einem Profil "Nach einem Monat löschen", das mehrere Ordner überwacht. Die Vormerkung des Originals in seinem Ordner bleibt davon unberührt, und eine erneute Vorlage derselben Kopie löst keine zweite Verarbeitung aus.

Erweiterte Funktionen Nachholverarbeitung