60.1 Verzögerte Verarbeitung
60.1.1 Übersicht ¶
Die verzögerte Verarbeitung bewirkt, dass das Programm eine eingehende E-Mail nicht sofort verarbeitet, sondern erst nach einer konfigurierbaren Wartezeit. Sinnvoll, wenn Sie den Empfängern Gelegenheit geben wollen, die Mail manuell zu beantworten oder zu sortieren, bevor das Profil greift.
Typischer Anwendungsfall: Eine Auto-Antwort soll nur dann automatisch gesendet werden, wenn die Mail nach 30 Minuten noch nicht manuell bearbeitet wurde. Oder eine Bestellbestätigung soll erst nach einer Stunde versendet werden, falls bis dahin keine Stornierung vom Kunden eintrifft.
60.1.2 Konfiguration im Profil ¶
Im Profil-Editor unter Verarbeitung → Verzögerte Verarbeitung finden Sie die Einstellungen:
| Feld |
Beschreibung |
| Verarbeitung verzögern |
Schaltet die Verzögerung für dieses Profil an |
| Wartezeit |
Numerischer Wert (z.B. 30) |
| Zeiteinheit |
Sekunden, Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre |
Standard: Wenn aktiviert: 5 Minuten.
Hinweis: Die Wartezeit beginnt mit dem Empfangs-Zeitpunkt der Mail, nicht mit dem ersten Erkennen durch das Programm. Eine Mail, die schon eine Stunde alt ist und das Programm gerade erst gestartet wird, wird sofort verarbeitet - die Wartezeit ist bereits abgelaufen.
60.1.3 Verwaltungs-Dialog ¶
Über die Schaltfläche Verzögerte Verarbeitungen verwalten… in der Werkzeugleiste des Log-Bereichs öffnet sich ein Master-Detail-Dialog, der alle aktuell wartenden Mails zeigt - gruppiert nach Profil und mit Detailansicht pro Mail.
| Funktion |
Wirkung |
| Liste der wartenden Mails |
Pro Eintrag: Profil, Betreff, Absender, Empfangszeit, geplante Verarbeitungszeit |
| Stornieren |
Ausgewählte Einträge aus der Liste entfernen - die Mail wird nicht verarbeitet |
Wichtig: Ein vorzeitiges Auslösen der Verarbeitung ist nicht möglich - entweder die Mail wartet bis zum geplanten Zeitpunkt, oder sie wird storniert.
60.1.4 Zusammenspiel mit anderen Aufgaben ¶
Wenn ein Profil mit verzögerter Verarbeitung gleichzeitig ein anderes Profil hat, das die Mail verschiebt oder löscht, kann es zu Konflikten kommen - die Mail liegt nicht mehr im überwachten Ordner, wenn die Verzögerungszeit endet.
Das Programm erkennt solche Verschieben/Lösch-Konflikte beim Profil-Import und warnt (siehe Kapitel 40.25.5).
60.1.5 Sichere Aufräum-Kette (erst sichern, dann verschieben/löschen) ¶
Ein häufiger Aufbau verteilt eine eingehende Mail auf mehrere Profile, die nacheinander greifen:
- Sichern (sofort): E-Mail als PDF und als EML-Datei speichern.
- Verschieben (z.B. nach 24 Stunden): die Mail in einen Ordner wie
Verkäufe verschieben, damit der Posteingang übersichtlich bleibt.
- Löschen (z.B. nach 2 Wochen): die Mail aus dem Verschiebe-Ordner endgültig entfernen.
Das Risiko: Die Schritte 2 und 3 hängen nur an der Wartezeit, nicht am Erfolg von Schritt 1. Schlägt das Speichern fehl (z.B. Zielverzeichnis nicht erreichbar), wird die ungesicherte Mail trotzdem verschoben und später gelöscht - sie geht verloren, ohne dass je eine Kopie entstanden ist.
Die Lösung: ein Marker als Erfolgs-Nachweis. Das Sichern-Profil setzt einen Marker nur bei Erfolg, und die nachgelagerten Profile lassen nur Mails mit diesem Marker durch. Stellen Sie die Marker-Aufgabe im Sichern-Profil an die letzte Stelle - hinter alle Speicher-Aufgaben. Schlägt eine Speicher-Aufgabe fehl, werden die folgenden Aufgaben des Profils nicht mehr ausgeführt, der Marker wird also nur bei vollständigem Erfolg gesetzt.
Für den Marker gibt es zwei Wege:
Weg 1 - Markierung (Flagge). Setzen Sie als letzte Aufgabe Markierung setzen und geben Sie dem Verschieben-Profil und dem Löschen-Profil je einen Nachrichtenfilter, der nur markierte (geflaggte) E-Mails durchlässt. Einfachster Weg, ohne weitere Optionen. Geeignet, solange niemand sonst diese Mails von Hand markiert - andernfalls könnten fremd markierte Mails fälschlich verschoben werden.
Weg 2 - Betreff-Präfix. Setzen Sie als letzte Aufgabe Betreff-Präfix hinzufügen (z.B. [OK]). Geben Sie dem Verschieben- und dem Löschen-Profil einen Betreff-Filter „Betreff beginnt mit [OK] “ und aktivieren Sie bei diesem Filterkriterium die Option „Wert erst bei Ablauf der Verzögerung auswerten” (ganz unten im Kriterien-Editor, nur beim Betreff verfügbar). Vorteil: Der Marker wird vom Programm gesetzt und ist von einer versehentlichen Hand-Markierung anderer Personen unabhängig.
Wichtig bei Weg 2: Behalten Sie zusätzlich mindestens einen Betreff-Filter ohne diese Option (Ihr eigentlicher Auswahl-Filter, z.B. „Betreff enthält Produkt verkauft:“). Sonst würde das verzögerte Profil für jede Mail des Ordners zurückgestellt, was die Verarbeitung spürbar verlangsamen kann.
Eine nicht gesicherte Mail erhält damit keinen Marker, wird nie verschoben und nie gelöscht. Sie bleibt sichtbar im Posteingang, wo der Fehler auffällt und nachgeholt werden kann.
Warum die Option „Wert erst bei Ablauf der Verzögerung auswerten” nötig ist: Solange die Wartezeit eines Profils noch läuft, prüft das Programm beim Eingang nur, ob die Mail grundsätzlich in die Warteschlange gehört. Ein Betreff-Filter wird dabei normalerweise sofort streng geprüft - der Präfix ist zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht gesetzt, das Profil würde gar nicht erst eingereiht. Die Option stellt genau dieses eine Kriterium bis zur Fälligkeit zurück; dann ist der Präfix vorhanden und wird scharf geprüft. (Kriterien auf Gelesen, Beantwortet, Markiert oder Kategorie werden ohnehin automatisch so behandelt, weil sie sich typischerweise erst nach dem Eingang ändern.)
Warum ein Marker auf der Mail und nicht eine programminterne Verarbeitungs-Erkennung? Flagge wie Betreff-Präfix liegen auf der E-Mail beim Postfach-Anbieter und sind damit unabhängig vom internen Zustand des Programms - sie bleiben auch dann verlässlich, wenn Sie später nur ein einzelnes Profil nachholen lassen oder das Programm neu einrichten.
60.1.6 Anwendungsfall ¶
Auto-Antwort mit Karenzzeit
Profil mit Aufgabe Antworten und 30 Minuten Verzögerung. Eingehende Kunden-Anfragen werden 30 Minuten lang nicht automatisch beantwortet - wird in dieser Zeit manuell geantwortet, kann der Anwender die automatische Antwort über den Verwaltungs-Dialog stornieren.
60.1.7 Tipp ¶
- Die Wartezeit beginnt mit dem Empfangs-Zeitpunkt der Mail, nicht mit dem ersten Erkennen - wichtig nach längeren Programm-Pausen