40.12 E-Mail-Konten

40.12.1 Übersicht ¶

Im Bereich E-Mail-Konten verwalten Sie alle Postfächer, die im Programm eingerichtet sind. Ein Konto wird einmal hier konfiguriert (Server-Adresse, Anmeldedaten, Sicherheitsoptionen) und kann anschließend in beliebig vielen Profilen als überwachtes Postfach oder als Sende-Konto referenziert werden.

Unterstützt werden drei Konto-Typen: IMAP, Microsoft 365 (Graph) und POP3. Eine ausführliche Beschreibung der Einrichtung finden Sie in Kapitel 50.

Programmoptionen, Bereich E-Mail-Konten: Liste der konfigurierten Konten mit Konto-Typ, Status und Verbindung-testen-Schaltflaeche

40.12.2 Toolbar ¶

Schaltfläche	Wirkung
Hinzufügen…	Öffnet den Konto-Editor zum Anlegen eines neuen Kontos
Bearbeiten	Öffnet das ausgewählte Konto zur Bearbeitung
Entfernen	Entfernt das ausgewählte Konto. Wenn das Konto noch von Profilen referenziert wird, erscheint eine Abfrage mit einer Liste der betroffenen Profile
Verbindung testen	Prüft, ob die Server-Verbindung mit den hinterlegten Anmeldedaten funktioniert. Das Ergebnis erscheint in der Statuszeile am unteren Rand
Als Standardkonto	Zeichnet das ausgewählte Konto als Standardkonto dieser Installation aus (Stern-Symbol in der Liste). Auf dem aktuellen Standardkonto wechselt die Beschriftung zu Als Standardkonto aufheben. Details siehe unten

Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den Editor.

40.12.3 Spalten der Liste ¶

Spalte	Beschreibung
Anzeigename	Der vom Benutzer vergebene Name (z.B. “Eingangsrechnungen”)
Typ	IMAP, Microsoft 365 oder POP3
Server	Eingangs-Server-Adresse
Benutzername	Anmeldename auf dem Server

Mehrere Konten desselben Typs sind möglich - etwa zwei Microsoft 365-Konten für verschiedene Postfächer oder mehrere IMAP-Konten für unterschiedliche Lieferanten-Mailboxen.

40.12.4 Absender-Identität und Antwort-Adresse ¶

Im Konto-Editor lassen sich drei optionale Felder hinterlegen, mit denen der Absender und die Antwort-Adresse vom reinen Anmeldenamen entkoppelt werden:

Feld	Beschreibung
Absender-Name	Anzeigename, der im Von-Feld der ausgehenden Mail erscheint (z.B. “Firma Mustermann”). Bleibt das Feld leer, steht im Von-Feld nur die Adresse
Absender-Adresse	Adresse, die der Empfänger im Von-Feld sieht. Bleibt das Feld leer, wird der Anmeldename als Absender-Adresse verwendet
Antwort an	Adresse(n), an die Empfänger-Antworten geleitet werden (Reply-To-Header). Mehrere Adressen lassen sich mit Komma oder Semikolon trennen. Bleibt das Feld leer, gehen Antworten an die Absender-Adresse

Anwendungsfall - IONOS-/Strato-Setup: Hoster verlangen oft eine Anmeldung mit einem technischen Benutzer (z.B. kunde123), akzeptieren beim Versand aber auch Mailboxen wie info@firma.de. Indem info@firma.de als Absender-Adresse eingetragen wird, sieht der Empfänger die offizielle Adresse statt der technischen Anmeldekennung.

Anwendungsfall - zentrale Versand-Adresse, Antworten zum Verteiler: Versand erfolgt über noreply@firma.de, Antworten sollen aber direkt beim Team-Verteiler team@firma.de landen. In Antwort an werden die Verteiler-Adresse(n) eingetragen.

Die Werte gelten einheitlich für alle Sende-Pfade des Kontos: Weiterleitung, Automatische Antwort, Lesebestätigung, Profil-Benachrichtigungen, Störungs-Meldung und Excel-Bericht-Versand.

40.12.5 Standardkonto dieser Installation ¶

Über die Schaltfläche Als Standardkonto lässt sich genau ein Konto als Standardkonto der jeweiligen Installation auszeichnen (erkennbar am Stern-Symbol in der Liste). Statt eines festen Kontos können dann folgende Stellen den Eintrag Standardkonto dieser Installation verwenden - das Programm setzt dafür zur Laufzeit automatisch das ausgezeichnete Konto ein:

Überwachte Ordner in Profilen
die Zielkonten der Aufgaben E-Mail verschieben und E-Mail kopieren
die Sende-Konten der Aufgaben Automatische Antwort und E-Mail weiterleiten
in den Programmoptionen unter Benachrichtigungen das Sende-Konto und das Konto für automatische Antworten sowie unter Excel-Bericht per E-Mail das Bericht-Konto

Wozu das gut ist: Wird eine zentral gepflegte Profildatei per Profil-Export an mehrere Arbeitsplätze verteilt, verweisen Profile mit dieser Einstellung auf jedem Computer automatisch auf das dort festgelegte Konto. Ein Nachjustieren der Konto-Zuordnung nach dem Import (“Konto neu verknüpfen”) entfällt - auch bei wiederholter Verteilung aktualisierter Profile. Beim Import aus Version 3 wird der frühere Platzhalter <DefaultEmailAddress> (samt Varianten) automatisch auf das Standardkonto umgestellt.

Hinweise:

Ist kein Standardkonto festgelegt (oder wurde das ausgezeichnete Konto entfernt), meldet die Verarbeitung dies als Konto-Fehler mit einem entsprechenden Hinweis. Bei Sende-Konten greift stattdessen die jeweilige Ersatzlogik: Antworten und Weiterleitungen verwenden das nächste verfügbare Sende-Konto, der Excel-Bericht das erste Konto der Liste; Benachrichtigungen werden mit einem Hinweis im Fehlerprotokoll übersprungen.
Die Auszeichnung gilt pro Installation und wird nicht mit exportierten Profilen übertragen - genau das macht die Profile portabel.
Erneutes Ausführen der Schaltfläche auf dem aktuellen Standardkonto hebt die Auszeichnung wieder auf.

40.12.6 Lösch-Schutz ¶

Beim Entfernen eines Kontos prüft das Programm, ob das Konto in Profilen referenziert wird. Folgende Stellen werden geprüft:

Überwachte Ordner in Profilen
Sende-Konto in den Aufgaben Weiterleiten, Automatische Antwort, E-Mail kopieren und E-Mail verschieben
Standard-Sendekonto und Auto-Reply-Konto in den Programmoptionen unter Benachrichtigungen
Excel-Bericht-Sender in den Programmoptionen

Bei Treffern erscheint eine Bestätigungs-Abfrage mit der Anzahl der Verweise. Sie können das Konto trotzdem entfernen - die Verweise werden dann ungültig und Sie müssen sie in den betroffenen Profilen oder Optionen neu einstellen.

40.12.7 Tipp ¶

Bei zentral verwalteten Profilen (siehe Kapitel 40.6.6) müssen die Konten auf jeder Workstation getrennt eingerichtet werden - die zentrale Profildatei enthält nur Verweise, die eigentlichen Anmeldedaten liegen lokal in EmailAccounts.json

Filterlisten verwalten Datenbank-Verbindungen