30 Filter
30.1 Übersicht ¶
Filter entscheiden, welche eingehenden Nachrichten ein Profil verarbeitet. Ein Profil kann beliebig viele Filterkriterien enthalten, die mit UND und ODER verknüpft werden. Eine Nachricht wird verarbeitet, wenn die Verknüpfung der aktiven Kriterien insgesamt wahr ergibt.
Profil-spezifische Filter werden unter Nachrichtenfilter angelegt (siehe Kapitel 8.9). Wiederverwendbare Filterlisten werden über Programmoptionen → Filterlisten gepflegt (siehe Kapitel 40.11).
30.2 Aufbau eines Filterkriteriums ¶
Jedes Filterkriterium besteht aus drei Bestandteilen:
| Bestandteil |
Beschreibung |
| Eigenschaft |
Welche Mail-Eigenschaft geprüft wird (z.B. Betreff, Absender, Eingangsdatum) |
| Operator |
Wie verglichen wird (z.B. enthält, ist zwischen, ist älter als) |
| Wert |
Vergleichswert (Text, Zahl, Datum, Auswahl) |
Zusätzlich hat jede Zeile einen Verbinder zur nächsten Zeile (UND/ODER) und kann über die Schaltfläche Aktivieren/Deaktivieren vorübergehend ausgeschaltet werden.
30.3 Verfügbare Eigenschaften ¶
Text-Eigenschaften
| Eigenschaft |
Beschreibung |
| Betreff |
Betreffzeile der Nachricht |
| Absendername |
Klartext-Name des Absenders |
| Absenderadresse |
E-Mail-Adresse des Absenders |
| Empfängername |
Klartext-Name des Empfängers |
| Empfängeradresse |
E-Mail-Adresse des Empfängers |
| Nachrichtentext |
Body der Nachricht |
| Nachrichtenkopf |
Roh-Header der Nachricht |
| Anhangsname |
Dateiname eines Anhangs |
| Ordnerpfad |
Pfad des Quellordners |
Numerische und spezielle Eigenschaften
| Eigenschaft |
Beschreibung |
| Eingangsdatum |
Datum/Uhrzeit des Eingangs |
| Anhang-Anzahl |
Anzahl der Anhänge |
| Anhangsgröße |
Größe eines einzelnen Anhangs |
| Wichtigkeit |
Hoch / Normal / Niedrig |
| Lesestatus, Beantwortet-Status, Markierungs-Status |
Boolesche Mail-Status |
| Empfänger-Typ |
An, CC oder BCC |
| Kategorie |
Outlook-Kategorie (Microsoft 365) |
| Hat Anhänge |
Boolesch |
| Signiert / Verschlüsselt / Signatur gültig / Vertrauenskette |
S/MIME-Eigenschaften |
| E-Rechnungstyp |
ZUGFeRD oder XRechnung |
| Nachrichtentyp |
Newsletter, Bounce, Auto-Antwort etc. |
30.4 Operatoren ¶
Welche Operatoren verfügbar sind, hängt vom Datentyp ab:
| Datentyp |
Operatoren |
| Text |
enthält / enthält nicht, entspricht / entspricht nicht, beginnt mit / beginnt nicht mit, endet mit / endet nicht mit |
| Zahl, Größe |
gleich / ungleich, kleiner als, größer als, ist zwischen |
| Datum |
ist innerhalb der letzten, ist älter als, ist zwischen |
| Boolesch |
ist Ja / ist Nein |
| Wichtigkeit, E-Rechnungstyp, Nachrichtentyp |
entspricht / entspricht nicht |
| Kategorie |
in Liste / nicht in Liste |
Listen aus der zentralen Filterlisten-Verwaltung lassen sich für Text-Filter über den Platzhalter <EntryFromList{Listenname}> einbinden, kombiniert mit z.B. enthält (siehe Kapitel 30.19).
30.5 UND/ODER-Verknüpfung ¶
Mehrere Filterzeilen werden in der Reihenfolge ausgewertet, in der sie in der Liste stehen. Pro Übergang wird der Verbinder umgestellt:
| Verknüpfung |
Wirkung |
| UND |
Beide Kriterien müssen zutreffen |
| ODER |
Eines der Kriterien muss zutreffen |
Auch Mischformen wie „(A und B) oder C” sind abbildbar - ODER-Verknüpfungen wirken als Trenner zwischen UND-Gruppen.
Beispiel:
1. Absenderadresse enthält @lieferant-a.de ODER
2. Absenderadresse enthält @lieferant-b.de UND
3. Anhangsname endet mit .pdf
Bedeutung: „Mail von Lieferant A ODER (Mail von Lieferant B mit PDF-Anhang)“.
30.6 UND/ODER-Trenner im Wert ¶
Bei Text-Eigenschaften lassen sich mehrere Werte in einem einzigen Filterwert kombinieren - über die Trenner <UND> und <ODER>.
Beispiel: Filter „Anhangsname endet mit .pdf<UND>Rechnung” trifft nur auf PDF-Dateien, die zusätzlich „Rechnung” im Namen enthalten.
Die Schaltfläche In separate Kriterien aufteilen… im Filter-Editor zerlegt einen kombinierten Wert in mehrere Filterzeilen.
30.7 Inaktive Kriterien ¶
Über die Schaltfläche Aktivieren/Deaktivieren oberhalb der Kriterienliste lässt sich das gerade markierte Kriterium temporär abschalten, ohne es zu löschen - z.B. für Tests. Inaktive Kriterien werden bei der Auswertung übersprungen.
30.8 Auswertungs-Reihenfolge ¶
Bei der Verarbeitung wertet das Programm die Kriterien in der Listen-Reihenfolge aus. Sobald eine UND-Bedingung fehlschlägt, werden die nachfolgenden Kriterien dieser UND-Gruppe übersprungen.
30.9 Detail-Kapitel ¶
Die folgenden Kapitel beschreiben die einzelnen Filtertypen ausführlich:
| Kapitel |
Filter |
| 30.10 |
Text-Filter |
| 30.11 |
Datums-Filter |
| 30.12 |
Größen-Filter |
| 30.13 |
Wichtigkeits-Filter |
| 30.14 |
Kategorien-Filter |
| 30.15 |
Markierungs- und Status-Filter |
| 30.16 |
E-Rechnung-Filter |
| 30.17 |
Nachrichtentyp-Filter |
| 30.18 |
Anhangs-Filter |
| 30.19 |
Filterlisten |