17 E-Mail weiterleiten
17.1 Übersicht ¶
Die Aufgabe E-Mail weiterleiten sendet die eingehende Nachricht an einen oder mehrere weitere Empfänger. Im Unterschied zur Automatischen Antwort ist die Weiterleitung an Dritte gerichtet - die Original-Nachricht (oft mit Anhängen) wird mit einem optionalen Hinweistext im Vorspann an die neuen Empfänger zugestellt.
Profileinstellungen, Aufgabe E-Mail weiterleiten: Empfaenger-Liste, Sende-Konto, Antworttext und Anhang-Optionen
17.2 Konfigurationsfelder ¶
17.2.1 Weiterleiten an ¶
Liste der Empfänger-Adressen. Mehrere Adressen lassen sich kommagetrennt oder zeilenweise eingeben:
buchhaltung@firma.de
einkauf@firma.de
archiv@firma.de
Auch hier sind Platzhalter erlaubt - etwa <SenderAddress> oder eine via Mapping-Tabelle aufgelöste Adresse je nach Lieferant.
17.2.2 Betreff-Präfix ¶
Wird dem Original-Betreff vorangestellt. Häufig „Fwd: ” oder „WG: “. Bleibt das Feld leer, wird der Betreff unverändert übernommen.
17.2.3 Nachrichtentext voranstellen ¶
Optionaler Text, der vor der weitergeleiteten Original-Nachricht eingefügt wird - z.B. ein Begleithinweis: „Bitte zur Verarbeitung an Buchhaltung.”
Falls der Text als vollständiges HTML-Dokument eingegeben wird, erkennt das Programm dies und passt das Layout entsprechend an. Ein Hinweis erscheint dann im Editor.
17.3 Nachrichtenformat ¶
| Option |
Beschreibung |
| HTML-Format erzwingen |
Versendet die Weiterleitung im HTML-Format, auch wenn die Original-Nachricht reiner Text war |
| Original-Nachrichtentext entfernen |
Versendet nur den vorangestellten Text und die Anhänge - der Body der Original-Mail wird nicht zitiert |
Anwendungsfall für „Original-Nachrichtentext entfernen”: Sie möchten den Anhang weiterleiten, aber den Mail-Inhalt vor weitergehenden Empfängern verbergen - etwa wenn dieser interne Hinweise enthält.
17.4 E-Mail-Konto zum Senden ¶
Auswahl des Sende-Kontos aus den unter Programmoptionen → E-Mail-Konten konfigurierten Konten. Wird kein Konto explizit gewählt, gilt die mehrstufige Konto-Auflösung wie bei der Aufgabe Automatische Antwort (siehe Kapitel 13.5).
Hinweis: Voraussetzung ist ein Konto mit SMTP-Versand. POP3-Konten allein können nicht versenden.
17.5 Anlagen-Optionen ¶
17.5.1 Gespeicherte Nachrichtendatei weiterleiten ¶
Hängt der Weiterleitung zusätzlich die Datei(en) an, die zuvor von einer Aufgabe Nachricht speichern im selben Profil geschrieben wurden - mit dem Format, das dort gewählt ist (PDF, EML, MSG, HTML oder TXT). Damit kann eine bereits aufbereitete Akte (z.B. PDF mit Outlook-Header und eingebetteten Anhängen) weitergereicht werden, ohne dass der Empfänger den Aufbereitungs-Schritt nochmal selbst machen muss.
Voraussetzung: Die Aufgabe Nachricht speichern muss im selben Profil stehen und in der Reihenfolge vor der Weiterleitung kommen. Liegt sie nach dem Forward (oder ist gar nicht vorhanden), wird der Forward-Task zur Laufzeit als Fehler markiert. Der Profil-Editor blockt diese Konstellation bereits beim Speichern; importierte Profile werden beim Laden automatisch in die richtige Reihenfolge gebracht.
Mehrere Save-Aufgaben im selben Profil führen zu mehreren Anhängen - z.B. einmal als PDF-Akte für die Buchhaltung und einmal als EML-Original für das Archiv-Postfach.
17.5.2 Anhänge weiterleiten ¶
Wenn aktiviert, werden die Anhänge der Original-Nachricht ebenfalls weitergeleitet. Andernfalls verläuft die Weiterleitung ohne Anhänge.
| Unter-Option |
Beschreibung |
| Ausgelagerte Anhänge einbinden |
Wenn ein vorheriges Profil Anhänge durch Links ersetzt hat (siehe Kapitel 24), werden die Original-Dateien aus dem Auslagerungs-Pfad geladen und der Weiterleitung wieder als echte Anhänge mitgegeben |
17.5.3 Dateiname-Filter ¶
Bei aktivem Anhänge weiterleiten lässt sich filtern, welche Anhänge mitgehen - analog zum Anlagenfilter der Aufgabe Anhänge speichern:
| Feld |
Beispiel |
| Filter enthält |
Rechnung |
| Filter enthält nicht |
Werbung |
| Führende und nachgehende Leerzeichen beachten |
Aktiviert/deaktiviert |
17.5.4 ZIP-Inhalt weiterleiten ¶
Wenn die Original-Nachricht ein ZIP enthält, lassen sich daraus die einzelnen Dateien extrahieren und an die Weiterleitung anhängen - anstelle des ZIPs. Optional kann ein Passwort für verschlüsselte ZIPs angegeben werden.
17.5.5 PDF-Konvertierung ¶
Office- und Bild-Anhänge lassen sich vor dem Weiterleiten in PDF konvertieren - analog zur Aufgabe Anhänge speichern (siehe Kapitel 9.6):
- Word-Dokumente
- RTF-Dokumente
- Excel-Dokumente
- Bilder
Anwendungsfall: Empfänger ohne Office-Lizenz erhalten Anhänge einheitlich als PDF.
17.6 Anwendungsfall ¶
Buchhaltungs-Weiterleitung
Empfänger: buchhaltung@firma.de. Betreff-Präfix: „Fwd: “. Nachrichtentext: „Zur Bearbeitung. Mit freundlichen Grüßen, Sekretariat.” Anhänge weiterleiten aktiv. Filter: nur PDF mit „Rechnung” im Namen.
17.7 Tipp ¶
- Vermeiden Sie Endlosschleifen: Wenn die Weiterleitungs-Adresse selbst von einem Profil überwacht wird, kann eine Mail mehrfach durchlaufen. Filtern Sie weitergeleitete Nachrichten anhand des Betreff-Präfixes aus