70.1 Platzhalter
70.1.1 Übersicht ¶
Platzhalter sind die zentrale Mechanik des Programms, um dynamische Werte aus E-Mails in Pfade, Dateinamen, Antwort-Texte und sonstige Eingaben einzubauen. Beim Verarbeiten einer Mail werden Platzhalter durch die konkreten Werte ersetzt: <EmailYear4> wird zu 2026, <SenderDomain> zu mueller-gmbh.de, <Subject> zu “Bestellung 12345”.
Alle Platzhalter sind in Spitzklammern geschrieben (<...>) und tragen englische Bezeichner - verschachtelte Strukturen wie <CSVMapping{Mandanten}> oder Teilstring-Varianten wie <SubjectPartL{0,20}> erlauben präzise Steuerung.
70.1.2 Schreibweise und Auswahl ¶
In allen relevanten Eingabefeldern (z.B. Pfad in Anhänge speichern, Betreff in Antworten, Dateiname in Speichern-Aufgaben) öffnet das Programm bei Klick auf das Platzhalter-Symbol ein hierarchisches Menü mit deutschsprachigen Beschriftungen. Die Auswahl fügt den Platzhalter mit der korrekten englischen Schreibweise in das Eingabefeld ein - manuelle Eingabe ist möglich, aber fehleranfällig.
Die Menü-Struktur ist nach Kategorien gegliedert:
- Empfänger und Absender
- Betreff und Nachrichtentext
- Eingangsdatum
- Aktuelles Datum
- Anhang (in Anhang-bezogenen Feldern)
- Sonstige
- Zuordnungen (Nachschlagetabellen und globale Platzhalter)
70.1.3 Datum-Platzhalter ¶
Das Eingangsdatum ist der Empfangs-Zeitpunkt der Mail. Das aktuelle Datum ist der Verarbeitungs-Zeitpunkt. Pro Datum gibt es Varianten für Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute, Sekunde:
| Platzhalter |
Beispielwert |
<EmailYear4> |
2026 |
<EmailYear2> |
26 |
<EmailMonth> |
01 |
<EmailMonthName> |
Januar |
<EmailMonthNameAbbreviated> |
Jan |
<EmailDay> |
07 |
<EmailHour> |
14 |
<EmailMinute> |
30 |
<EmailSecond> |
15 |
Vormonats-Varianten: <PriorEmailMonth>, <PriorEmailMonthName>, <PriorEmailMonthNameAbbreviated>, <YearOfPriorEmailMonth>, <PriorEmailYear4>, <PriorEmailYear2>, <PriorEmailDay> - nützlich, wenn Sie Mails immer dem vorhergehenden Monat zuordnen wollen (z.B. Rechnungen, die zu Beginn des Folgemonats eintreffen).
Aktuelles Datum (statt Eingangsdatum): <TodaysYear4>, <TodaysYear2>, <TodaysMonth>, <TodaysMonthName>, <TodaysMonthNameAbbreviated>, <TodaysDay>, <TodaysHour>, <TodaysMinute>, <TodaysSecond>.
Nächster Arbeitstag nach dem Eingangsdatum: <NextWorkdayAfterEmailDay>, <NextWorkdayAfterEmailMonth>, <NextWorkdayAfterEmailMonthName>, <NextWorkdayAfterEmailMonthNameAbbreviated>, <NextWorkdayAfterEmailYear4>, <NextWorkdayAfterEmailYear2> - liefern Tag, Monat bzw. Jahr des nächsten Arbeitstags nach dem Eingangsdatum der E-Mail. Als Arbeitstage gelten Montag bis Freitag; Feiertage, die in den Programmoptionen im Bereich Geschäftszeiten eingetragen sind (siehe Kapitel 40.19), werden zusätzlich übersprungen - unabhängig davon, ob dort ein Verarbeitungszeitfenster oder die Geschäftszeiten-Prüfung aktiviert ist. Alle sechs Platzhalter beziehen sich auf dasselbe verschobene Datum und können daher beliebig kombiniert werden - nützlich z.B. für Eingangsbestätigungen mit Valutadatum: Trifft eine Rechnung am Freitag ein, ergibt <NextWorkdayAfterEmailDay>. <NextWorkdayAfterEmailMonthName> <NextWorkdayAfterEmailYear4> den folgenden Montag (bzw. den nächsten Nicht-Feiertag).
Formate: Unter jedem Datum bietet das Platzhalter-Menü den Punkt Formate. Ein Klick auf ein Format fügt die zugehörigen Platzhalter komplett ein, zum Beispiel ergibt yyyy-MM-dd beim Eingangsdatum <EmailYear4>-<EmailMonth>-<EmailDay>. Vorgegeben sind yyyy-MM-dd HH-mm-ss und yyyy-MM-dd. Über Verwalten… legen Sie eigene Formate an, etwa dd.MM.yyyy; sie erscheinen anschließend an erster Stelle, bei jedem Datum und in jedem Profil. Als Bausteine gelten yyyy und yy (Jahr), MM, MMM und MMMM (Monat), dd (Tag) sowie HH, mm und ss (Uhrzeit); alle anderen Zeichen werden unverändert übernommen. Ein Format erscheint nur bei den Datumsarten, die alle seine Bausteine kennen, beim Vormonat also nur Formate aus Jahr und Monat.
70.1.4 Absender und Empfänger ¶
Pro Absender und Empfänger stehen mehrere Bestandteile zur Verfügung:
| Platzhalter |
Beispiel |
<SenderName> |
Max Mustermann |
<SenderNameInitials> |
MM |
<SenderAddress> |
max.mustermann@firma.de |
<SenderDomain> |
firma.de |
<SenderUsername> |
max.mustermann (lokaler Teil) |
<SenderUsernameInitials> |
mm |
<RecipientName> |
Sabine Schmidt |
<RecipientAddress> |
sabine@firma.de |
<RecipientDomain> |
firma.de |
<RecipientUsername> |
sabine |
<NumberOfDirectRecipients> |
3 |
Bei mehreren Empfängern (To + CC) erfasst das Programm typischerweise den ersten sinnvollen Empfänger - siehe Programmoptionen → Sonstiges (siehe Kapitel 40.25.3) für Filterung unerwünschter Adressen.
70.1.5 Teilstring-Platzhalter ¶
Für viele Platzhalter stehen Teilstring-Varianten zur Verfügung - sie schneiden eine bestimmte Anzahl Zeichen aus dem Wert:
| Platzhalter |
Wirkung |
<SubjectPartL{0,20}> |
Erste 20 Zeichen des Betreffs (Position 0, Länge 20) |
<SubjectPartR{4,4}> |
4 Zeichen, beginnend 4 Zeichen vom Ende |
<SenderNamePartL{0,80}> |
Erste 80 Zeichen des Absender-Namens |
<SenderUsernamePartR{4,4}> |
Letzte 4 Zeichen des Benutzernamens |
<RecipientNamePartL{0,80}> |
Erste 80 Zeichen des Empfänger-Namens |
<FileNamePartL{0,80}> |
Erste 80 Zeichen des Dateinamens |
Bei Auswahl im Platzhalter-Menü werden Standardwerte vorbelegt: PartL mit {0,80} (erste 80 Zeichen), PartR mit {4,4} (4 Zeichen ab Position 4 vom Ende). Diese Werte lassen sich nach dem Einfügen frei anpassen.
Sinnvoll, wenn Datei-Systemen lange Pfade Probleme machen oder ein Bestellnummern-Format wie INV-2026-12345 zerlegt werden soll.
70.1.6 Betreff und Nachrichtentext ¶
| Platzhalter |
Beispielwert |
<Subject> |
Vollständiger Betreff der Mail |
<SubjectPartL{0,80}> / <SubjectPartR{4,4}> |
Teilstrings (siehe 70.1.5) |
<BeginOfSubjectRegex>...<EndOfRegex> |
Regex-Extraktion aus dem Betreff |
<BeginOfBodyRegex>...<EndOfRegex> |
Regex-Extraktion aus dem Nachrichtentext |
Die Regex-Extraktion ist ausführlich beschrieben (siehe Kapitel 70.2). Einen Platzhalter, der den vollständigen Nachrichtentext ohne Begrenzung liefert, gibt es bewusst nicht - Body-Texte sind zu lang und unstrukturiert für direkte Pfad- oder Dateinamen-Verwendung.
70.1.7 Anhang-Platzhalter ¶
In Anhang-bezogenen Aufgaben (Anhänge speichern, Anhänge drucken):
| Platzhalter |
Beispielwert |
<FileName> |
Rechnung_12345.pdf (ohne Erweiterung) |
<FileNamePartL{0,80}> |
erste 80 Zeichen |
<FileNamePartR{4,4}> |
letzte 4 Zeichen ab Offset 4 |
<NumberOfAttachments> |
3 (Anzahl der Anhänge in der Mail) |
70.1.8 Sonstige Platzhalter ¶
| Platzhalter |
Beispielwert |
<MessageId> |
Internet-Message-ID (ohne <>) |
<Categories> |
Wichtig, Buchhaltung |
<PathSeparator> |
\ (Windows) - nur in Pfad-Kontexten |
<ParentFolderNameOfLevel{1}> |
Name des überwachten Ordners auf Hierarchie-Ebene 1 |
Hinweis: Im Editor für eigene Benachrichtigungstexte (siehe Kapitel 8.14) stehen zusätzliche Platzhalter zur Verfügung, darunter <Status>, <ProfileName>, <StoragePath>, <StorageFile>, <StoragePathLink>, <ErrorTask> und <ErrorMessage>.
70.1.9 Zuordnungen ¶
Nachschlagetabellen und globale Platzhalter aus den Programmoptionen (siehe Kapitel 40.23 und Kapitel 40.24) werden über folgende Syntax referenziert:
| Platzhalter |
Bedeutung |
<CSVMapping{Mandanten}> |
Liefert den Wert aus der Nachschlagetabelle “Mandanten” |
<SimpleMapping{Archivpfad}> |
Liefert den globalen Platzhalter “Archivpfad” (festen Wert) |
Die Auswahl erfolgt im Platzhalter-Menü unter “Zuordnungen” - pro definierte Tabelle und pro globalem Platzhalter erscheint ein Eintrag mit dem konfigurierten Namen (siehe Kapitel 70.3).
70.1.10 Sonderzeichen-Behandlung ¶
Wenn ein Platzhalter-Wert in einem Datei- oder Ordnernamen verwendet wird, werden ungültige Zeichen (z.B. <, >, :, *, ?, ", /, \, |) automatisch durch - ersetzt - der erzeugte Pfad ist immer Datei-System-konform.
In freien Text-Eingaben (z.B. Antwort-Body) bleiben die Zeichen erhalten.
70.1.11 Anwendungsfall ¶
Pfad-Aufbau für Anhänge
Pfad: D:\Eingangsrechnungen\<SenderDomain>\<EmailYear4>\<EmailMonth>. Eingehende Mail von info@mueller-gmbh.de am 7.5.2026 → D:\Eingangsrechnungen\mueller-gmbh.de\2026\05.
70.1.12 Tipps ¶
- Sonderzeichen in Werten (z.B. Punkt, Slash) werden in Datei-Pfaden automatisch ersetzt - kein manuelles Escaping nötig
- Bei sehr langen Werten kann der erzeugte Pfad das Windows-Pfadlimit (260 Zeichen) sprengen - verwenden Sie Teilstring-Platzhalter zur Kürzung