70.1 Platzhalter
70.1.1 Übersicht ¶
Platzhalter sind die zentrale Mechanik des Programms, um dynamische Werte aus E-Mails in Pfade, Dateinamen, Antwort-Texte und sonstige Eingaben einzubauen. Beim Verarbeiten einer Mail werden Platzhalter durch die konkreten Werte ersetzt: <EmailYear4> wird zu 2026, <SenderDomain> zu mueller-gmbh.de, <Subject> zu „Bestellung 12345”.
Alle Platzhalter sind in Spitzklammern geschrieben (<...>) und tragen englische Bezeichner - verschachtelte Strukturen wie <CSVMapping{Mandanten}> oder Teilstring-Varianten wie <SubjectPartL{0,20}> erlauben präzise Steuerung.
70.1.2 Schreibweise und Auswahl ¶
In allen relevanten Eingabefeldern (z.B. Pfad in Anhänge speichern, Betreff in Antworten, Dateiname in Speichern-Aufgaben) öffnet das Programm bei Klick auf das Platzhalter-Symbol ein hierarchisches Menü mit deutschsprachigen Beschriftungen. Die Auswahl fügt den Platzhalter mit der korrekten englischen Schreibweise in das Eingabefeld ein - manuelle Eingabe ist möglich, aber fehleranfällig.
Die Menü-Struktur ist nach Kategorien gegliedert:
- Empfänger und Absender
- Betreff und Nachrichtentext
- Eingangsdatum
- Aktuelles Datum
- Anhang (in Anhang-bezogenen Feldern)
- Sonstige
- Zuordnungen (Nachschlagetabellen und globale Platzhalter)
70.1.3 Datum-Platzhalter ¶
Das Eingangsdatum ist der Empfangs-Zeitpunkt der Mail. Das aktuelle Datum ist der Verarbeitungs-Zeitpunkt. Pro Datum gibt es Varianten für Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute, Sekunde:
| Platzhalter |
Beispielwert |
<EmailYear4> |
2026 |
<EmailYear2> |
26 |
<EmailMonth> |
01 |
<EmailMonthName> |
Januar |
<EmailMonthNameAbbreviated> |
Jan |
<EmailDay> |
07 |
<EmailHour> |
14 |
<EmailMinute> |
30 |
<EmailSecond> |
15 |
Vormonats-Varianten: <PriorEmailMonth>, <PriorEmailMonthName>, <PriorEmailMonthNameAbbreviated>, <YearOfPriorEmailMonth>, <PriorEmailYear4>, <PriorEmailYear2>, <PriorEmailDay> - nützlich, wenn Sie Mails immer dem vorhergehenden Monat zuordnen wollen (z.B. Rechnungen, die zu Beginn des Folgemonats eintreffen).
Aktuelles Datum (statt Eingangsdatum): <TodaysYear4>, <TodaysYear2>, <TodaysMonth>, <TodaysMonthName>, <TodaysMonthNameAbbreviated>, <TodaysDay>, <TodaysHour>, <TodaysMinute>, <TodaysSecond>.
70.1.4 Absender und Empfänger ¶
Pro Absender und Empfänger stehen mehrere Bestandteile zur Verfügung:
| Platzhalter |
Beispiel |
<SenderName> |
Max Mustermann |
<SenderNameInitials> |
MM |
<SenderAddress> |
max.mustermann@firma.de |
<SenderDomain> |
firma.de |
<SenderUsername> |
max.mustermann (lokaler Teil) |
<SenderUsernameInitials> |
mm |
<RecipientName> |
Sabine Schmidt |
<RecipientAddress> |
sabine@firma.de |
<RecipientDomain> |
firma.de |
<RecipientUsername> |
sabine |
<NumberOfDirectRecipients> |
3 |
Bei mehreren Empfängern (To + CC) erfasst das Programm typischerweise den ersten sinnvollen Empfänger - siehe Programmoptionen → Sonstiges (siehe Kapitel 40.25.3) für Filterung unerwünschter Adressen.
70.1.5 Teilstring-Platzhalter ¶
Für viele Platzhalter stehen Teilstring-Varianten zur Verfügung - sie schneiden eine bestimmte Anzahl Zeichen aus dem Wert:
| Platzhalter |
Wirkung |
<SubjectPartL{0,20}> |
Erste 20 Zeichen des Betreffs (Position 0, Länge 20) |
<SubjectPartR{4,4}> |
4 Zeichen, beginnend 4 Zeichen vom Ende |
<SenderNamePartL{0,80}> |
Erste 80 Zeichen des Absender-Namens |
<SenderUsernamePartR{4,4}> |
Letzte 4 Zeichen des Benutzernamens |
<RecipientNamePartL{0,80}> |
Erste 80 Zeichen des Empfänger-Namens |
<FileNamePartL{0,80}> |
Erste 80 Zeichen des Dateinamens |
Bei Auswahl im Platzhalter-Menü werden Standardwerte vorbelegt: PartL mit {0,80} (erste 80 Zeichen), PartR mit {4,4} (4 Zeichen ab Position 4 vom Ende). Diese Werte lassen sich nach dem Einfügen frei anpassen.
Sinnvoll, wenn Datei-Systemen lange Pfade Probleme machen oder ein Bestellnummern-Format wie INV-2026-12345 zerlegt werden soll.
70.1.6 Betreff und Nachrichtentext ¶
| Platzhalter |
Beispielwert |
<Subject> |
Vollständiger Betreff der Mail |
<SubjectPartL{0,80}> / <SubjectPartR{4,4}> |
Teilstrings (siehe 70.1.5) |
<BeginOfSubjectRegex>...<EndOfRegex> |
Regex-Extraktion aus dem Betreff |
<BeginOfBodyRegex>...<EndOfRegex> |
Regex-Extraktion aus dem Nachrichtentext |
Die Regex-Extraktion ist ausführlich beschrieben (siehe Kapitel 70.2). Einen Platzhalter, der den vollständigen Nachrichtentext ohne Begrenzung liefert, gibt es bewusst nicht - Body-Texte sind zu lang und unstrukturiert für direkte Pfad- oder Dateinamen-Verwendung.
70.1.7 Anhang-Platzhalter ¶
In Anhang-bezogenen Aufgaben (Anhänge speichern, Anhänge drucken):
| Platzhalter |
Beispielwert |
<FileName> |
Rechnung_12345.pdf (ohne Erweiterung) |
<FileNamePartL{0,80}> |
erste 80 Zeichen |
<FileNamePartR{4,4}> |
letzte 4 Zeichen ab Offset 4 |
<NumberOfAttachments> |
3 (Anzahl der Anhänge in der Mail) |
70.1.8 Sonstige Platzhalter ¶
| Platzhalter |
Beispielwert |
<MessageId> |
Internet-Message-ID (ohne <>) |
<Categories> |
Wichtig, Buchhaltung |
<PathSeparator> |
\ (Windows) - nur in Pfad-Kontexten |
<ParentFolderNameOfLevel{1}> |
Name des überwachten Ordners auf Hierarchie-Ebene 1 |
70.1.9 Zuordnungen ¶
Nachschlagetabellen und globale Platzhalter aus den Programmoptionen (siehe Kapitel 40.23 und Kapitel 40.24) werden über folgende Syntax referenziert:
| Platzhalter |
Bedeutung |
<CSVMapping{Mandanten}> |
Liefert den Wert aus der Nachschlagetabelle „Mandanten” |
<SimpleMapping{Archivpfad}> |
Liefert den globalen Platzhalter „Archivpfad” (festen Wert) |
Die Auswahl erfolgt im Platzhalter-Menü unter „Zuordnungen” - pro definierte Tabelle und pro globalem Platzhalter erscheint ein Eintrag mit dem konfigurierten Namen (siehe Kapitel 70.3).
70.1.10 Sonderzeichen-Behandlung ¶
Wenn ein Platzhalter-Wert in einem Datei- oder Ordnernamen verwendet wird, werden ungültige Zeichen (z.B. <, >, :, *, ?, ", /, \, |) automatisch durch - ersetzt - der erzeugte Pfad ist immer Datei-System-konform.
In freien Text-Eingaben (z.B. Antwort-Body) bleiben die Zeichen erhalten.
70.1.11 Anwendungsfall ¶
Pfad-Aufbau für Anhänge
Pfad: D:\Eingangsrechnungen\<SenderDomain>\<EmailYear4>\<EmailMonth>. Eingehende Mail von info@mueller-gmbh.de am 7.5.2026 → D:\Eingangsrechnungen\mueller-gmbh.de\2026\05.
70.1.12 Tipps ¶
- Sonderzeichen in Werten (z.B. Punkt, Slash) werden in Datei-Pfaden automatisch ersetzt - kein manuelles Escaping nötig
- Bei sehr langen Werten kann der erzeugte Pfad das Windows-Pfadlimit (260 Zeichen) sprengen - verwenden Sie Teilstring-Platzhalter zur Kürzung