8.9 Nachrichtenfilter
8.9.1 Übersicht ¶
Im Bereich Nachrichtenfilter legen Sie fest, welche der eingehenden Nachrichten von diesem Profil verarbeitet werden sollen. Filter prüfen Eigenschaften wie Absender, Betreff, Empfangsdatum, Anhänge oder Wichtigkeit gegen vorgegebene Werte. Eine Nachricht wird nur dann verarbeitet, wenn sie alle aktiven Filterkriterien des Profils erfüllt.
Profileinstellungen, Bereich Nachrichtenfilter: FilterSet-Baum mit UND/ODER-Verknuepfung und Filterkriterien-Editor
Wenn die Filterliste leer bleibt, gilt das Profil für alle eingehenden Nachrichten in den überwachten Ordnern.
8.9.2 Aufbau der Liste ¶
Jede Filterzeile besteht aus drei Bestandteilen:
| Bestandteil |
Beschreibung |
| Verknüpfung zur vorherigen Zeile |
Logisches UND oder ODER (ab der zweiten Zeile sichtbar) |
| Filterkriterium |
Anzeige der Eigenschaft, des Operators und des Werts (z.B. Betreff enthält „Rechnung”) |
| Wert |
Aufgelöste Werte des Kriteriums |
Mit Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich der Bearbeitungs-Dialog. Über die Schaltflächen oberhalb der Liste lassen sich Kriterien hinzufügen, bearbeiten, aktivieren bzw. deaktivieren, entfernen oder in der Reihenfolge verschieben.
8.9.3 Toolbar ¶
Oberhalb der Liste finden Sie folgende Schaltflächen:
| Schaltfläche |
Wirkung |
| Hinzufügen… |
Öffnet den Filter-Editor, um ein neues Kriterium anzulegen |
| Bearbeiten… |
Öffnet den Editor für den ausgewählten Eintrag |
| Aktivieren / Deaktivieren |
Schaltet das ausgewählte Kriterium ein oder aus, ohne es zu löschen. Die Beschriftung wechselt je nach aktuellem Zustand. Inaktive Kriterien werden bei der Verarbeitung übersprungen. |
| Entfernen |
Löscht den ausgewählten Eintrag nach einer Sicherheitsabfrage |
| ▲ / ▼ |
Verschiebt den Eintrag in der Liste nach oben oder unten |
8.9.4 Verfügbare Filterkriterien ¶
Eine Auswahl der wichtigsten Filtertypen:
| Kriterium |
Beispiel-Verwendung |
| Betreff |
„Betreff enthält Rechnung” |
| Absender (Name oder Adresse) |
„Absenderadresse enthält @kundenfirma.de” |
| Empfänger (Name oder Adresse) |
„Empfänger ist info@meinefirma.de” |
| Nachrichtentext |
„Nachrichtentext enthält Bestellnummer” |
| Anhang vorhanden und Anzahl der Anhänge |
„Anzahl der Anhänge ist größer 0” |
| Anhangsname |
„Anhangsname endet mit .pdf” |
| Anhangsgröße |
„Anhangsgröße ist zwischen 10 KB und 5 MB” |
| Eingangsdatum |
„Eingangsdatum ist innerhalb der letzten 7 Tage” |
| Wichtigkeit |
„Wichtigkeit ist Hoch” |
| Markierung (Flag) |
„Markierung ist Wichtig” |
| Kategorie (nur Microsoft 365) |
„Kategorie enthält Rechnungseingang” |
| E-Rechnung |
„Nachricht ist E-Rechnung im ZUGFeRD-Format” |
| Nachrichtentyp |
„Nachrichtentyp ist Bounce” |
Eine vollständige Beschreibung der Filtertypen und ihrer Operatoren finden Sie in Kapitel 30.
8.9.5 UND/ODER-Verknüpfung ¶
Mehrere Filterzeilen werden standardmäßig mit UND verknüpft - eine Nachricht muss alle aktiven Kriterien erfüllen. Soll alternativ ODER zwischen einzelnen Zeilen gelten, lässt sich die Verknüpfung pro Übergang umstellen. Dadurch sind auch Mischformen möglich, etwa „(A und B) oder C”.
Beispiel: Sie möchten Rechnungen entweder von Lieferant A oder von Lieferant B erfassen, in beiden Fällen aber nur dann, wenn ein PDF-Anhang vorhanden ist:
Absender enthält A@lieferant-a.de ODER
Absender enthält B@lieferant-b.de UND
Anhangsname endet mit .pdf
8.9.6 UND/ODER-Trenner im Filtertext ¶
Bei Text-Filtern (Betreff, Absender, Anhangsname etc.) lassen sich mehrere Werte direkt im Eingabefeld kombinieren - durch die Trenner <UND> bzw. <ODER>. So können Sie ohne mehrere Filterzeilen anlegen mehrere Begriffe gleichzeitig prüfen.
Beispiel: „Anhangsname enthält .pdf<UND>Rechnung” trifft nur auf PDF-Dateien, die zusätzlich „Rechnung” im Namen enthalten.
8.9.7 Vorschau der Filtertreffer ¶
Im unteren Bereich des Tabs zeigt die Filtervorschau, welche der unter Beispielnachrichten hinterlegten Test-Mails den aktuellen Filterbedingungen entsprechen würden. So lässt sich die Konfiguration prüfen, ohne das Profil tatsächlich auf produktive Postfächer anwenden zu müssen.
8.9.8 Tipps zur Filterkonfiguration ¶
Ein zu enger Filter verfehlt sinnvolle Treffer. Im Reiter Kein Treffer der Log-Liste sehen Sie, welche Nachrichten zwar in einem überwachten Ordner eingegangen sind, aber an keinem Profil-Filter vorbeigekommen sind. Diese Nachrichten lassen sich als Beispielnachrichten übernehmen, um den Filter daraufhin nachzubessern.