18 E-Mail kopieren
18.1 Übersicht ¶
Die Aufgabe E-Mail kopieren erstellt eine Kopie der eingehenden Nachricht in einem anderen E-Mail-Ordner - entweder im selben Postfach oder in einem anderen Konto. Im Unterschied zur Aktion E-Mail verschieben (siehe Kapitel 8.12.8) verbleibt die Original-Nachricht in ihrem Quellordner und wird durch die Aufgabe nicht verändert.
Hinweis: Bei POP3-Konten ist das Kopieren nicht möglich - das Protokoll unterstützt keine serverseitigen Ordner. Ein Hinweis erscheint im Editor.
18.2 Konfigurationsfelder ¶
18.2.1 E-Mail-Konto ¶
Auswahl des Ziel-Kontos aus den unter Programmoptionen → E-Mail-Konten konfigurierten Konten. Standardmäßig wird das Konto der eingehenden Nachricht verwendet - Sie können aber auch ein anderes Konto wählen, etwa um eine konsolidierte Archiv-Mailbox zu speisen.
18.2.2 Basisverzeichnis ¶
Fester Pfad im Zielkonto, ausgewählt über die Schaltfläche …. Beispiel: Archiv\Eingangsrechnungen. Das Basisverzeichnis muss existieren.
18.2.3 Dynamische Ordner ¶
Optionaler Pfad mit Platzhaltern, der unter dem Basisverzeichnis als Unterordner-Hierarchie angelegt wird. Beispiel: <EmailYear4>\<EmailMonth>\<SenderName>.
Über Platzhalter einfügen öffnet sich ein Auswahlmenü mit allen verfügbaren Platzhaltern (siehe Kapitel 70.1).
18.2.4 Vorschau ¶
Zeigt den aufgelösten Pfad für eine Beispielnachricht an - zur Kontrolle der Platzhalter-Konfiguration. Falls keine Beispielnachrichten verfügbar sind, werden die über den Verweis Vorschau eingetragenen Vorschau-Daten verwendet.
18.3 Optionen für die Kopie ¶
Die Kopie kann beim Anlegen direkt mit zusätzlichen Eigenschaften versehen werden - die Original-Nachricht bleibt unverändert.
| Option |
Beschreibung |
| Betreff-Präfix der Kopie |
Stellt einen Text vor den Betreff der Kopie (z.B. „[Archiv] “) |
| Kopie als gelesen markieren |
Setzt den Lesestatus der Kopie auf gelesen |
| Kopie kennzeichnen |
Setzt das Kennzeichen-Flag der Kopie |
| Kategorien zuweisen |
Setzt eine oder mehrere Outlook-Kategorien (kommagetrennt) - nur für Microsoft 365/Exchange-Konten |
18.4 Erweiterte Optionen ¶
| Option |
Beschreibung |
| Kopie entschlüsseln |
Wenn die Original-Nachricht S/MIME-verschlüsselt ist, wird die Kopie ohne Verschlüsselung gespeichert - sie ist dann ohne S/MIME-Schlüssel lesbar |
| Kopie nach Anhangsersetzung erstellen |
Die Kopie wird erst angelegt, nachdem die Aufgabe Anhänge ersetzen (siehe Kapitel 24) abgeschlossen ist. Damit landen die ausgelagerten Verlinkungen in der Kopie, nicht die Original-Anhänge |
Anwendungsfall „Entschlüsseln”: Verschlüsselte Mails sollen für ein Archiv lesbar bleiben, auch wenn der Original-Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist.
Warnung: Beim Entschlüsseln verliert die Kopie den ursprünglichen Verschlüsselungsschutz. Speichern Sie sie nur in vertrauenswürdige Postfächer, deren Zugriff entsprechend gesichert ist.
18.5 Anwendungsfall ¶
Archiv-Postfach befüllen
Konto: archiv@firma.de. Basisverzeichnis: Eingang. Dynamische Ordner: <EmailYear4>\<EmailMonth>. So entsteht ein zentrales E-Mail-Archiv, das alle eingehenden Nachrichten gespiegelt enthält - unabhängig vom ursprünglichen Empfänger.
18.6 Tipp ¶
- Die Kombination mit Anhänge ersetzen ist mächtig - sie spart erheblich Speicher in Archiv-Postfächern, wenn die Anhänge ohnehin im Dateisystem abgelegt werden