11 Nachricht speichern
11.1 Übersicht ¶
Die Aufgabe Nachricht speichern legt die E-Mail selbst - nicht nur ihre Anhänge - als Datei im Dateisystem ab. Sie ist nützlich für die Archivierung von Korrespondenz, etwa zur Aufbewahrung im Buchhaltungs-Archiv oder für den Export in ein Dokumenten-Management-System.
Fünf Dateiformate stehen zur Auswahl: EML, MSG, HTML, TXT und PDF. Bei PDF gibt es zusätzliche Optionen zur Einbettung von Anhängen und eingebetteten Bildern direkt in die PDF-Datei.
Profileinstellungen, Aufgabe Nachricht speichern: Datei-Format-Auswahl (EML, MSG, HTML, TXT, PDF), Zielpfad und Anhang-Einbettung
11.2 Reiter "Dateityp" ¶
11.2.1 Dateiformat ¶
| Format |
Beschreibung |
| EML |
Standardisiertes Format. Plattformunabhängig, von allen E-Mail-Programmen lesbar |
| MSG |
Outlook-natives Format. Vorzugsweise wenn Outlook das Zielsystem ist |
| HTML |
Visuelle Darstellung der Nachricht im Webbrowser-Format |
| TXT |
Reiner Klartext, ohne Formatierung |
| PDF |
Mit erweiterten Möglichkeiten zur Einbettung von Anhängen |
Hinweis bei V3-Import: Profile aus AEP 3, in denen das Format "Originalformat" konfiguriert war, werden beim Import automatisch auf TXT gemappt - das war in AEP 3 die häufigste Auflösung des Originalformats. Wenn Sie ein anderes Format bevorzugen, stellen Sie es nach dem Import um.
11.2.2 Optionen für EML/MSG ¶
| Option |
Beschreibung |
| Verschlüsselung beibehalten |
Wenn die Nachricht S/MIME-verschlüsselt vorliegt, wird sie unverändert gespeichert. Andernfalls wird sie entschlüsselt gespeichert. |
11.2.3 PDF-Optionen - Allgemein ¶
| Feld |
Beschreibung |
| Seitenformat |
A4, A5, Letter, Legal |
| Ausrichtung |
Hochformat, Querformat oder "Automatisch (nach Bildbreite)". Bei "Automatisch" wählt das Programm das Querformat, wenn das größte zu breite Bild der Nachricht breiter als hoch ist und im Hochformat deutlich verkleinert werden müsste; sonst bleibt es beim Hochformat. |
| Anlagen als Seiten anfügen |
Hängt die Anlagen an das Ende der PDF-Datei als zusätzliche Seiten an |
| Inline-Bilder als Seiten anfügen |
Wie oben, aber für eingebettete Bilder |
| Lesezeichen hinzufügen |
Erstellt Lesezeichen pro Bestandteil (Original-E-Mail, Anhang 1, Anhang 2…) |
| Original-PDF-Lesezeichen übernehmen |
Übernimmt vorhandene Lesezeichen aus eingebetteten PDFs |
| Nachricht als Letztes |
Stellt die Nachricht selbst ans Ende statt an den Anfang der PDF |
11.2.4 PDF-Optionen - Einbettung ¶
Statt Anhänge als zusätzliche Seiten anzufügen, können sie als eingebettete Dateien (Anlagen) in der PDF abgelegt werden - analog zu den regulären Anlagen einer E-Mail. Vorteil: das Original-Format bleibt erhalten und kann aus dem PDF heraus geöffnet werden.
| Option |
Beschreibung |
| E-Mail als MSG einbetten |
Bettet die Original-E-Mail als MSG-Datei in das PDF ein, mit Auswahl ob mit oder ohne Verschlüsselung |
| Eingebettete E-Mails als MSG |
Behandelt verschachtelte (z.B. weitergeleitete) Nachrichten als MSG-Anhang |
| Eingebettete E-Mails als EML |
Wie oben, aber im EML-Format |
| Sonstige Anlagen einbetten |
Bettet alle anderen Anhänge in das PDF ein |
| Inline-Bilder einbetten |
Bettet eingebettete Bilder als Anhänge ein |
11.2.5 PDF-Optionen - Anlagenfilter ¶
Zwei Sub-Reiter, einer für die Einbettung als Datei, einer für das Anfügen als Seite. Beide bieten dieselben Filterkriterien (siehe Kapitel 9.3) - Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Bildbreite, Bildhöhe und E-Rechnungstyp.
11.2.6 PDF-Optionen - Kopfzeile ¶
Konfiguriert die im PDF angezeigten E-Mail-Daten oben auf jeder Seite (Absender, Empfänger, Betreff, Datum). Layout, Schriftart und Inhalt sind anpassbar.
11.2.7 Kopfzeile bei HTML/TXT ¶
Wenn das gewählte Format HTML oder TXT ist, erscheint unterhalb des Format-Bereichs eine eigene Kopfzeilen-Konfiguration für diese Formate.
11.3 Reiter "Speicherort" ¶
Analog zur Aufgabe Anhänge speichern: Verzeichnis, Dateiname (mit Platzhaltern), Vorschau und Verhalten bei vorhandener Datei. Die Felder sind ausführlich beschrieben (siehe Kapitel 9.2).
Platzhalter aus dem Nachrichtentext
Zusätzlich lassen sich Werte aus dem Nachrichtentext extrahieren - etwa eine Bestellnummer oder ein Auftragscode aus der E-Mail-Signatur - und im Dateinamen als Platzhalter verwenden. Über die Schaltfläche Konfigurieren öffnet sich der Regel-Editor (siehe Kapitel 70.2).
Anwendungsfall: Speicherpfad D:\Archiv\Aufträge\<MRuleId:N(AuftragsNr)>.pdf, wobei <MRuleId:N(AuftragsNr)> aus der Nachricht extrahiert wird.
11.4 Reiter "Im Anschluss" ¶
Analog zu Anhänge speichern (siehe Kapitel 9.7):
- Programm ausführen nach dem Speichern
- Kopien an weiteren Orten ablegen
- Bei nicht erreichbarem Zielverzeichnis Aktion festlegen
11.5 Anwendungsfall ¶
E-Mail-Korrespondenz nach Vorgang archivieren - Format PDF mit Anlagen-Einbettung. Verzeichnis: D:\Archiv\Vorgaenge\<EmailYear4>\<MRuleId:N(AuftragsNr)>. Dateiname: <EmailYear4>-<EmailMonth>-<EmailDay>_<SenderName>_<Subject>. Damit liegen Original-Mail und alle Anlagen als ein einziges, durchsuchbares PDF mit Lesezeichen vor.
11.6 Tipp ¶
- Für die Aufbewahrung empfiehlt sich PDF mit eingebetteten Anlagen - das gesamte Dokument bleibt als eine Datei zusammen