30.16 E-Rechnung-Filter
30.16.1 Übersicht ¶
Der E-Rechnung-Filter erkennt elektronische Rechnungen in den Anhängen einer Nachricht. Unterstützt werden die zwei in Deutschland und Europa gebräuchlichen Formate: ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten) und XRechnung (reine XML-Datei).
Hintergrund: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Der Filter erkennt automatisch, ob ein Anhang den Standards entspricht - unabhängig vom Dateinamen oder Absender.
30.16.2 Werte und Operatoren ¶
| Wert |
Trifft |
| ZUGFeRD-Rechnung |
PDF-Anhang mit eingebetteter ZUGFeRD-XML |
| XRechnung |
XML-Anhang im XRechnung-Format |
| ZUGFeRD oder XRechnung |
Beide Formate |
| Operator |
Beschreibung |
| entspricht |
Mindestens ein Anhang ist eine E-Rechnung des gewählten Typs |
| entspricht nicht |
Keiner der Anhänge ist eine E-Rechnung des gewählten Typs |
30.16.3 Erkennung ¶
Die Erkennung läuft in zwei Stufen:
| Stufe |
Prüfung |
| 1. Dateiendung |
ZUGFeRD: .pdf, XRechnung: .xml, beides bei "ZUGFeRD oder XRechnung" |
| 2. Inhalt |
Das Programm versucht, den Anhang als E-Rechnung zu lesen. Klappt der Lesevorgang, gilt der Anhang als gültig |
Hinweis: Die Prüfung ist nicht streng - sie verlässt sich auf die einbaufähige E-Rechnungs-Bibliothek. Schwer beschädigte oder absichtlich verfremdete Dateien können in Einzelfällen abgelehnt werden, obwohl sie formal gültig sind, oder umgekehrt durchgelassen werden, ohne dass alle Pflichtfelder vorhanden sind. Für eine vollständige fachliche Prüfung der Rechnung ist ein nachgelagertes Buchhaltungs-System zuständig.
30.16.4 Anwendungsfall ¶
E-Rechnungen automatisch in DMS importieren
E-Rechnungstyp entspricht ZUGFeRD oder XRechnung
Mit der Aufgabe In Datenbank speichern kombiniert lassen sich strukturierte Rechnungsdaten direkt aus dem XML auslesen.
30.16.5 Zusammenspiel mit der Anhang-Behandlung ¶
In den Aufgaben Anhänge speichern und Anhänge drucken lässt sich der E-Rechnungstyp zusätzlich pro Anhang als Filter verwenden (siehe Kapitel 9.3.4). So kann ein Profil pauschal alle Mails mit Anhängen verarbeiten, aber nur die E-Rechnungen speichern oder drucken.
Mit der Option Extrahierte Anhänge durch Links ersetzen der Aufgabe Anhänge speichern (siehe Kapitel 9.7.2) lassen sich gespeicherte E-Rechnungen anschließend aus der Mail auslagern; die Datei bleibt am Speicherort erhalten.
30.16.6 Tipp ¶
- Der Filter prüft den Inhalt der Anhänge - nicht nur die Existenz oder den Dateinamen