40.23 Nachschlagetabellen
40.23.1 Übersicht ¶
Im Bereich Nachschlagetabellen verwalten Sie tabellarische Zuordnungen, die E-Mail-Eigenschaften (z.B. Absenderdomain) auf Ergebniswerte abbilden. Diese Werte können anschließend als Platzhalter in Aufgaben verwendet werden - z.B. „Speichere die Anhänge unter dem Mandanten-Namen, der zur Absenderdomain gehört”.
Der typische Anwendungsfall: Eine Absenderdomain wie mueller-gmbh.de soll dem Mandanten-Namen „Müller GmbH” zugeordnet werden. Statt diese Logik in jedem Profil per Filter neu zu bauen, wird die Tabelle einmal zentral gepflegt und in der Aufgabe als Platzhalter <CSVMapping{Mandanten}> referenziert.
40.23.2 Toolbar ¶
| Schaltfläche |
Wirkung |
| Hinzufügen… |
Öffnet den Editor zum Anlegen einer neuen Nachschlagetabelle |
| Bearbeiten |
Öffnet die ausgewählte Tabelle zur Bearbeitung |
| Entfernen |
Entfernt die ausgewählte Tabelle nach einer Sicherheitsabfrage |
Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den Editor.
40.23.3 Spalten der Liste ¶
| Spalte |
Beschreibung |
| Name |
Vom Benutzer vergebener Name (z.B. „Mandanten”, „Kostenstellen”) |
| Abgleich über |
Welche E-Mail-Eigenschaft als Schlüssel dient (z.B. Absender-Adresse, Domäne, Betreff) |
| Einträge |
Anzahl der Zeilen in der Tabelle |
40.23.4 Tabelle anlegen oder bearbeiten ¶
Im Editor stehen mehrere Bereiche zur Verfügung:
Allgemein
| Feld |
Beschreibung |
| Name |
Eindeutiger Name der Tabelle, später für den Platzhalter verwendet |
Abgleichspalten
Definiert, welche E-Mail-Eigenschaften den Schlüssel zur Tabelle bilden. Mehrere Spalten erlaubt - der Abgleich erfolgt dann gegen die Kombination der Werte. Typische Spalten: Absender-Adresse, Absender-Domäne, Empfänger, Betreff-Bestandteile.
Ergebnisspalte
Definiert die Datenquelle für den Ergebniswert - meist eine zusätzliche Spalte in der Tabelle, deren Wert beim Abgleich zurückgegeben wird.
Daten
Tabellarische Eingabe der Zuordnungs-Zeilen mit folgenden Bedien-Schaltflächen:
| Schaltfläche |
Wirkung |
| Zeile darüber |
Fügt eine leere Zeile oberhalb der aktuellen ein |
| Zeile darunter |
Fügt eine leere Zeile unterhalb der aktuellen ein |
| Zeilen aus Zwischenablage |
Importiert mehrere Zeilen aus der Zwischenablage (z.B. aus Excel kopiert) |
| Zeile duplizieren |
Erzeugt eine Kopie der aktuellen Zeile |
| Zeilen löschen |
Entfernt die markierten Zeilen |
40.23.5 Verwendung in Aufgaben ¶
In einer Aufgabe (z.B. Anhänge speichern, E-Mail weiterleiten) wird die Tabelle über den Platzhalter referenziert. Beim Verarbeiten einer Mail:
- Das Programm liest die in den Abgleichspalten definierten E-Mail-Eigenschaften aus
- Sucht in der Tabelle nach einer Zeile, deren Werte exakt passen
- Liefert den Wert der Ergebnisspalte zurück
- Setzt diesen Wert anstelle des Platzhalters ein
Findet der Abgleich keinen Treffer, bleibt der Platzhalter leer (oder erhält einen Standardwert, je nach Tabellen-Konfiguration).
40.23.6 Anwendungsfall ¶
Mandanten-Zuordnung
Tabelle: „Mandanten”. Abgleichspalte: Absender-Domäne. Ergebnisspalte: Mandantenname. Zeilen: mueller-gmbh.de → Müller GmbH, schulze-kg.de → Schulze KG. In der Aufgabe Anhänge speichern wird der Pfad als D:\Eingangsrechnungen\<CSVMapping{Mandanten}>\<Datum> konfiguriert - die Mails landen automatisch im richtigen Mandanten-Ordner.
40.23.7 Tipp ¶
- Bei großen Tabellen (>500 Einträge) ist die Zeilen aus Zwischenablage-Funktion am schnellsten - kopieren Sie die Daten aus Excel und fügen Sie sie in einem Zug ein