40.23 Nachschlagetabellen
40.23.1 Übersicht ¶
Im Bereich Nachschlagetabellen verwalten Sie tabellarische Zuordnungen, die E-Mail-Eigenschaften (z.B. Absenderdomain) auf Ergebniswerte abbilden. Diese Werte können anschließend als Platzhalter in Aufgaben verwendet werden - z.B. "Speichere die Anhänge unter dem Mandanten-Namen, der zur Absenderdomain gehört".
Der typische Anwendungsfall: Eine Absenderdomain wie mueller-gmbh.de soll dem Mandanten-Namen "Müller GmbH" zugeordnet werden. Statt diese Logik in jedem Profil per Filter neu zu bauen, wird die Tabelle einmal zentral gepflegt und in der Aufgabe als Platzhalter <CSVMapping{Mandanten}> referenziert.
40.23.2 Toolbar ¶
| Schaltfläche |
Wirkung |
| Hinzufügen... |
Öffnet den Editor zum Anlegen einer neuen Nachschlagetabelle |
| Bearbeiten |
Öffnet die ausgewählte Tabelle zur Bearbeitung |
| Entfernen |
Entfernt die ausgewählte Tabelle nach einer Sicherheitsabfrage |
Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den Editor.
40.23.3 Spalten der Liste ¶
| Spalte |
Beschreibung |
| Name |
Vom Benutzer vergebener Name (z.B. "Mandanten", "Kostenstellen") |
| Abgleich über |
Welche E-Mail-Eigenschaft als Schlüssel dient (z.B. Absender-Adresse, Domäne, Betreff) |
| Einträge |
Anzahl der Zeilen in der Tabelle |
40.23.4 Tabelle anlegen oder bearbeiten ¶
Im Editor stehen mehrere Bereiche zur Verfügung:
Allgemein
| Feld |
Beschreibung |
| Name |
Eindeutiger Name der Tabelle, später für den Platzhalter verwendet |
Abgleichspalten
Definiert, welche E-Mail-Eigenschaften den Schlüssel zur Tabelle bilden. Mehrere Spalten erlaubt - der Abgleich erfolgt dann gegen die Kombination der Werte. Typische Spalten: Absender-Adresse, Absender-Domäne, Empfänger, Betreff-Bestandteile.
Ergebnisspalte
Definiert die Datenquelle für den Ergebniswert - meist eine zusätzliche Spalte in der Tabelle, deren Wert beim Abgleich zurückgegeben wird.
Daten
Tabellarische Eingabe der Zuordnungs-Zeilen mit folgenden Bedien-Schaltflächen:
| Schaltfläche |
Wirkung |
| Zeile darüber |
Fügt eine leere Zeile oberhalb der aktuellen ein |
| Zeile darunter |
Fügt eine leere Zeile unterhalb der aktuellen ein |
| Zeilen aus Zwischenablage |
Importiert mehrere Zeilen aus der Zwischenablage (z.B. aus Excel kopiert) |
| Zeile duplizieren |
Erzeugt eine Kopie der aktuellen Zeile |
| Zeilen löschen |
Entfernt die markierten Zeilen |
Erweiterte Einstellungen
| Option |
Wirkung |
| Groß-/Kleinschreibung bei Abgleich ignorieren |
Der Abgleich der E-Mail-Eigenschaft mit der Tabellenspalte unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. |
| Bei der Ermittlung folgende Präfixe vom Betreff entfernen |
Entfernt vor dem Abgleich Präfixe wie AW: oder WG: vom Betreff, mit Semikolon getrennt. |
| Ermittelter Wert darf leer sein |
Eine passende Zeile mit leerer Ergebniszelle zählt als Treffer und liefert einen leeren Wert. |
| Ergebnis in diesem Fall ersetzen durch |
Ersatzwert, wenn keine Zeile passt oder der Ergebniswert leer ist. Ist er eingetragen, wird er verwendet, und die Aufgabe läuft normal weiter. |
| Verarbeitungsstatus, falls der Wert der ausgewerteten E-Mail-Eigenschaft nicht in der Liste enthalten ist |
Gilt nur ohne Ersatzwert. Passt keine Zeile, wird die Aufgabe nicht ausgeführt und erhält den gewählten Status. Mit Kein Treffer laufen die folgenden Aufgaben des Profils weiter, mit Fehler werden sie übersprungen. Die Meldung im Log nennt die Tabelle und die Abgleichswerte der E-Mail, zum Beispiel <SenderDomain> = 'firma.de'. Sollen E-Mails ohne Treffer gar nicht verarbeitet werden, prüfen Sie die Werte stattdessen im Nachrichtenfilter mit einer Filterliste (siehe Tipps unten). |
Hinweis: Bis Version 4.11.3 blieb der Verarbeitungsstatus ohne Wirkung. Ohne Treffer und ohne Ersatzwert lieferte der Platzhalter einen leeren Text, eine Datei landete dann zum Beispiel eine Ordnerebene höher.
40.23.5 Verwendung in Aufgaben ¶
In einer Aufgabe (z.B. Anhänge speichern, E-Mail weiterleiten) wird die Tabelle über den Platzhalter referenziert. Beim Verarbeiten einer Mail:
- Das Programm liest die in den Abgleichspalten definierten E-Mail-Eigenschaften aus
- Sucht in der Tabelle nach einer Zeile, deren Werte exakt passen
- Liefert den Wert der Ergebnisspalte zurück
- Setzt diesen Wert anstelle des Platzhalters ein
Findet der Abgleich keinen Treffer, bleibt der Platzhalter leer (oder erhält einen Standardwert, je nach Tabellen-Konfiguration).
40.23.6 Anwendungsfall ¶
Mandanten-Zuordnung
Tabelle: "Mandanten". Abgleichspalte: Absender-Domäne. Ergebnisspalte: Mandantenname. Zeilen: mueller-gmbh.de → Müller GmbH, schulze-kg.de → Schulze KG. In der Aufgabe Anhänge speichern wird der Pfad als D:\Eingangsrechnungen\<CSVMapping{Mandanten}>\<Datum> konfiguriert - die Mails landen automatisch im richtigen Mandanten-Ordner.
40.23.7 Tipps ¶
- Bei großen Tabellen (>500 Einträge) ist die Zeilen aus Zwischenablage-Funktion am schnellsten - kopieren Sie die Daten aus Excel und fügen Sie sie in einem Zug ein
- Nur E-Mails mit Treffer verarbeiten: Halten Sie die Abgleichwerte in einer Datei (Reiter Werte aus Datei) und legen Sie in den Optionen eine Filterliste auf dieselbe Datei und Spalte an (Kapitel 40.11). Im Nachrichtenfilter des Profils prüfen Sie dann zum Beispiel
Absenderadresse enthält <EntryFromList{Kunden}> (Kapitel 30.19). E-Mails ohne Treffer erfüllen den Filter nicht und werden vom Profil nicht verarbeitet. Der Verarbeitungsstatus der Tabelle greift dagegen erst in der Aufgabe: Die E-Mail wird verarbeitet, nur die betroffene Aufgabe erhält Kein Treffer oder Fehler.
40.23.8 Verwandte Anleitungen ¶