80.4 Log-Aufbewahrung
80.4.1 Übersicht ¶
Das Verarbeitungs-Log wächst pro verarbeiteter E-Mail um einen Eintrag - bei aktiven Postfächern können das hunderte oder tausende Einträge pro Tag werden. Damit die Datenbank nicht unbegrenzt wächst, bereinigt das Programm das Log automatisch nach konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen.
Die Bereinigung läuft im Hintergrund und betrifft sowohl die Anzeige im Log-Tab als auch die Log-Datenbank - ältere Einträge werden physisch gelöscht. Die Konfiguration der Fristen erfolgt in den Programmoptionen → Log (siehe Kapitel 40.20).
80.4.2 Zwei getrennte Fristen ¶
| Frist |
Standard |
Wofür |
| Aufbewahrungsdauer global |
90 Tage |
Alle Log-Einträge - erfolgreiche Verarbeitung, Fehler, etc. |
| Aufbewahrungsdauer „Kein Treffer” |
30 Tage |
Nur die Einträge, bei denen kein Filter griff |
Warum getrennt? „Kein Treffer”-Einträge sind in vielen Postfächern die Mehrheit der Log-Einträge - bei nicht eng gefilterten Profilen oft 95 % aller verarbeiteten Mails. Sie sind kurzfristig nützlich (Kontrolle, dass das Profil läuft), nach wenigen Tagen aber nur noch Rauschen. Eine kürzere Frist hält die Datenbank schlank, ohne die Aufbewahrung der eigentlichen Treffer zu verkürzen.
Hinweis: Die NoMatch-Frist wird intern auf den Bereich [1, globale Frist] geclamped - sie kann nie länger als die globale Frist sein und nie kürzer als 1 Tag.
80.4.3 Wann wird bereinigt? ¶
Die Bereinigung läuft nicht in Echtzeit, sondern in moderaten Abständen - typischerweise:
- Beim Programm-Start
- In regelmäßigen Hintergrund-Intervallen (alle paar Stunden)
- Vor dem Erzeugen eines Excel-Berichts
So kann die Datenbank kurzfristig etwas mehr Einträge enthalten als die Aufbewahrungsfrist streng zulassen würde - der Effekt ist beim normalen Gebrauch nicht störend.
80.4.4 Was wird gelöscht? ¶
| Eintrags-Typ |
Bei Bereinigung |
| Erfolgreiche Verarbeitung > globale Frist |
Vollständig entfernt |
| Fehler > globale Frist |
Vollständig entfernt |
| Kein Treffer > NoMatch-Frist (aber < globale Frist) |
Aus dem Eintrag entfernt - andere zugehörige Einträge des Mail-Datensatzes bleiben erhalten |
| Verzögerte Verarbeitungen |
Bleiben unangetastet - sie haben einen eigenen Lebenszyklus (siehe Kapitel 60.1) |
Bei einer Mail, die gleichzeitig in mehreren Profilen verarbeitet wurde (z.B. Profil A: Treffer, Profil B: Kein Treffer), wird der „Kein Treffer”-Anteil nach 30 Tagen entfernt, der Treffer-Anteil bleibt bis zu 90 Tagen erhalten.
80.4.5 Manueller Reset ¶
Über die Programmoptionen → Log gibt es eine Schaltfläche Log-Datenbank zurücksetzen, die alle Einträge auf einmal löscht (siehe Kapitel 40.20.4). Das ist die schnelle Variante, wenn nach Test-Phasen oder Konfigurations-Experimenten massenhaft veraltete Daten entstanden sind.
Achtung: Der Reset ist nicht rückgängig zu machen. Vor dem Reset einen Excel-Bericht über alle Einträge erzeugen, falls die Daten archiviert werden sollen.
80.4.6 Größenwachstum ¶
Pro Eintrag im Verarbeitungs-Log entstehen typischerweise wenige Kilobyte - die Detail-Daten (Aufgaben-Status, Pfade, Anhang-Listen) summieren sich. Bei 1000 Mails pro Tag und 90 Tagen Aufbewahrung ergibt das ca. 90.000 Einträge ≈ wenige hundert MB Log-Datei. Die automatische Bereinigung hält die Datenbank auf diesem Niveau stabil.
Hinweis: Die Log-Datenbanken sind in den ZIP-Sicherungen nicht enthalten (siehe Kapitel 40.17.7) - eine Sicherung bleibt auch bei vollem Log nur wenige MB groß.
80.4.7 Auswirkungen auf die Anzeige ¶
In der Log-Tab-Anzeige werden maximal 25.000 Einträge auf einmal geladen (konfigurierbar in Programmoptionen → Log). Wenn die Datenbank mehr enthält, sehen Sie nur die jüngsten 25.000. Ältere Einträge sind weiterhin in der Datenbank - Sie erreichen sie über Filter mit konkretem Datum, CSV-Export oder Excel-Bericht.
Eine zu hohe Anzeige-Grenze (z.B. 1.000.000) macht das Laden des Logs spürbar langsamer - der Standardwert 25.000 ist meist ein guter Kompromiss.
80.4.8 Anwendungsfall ¶
Standard-Setup für moderate Postfächer
Globale Frist: 90 Tage. NoMatch-Frist: 30 Tage. Anzeige: 25.000 Einträge. Reicht für die meisten Postfächer mit 50-200 Mails pro Tag aus.
80.4.9 Tipps ¶
- Setzen Sie die NoMatch-Frist großzügig kürzer als die globale Frist - die meisten Anwender sehen nach einer Woche keinen Mehrwert mehr in alten NoMatch-Einträgen
- Wenn Sie Logs archivieren möchten, exportieren Sie regelmäßig Excel-Berichte mit Zeitraum: Unbeschränkt und legen sie ab - die Datenbank bleibt schlank, die Historie ist erhalten