Automatic X-Invoice Processor - E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) automatisiert verarbeiten
Die Komplettlösung für den automatisierten Rechnungseingang von E-Rechnungs-Dateien
ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen, strukturiert ablegen und archivieren XML-Rechnungen in lesbare PDFs umwandeln, drucken und per E-Mail versenden Rechnungsdaten als CSV/Excel extrahieren, in Datenbanken speichern oder als DATEV-Buchungsstapel bereitstellen

E-Rechnungen automatisch verarbeiten - XRechnung und ZUGFeRD empfangen, lesbar machen und strukturiert ablegen

Automatic X-Invoice Processor - E-Rechnung Software

Automatic X-Invoice Processor automatisiert die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen in allen gängigen EN 16931-Formaten, einschließlich ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (sowohl CII als auch UBL). Das Programm überwacht beliebig viele Ordner - etwa den Rechnungseingang aus dem E-Mail-Postfach, einem Scan-Ordner oder einem Portal-Download - und wendet auf neue E-Rechnungen automatisch Ihre Regeln an: XML-Rechnungen wie XRechnungen werden grafisch aufbereitet und lassen sich als lesbares PDF (Sichtbeleg) speichern oder drucken, Dateien werden anhand von Rechnungsdaten umbenannt und in dynamisch benannte Ordner einsortiert, und die Rechnungsdaten selbst stehen als CSV-/Excel-Extrakt, in einer SQL-Datenbank oder als DATEV-Buchungsstapel für die Buchhaltung bereit.

Die zu verarbeitenden ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien können mit verschiedenen Filtern profilspezifisch eingegrenzt werden - als Filterkriterien stehen Rechnungsdaten (z. B. Verkäufer, Betrag, Rechnungsdatum) sowie allgemeine Dateiinformationen zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise die Rechnungen bestimmter Lieferanten in eigene Ordner ablegen oder nur Eingangsrechnungen ab einem bestimmten Betrag drucken. So automatisieren Unternehmen, Buchhaltungen und Steuerkanzleien ihren kompletten E-Rechnungs-Eingang - vom Empfang über die Archivierung bis zur Übergabe an die Buchhaltungssoftware.

Hintergrund E-Rechnungspflicht: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können; die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt bis 2028. Automatic X-Invoice Processor macht eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch lesbar, legt sie revisionsfreundlich strukturiert ab und stellt die Rechnungsdaten Ihrer Buchhaltung zur Verfügung - ohne manuelle Zwischenschritte.

E-Rechnungs-Verarbeitung automatisieren unter anderem:


Rechnungen
automatisch
umbenennen

Rechnungen
automatisch
drucken

Rechnungen
automatisch
archivieren

Rechnungen
als lesbares PDF
umwandeln

Rechnungs-Daten
als CSV/Excel
extrahieren

Buchungsstapel
für DATEV
erzeugen
Automatic X-Invoice Processor jetzt unverbindlich 30 Tage testen ...     Zum Download

Mit Automatic X-Invoice Processor können Sie:

  • ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch ausdrucken, umbenennen, kopieren oder verschieben
  • XML-Rechnungen (z. B. XRechnungen) grafisch aufbereitet wie eine normale Rechnung drucken oder als lesbares PDF speichern, nicht als kryptische XML-Datei
  • E-Rechnungen automatisch per E-Mail versenden (auch mit weiteren Anhängen)
  • In Rechnungen eingebettete Anhänge zur Archivierung in beliebigen Ordnern speichern
  • Rechnungsdaten (inklusive Rechnungspositionen) automatisch extrahieren und als CSV-Datei speichern
  • Rechnungsdaten direkt in eine SQL-Server-Datenbank schreiben (mit Duplikatprüfung)
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen als DATEV-Buchungsstapel für die Buchhaltung bereitstellen
  • Beliebig viele Ordner überwachen
  • Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften von ZUGFeRD- und X-Rechnungen erzeugen lassen
  • Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen und nach Rechnungsdaten sowie Dateiinformationen filtern
  • Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen
  • Die automatische Verarbeitung von Rechnungsdateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um Rechnungen beispielsweise nur zu Bürozeiten zu drucken
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit dem Pfad einer extrahierten XML-Datei oder XML-Anlage als Parameter starten
  • Alle ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Kriterien) nachträglich verarbeiten
  • ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch sortieren bzw. in einen anderen Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der Datei erzeugen lassen
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen erstellen und optional zusenden lassen

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch drucken

E-Rechnungen automatisch drucken - Druckeinstellungen in Automatic X-Invoice Processor

Automatic X-Invoice Processor überwacht die festgelegten Ordner und sendet alle PDF- und XML-Dateien, welche die zuvor festgelegten Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an den jeweiligen Drucker. XML-Rechnungen wie XRechnungen werden vor dem Druck grafisch aufbereitet - Sie erhalten also auch für reine XML-Formate einen kompakten, lesbaren Sichtbeleg. Für die Druckausgabe lassen sich unterschiedliche Einstellungen je Profil festlegen, um beispielsweise verschiedene Rechnungen auf verschiedenen Druckern oder in einer unterschiedlichen Qualität zu drucken. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten einer E-Rechnung automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines XRechnungs-Dokuments drucken).

E-Rechnungen automatisch umbenennen und strukturiert archivieren

E-Rechnungen automatisch umbenennen - ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien

Mit Automatic X-Invoice Processor lassen sich alle neu eingehenden oder bestehenden ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen. Dafür lassen sich Rechnungsdaten verwenden und an einer beliebigen Stelle im Namen einfügen. Der Name der PDF- oder XML-Dateien kann auch komplett aus extrahierten Daten des jeweiligen Dokuments zusammengesetzt werden. Beispielsweise können Sie das extrahierte Rechnungsdatum an der ersten Stelle des Dateinamens einfügen und das umbenannte Dokument abschließend in einen Ordner mit der Jahreszahl einsortieren lassen - so entsteht ein strukturiertes, durchsuchbares Rechnungsarchiv ganz ohne Handarbeit.

Rechnungsdaten extrahieren - CSV, Excel, SQL-Datenbank und DATEV

Rechnungsdaten aus E-Rechnungen extrahieren und als CSV speichern

Das Programm ermöglicht das automatische Extrahieren von Daten aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien. Beispielsweise lassen sich Rechnungsnummer, -datum, -summe, IBAN etc. - auf Wunsch inklusive der einzelnen Rechnungspositionen - extrahieren und in einer CSV-Datei abspeichern, die sich direkt in Excel öffnen lässt. Die Reihenfolge der Spalten kann vorgegeben werden; alternativ werden die Rechnungsdaten zeilenweise an eine CSV-Sammeldatei angefügt. Darüber hinaus schreibt das Programm Rechnungsdaten auf Wunsch direkt in eine SQL-Server-Datenbank (mit Duplikatprüfung) oder erzeugt DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Format) für die Übergabe an die Buchhaltung bzw. Steuerkanzlei.

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch per E-Mail versenden

E-Rechnungen automatisch per E-Mail versenden

Automatic X-Invoice Processor ermöglicht den automatisierten Versand von PDF- und XML-Dateien per E-Mail. In einem überwachten Ordner neu abgelegte Rechnungsdateien werden mit einem vorab festgelegten Nachrichtentext und optional zusätzlichen Anhängen an einen oder mehrere Empfänger versandt. In den Nachrichtentext können dynamische Inhalte, also extrahierte Daten integriert werden. Für das Versenden der E-Mail lassen sich vorab in den Programmoptionen festgelegte SMTP-Einstellungen oder ein Exchange-Online-Konto (Microsoft 365) verwenden.

Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann wie folgt angegeben werden:

  • Feste E-Mail-Adresse (mit Unterstützung von Platzhaltern)
  • E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung (also aus extrahierten Daten, wie zum Beispiel einer Kundennummer und Extrahierung der E-Mail-Adresse aus einer CSV-Datei basierend auf der Kundennummer)

Dem zu versendenden Dokument lässt sich auch ein individueller Anhang beifügen, zum Beispiel ein Lieferschein. In diesem Fall müssen die Dateinamen beider Dokumente die gleiche Kennung enthalten, also zum Beispiel die Rechnungsnummer.

Beliebig viele Ordner überwachen

Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien untersuchen und passende Regeln anwenden

E-Rechnungen strukturiert archivieren

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen und in dynamisch erstellten Ordnern speichern

Sichtbelege erzeugen und drucken

XML-Rechnungen grafisch aufbereitet als lesbares PDF (Sichtbeleg) speichern oder direkt an den Drucker senden

Daten an die Buchhaltung übergeben

Rechnungsdaten als CSV/Excel extrahieren, in SQL-Datenbanken speichern oder DATEV-Buchungsstapel erzeugen

Profil - Allgemeine Einstellungen
E-Rechnungen nach Rechnungsdaten filtern
Benachrichtigungen
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Häufige Fragen zu E-Rechnungen (FAQ)

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei - sie enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form, ist aber ohne geeignete Software nicht ohne Weiteres lesbar. Automatic X-Invoice Processor liest XRechnungen (sowohl in der CII- als auch in der UBL-Syntax) automatisch ein und wandelt sie auf Wunsch in einen lesbaren Sichtbeleg um.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung?

ZUGFeRD bzw. Factur-X sind Hybridformate: eine normale PDF-Rechnung, in die die strukturierten XML-Rechnungsdaten eingebettet sind - das Dokument lässt sich also wie gewohnt öffnen und lesen. Die XRechnung besteht dagegen nur aus XML, ohne PDF-Ansicht. Automatic X-Invoice Processor verarbeitet beide Varianten in allen gängigen Versionen automatisch und behandelt sie nach denselben Regeln.

Wie kann ich eine XRechnung öffnen und lesen?

Ohne Zusatzsoftware zeigt Windows eine XRechnung nur als XML-Quelltext an. Automatic X-Invoice Processor wandelt eingehende XRechnungen automatisch in ein lesbares PDF um oder druckt sie grafisch aufbereitet aus - wie eine klassische Rechnung mit Absender, Positionen und Summenblock. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter XRechnung und ZUGFeRD automatisch als PDF-Sichtbeleg speichern.

Was ist ein Sichtbeleg?

Ein Sichtbeleg ist die menschenlesbare Darstellung einer elektronischen Rechnung - zum Beispiel ein PDF, das aus den XML-Daten einer XRechnung erzeugt wird. Er dient der Prüfung, Freigabe und Ablage im Tagesgeschäft; das strukturierte XML-Original bleibt das maßgebliche Dokument und sollte mit archiviert werden. Automatic X-Invoice Processor erzeugt Sichtbelege automatisch für jede eingehende XML-Rechnung und legt sie auf Wunsch zusammen mit dem Original strukturiert ab.

Muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können; die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt bis 2028. Ein einfacher Einstieg: Automatic X-Invoice Processor überwacht Ihren Rechnungseingangs-Ordner und macht eingehende E-Rechnungen automatisch lesbar, archiviert sie und stellt die Daten Ihrer Buchhaltung bereit - 30 Tage kostenlos testbar.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Erste Schritte
XRechnung und ZUGFeRD automatisch als PDF-Sichtbeleg speichern
E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) automatisch drucken
E-Rechnungen automatisch umbenennen und strukturiert ablegen
Rechnungsdaten aus E-Rechnungen automatisch als CSV extrahieren
E-Rechnungen automatisch in eine SQL-Server-Datenbank speichern
DATEV-Buchungsstapel automatisch aus E-Rechnungen erzeugen
CSV-Zuordnung: Rechnungen je Lieferant automatisch zuordnen
Autostart und unauffälligen Dauerbetrieb einrichten