DATEV-Buchungsstapel automatisch aus E-Rechnungen erzeugen

Statt Rechnungen für die Buchhaltung manuell abzutippen, kann Automatic X-Invoice Processor aus jeder eingehenden E-Rechnung automatisch eine Buchung erzeugen: Die Aufgabe DATEV-Export schreibt DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format (CSV, DATEV-Format v700), die sich direkt in DATEV-Programme wie Kanzlei-Rechnungswesen importieren lassen. Je Buchungsmonat entsteht eine Datei EXTF_Buchungsstapel_JJJJ-MM.csv; weitere Rechnungen desselben Monats werden angehängt.

Schritt 1: Zentrale DATEV-Stammdaten hinterlegen

Die Stammdaten gelten für alle DATEV-Export-Aufgaben und stehen in der Kopfzeile jeder erzeugten Buchungsstapel-Datei. Die Werte stammen von Ihrem Steuerberater.

1. Öffnen Sie Menü → Optionen…, Seite DATEV.
2. Tragen Sie ein: Beraternummer, Mandantennummer, Monat des Wirtschaftsjahresbeginns (bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr: Januar) und Sachkontenlänge Ihres Kontenrahmens.
3. Entscheiden Sie über Buchungen beim Import festschreiben - festgeschriebene Buchungen können nach dem Import in DATEV nicht mehr geändert werden (GoBD).

Schritt 2: Profil anlegen

1. Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… und vergeben Sie einen Namen (z. B. “Eingangsrechnungen an DATEV”).
2. Wählen Sie unter Modus den Dateityp Ihrer Rechnungen und fügen Sie unter Überwachte Ordner den Eingangsordner hinzu.
3. Hinterlegen Sie unter Beispielrechnungen eine typische Rechnung.

Die Grundeinrichtung beschreibt ausführlich die Anleitung “Erste Schritte”.

Schritt 3: Aufgabe “DATEV-Export” konfigurieren

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen und wählen Sie DATEV-Export.

1. Wählen Sie die Rechnungsart:

   Auswahl	Bedeutung
   Eingangsrechnungen (Kreditoren)	Empfangene Rechnungen; das Personenkonto ist der Kreditor, das Sachkonto Aufwand/Wareneingang
   Ausgangsrechnungen (Debitoren)	Eigene Ausgangsrechnungen; das Personenkonto ist der Debitor, das Sachkonto ein Erlöskonto

   Die Beschriftungen der Kontenfelder passen sich der gewählten Rechnungsart an.

2. Tragen Sie den Zielordner der Buchungsstapel ein - z. B. einen Ordner, den Ihre Kanzlei erhält.

3. Tragen Sie Sachkonto und Personenkonto ein - als feste Werte oder mit Platzhaltern (siehe Schritt 4).

4. Prüfen Sie die Option Sachkonto ist Automatikkonto (kein BU-Schlüssel): Bei Automatikkonten schreibt DATEV die Steuer selbst; ist die Option deaktiviert, wird der BU-Schlüssel aus dem USt-Satz der Rechnung geschrieben.

Schritt 4: Konten je Lieferant automatisch zuordnen

Beide Kontenfelder akzeptieren Platzhalter. In Kombination mit einer Nachschlagetabelle (siehe Kapitel 70.2) wird das Konto je Geschäftspartner automatisch zugeordnet:

1. Legen Sie in den Programmoptionen unter Nachschlagetabellen eine Tabelle “Kreditorenkonten” an: Vergleichswert “Rechnungssteller: Firma”, je Zeile ein Lieferant und seine Kreditorennummer.
2. Fügen Sie im Feld Personenkonto über das Platzhalter-Menü den Nachschlagetabellen-Platzhalter ein.

So bucht jede Rechnung automatisch auf das richtige Kreditorenkonto - neue Lieferanten ergänzen Sie einfach in der Tabelle.

Schritt 5: Prüfen, speichern, Probeimport

1. Kontrollieren Sie die Konfiguration in der Ergebnisvorschau (siehe Kapitel 8.11).
2. Klicken Sie auf OK und verarbeiten Sie einige Testrechnungen (z. B. per Sofort prüfen).
3. Wichtig: Stimmen Sie BU-Schlüssel, Kontenrahmen und Festschreibung vor dem ersten Produktiveinsatz mit Ihrer Steuerkanzlei ab und lassen Sie einen Probeimport in Kanzlei-Rechnungswesen durchführen.

Gut zu wissen

• Je Buchungsmonat entsteht eine EXTF-Datei; erneut verarbeitete Rechnungen desselben Monats werden angehängt. Übergeben Sie der Kanzlei daher abgeschlossene Monatsdateien.
• Kombinieren Sie den Export mit Datei verschieben, um die Rechnungsdateien parallel strukturiert zu archivieren - der Beleg zur Buchung bleibt so leicht auffindbar.
• Die Beträge und Steuersätze stammen direkt aus den strukturierten Rechnungsdaten - Tippfehler beim Abschreiben entfallen.

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 14 - DATEV-Export im Detail
• Programmhilfe Kapitel 40.15 - DATEV-Stammdaten (Programmoptionen)
• Programmhilfe Kapitel 70.2 - CSV-Zuordnung und Nachschlagetabellen
• Programmhilfe Kapitel 11 - Extrakt als CSV speichern (freies CSV-Format)