70.2 CSV-Zuordnung und Nachschlagetabellen
70.2.1 Konzept ¶
Eine Nachschlagetabelle übersetzt einen Rechnungswert in einen Zielwert - z. B.:
| Lieferant (Abgleichspalte) |
Kreditorennummer (Ergebnisspalte) |
| Mustermann Bürobedarf GmbH |
70001 |
| Schulze IT-Service KG |
70002 |
Der zugehörige Platzhalter (eingefügt über Platzhalter einfügen ▼ → Nachschlagetabellen) liefert zur Laufzeit den Ergebniswert der Zeile, deren Abgleichspalte zum Rechnungswert passt. Damit lassen sich u. a. realisieren:
- Zielordner je Lieferant: Verzeichnis
C:\Rechnungen\<Zuordnung> - jede Rechnung landet im Ordner ihres Lieferanten
- DATEV-Kontenzuordnung: Personenkonto der DATEV-Aufgabe aus Verkäufer → Kreditorennummer (siehe Kapitel 14.3)
- Sachbearbeiter-Routing: E-Mail-Versand mit Empfänger je Lieferant (alternativ: die CSV-Empfängerliste der Versand-Aufgabe, siehe Kapitel 17.3)
70.2.2 Abgleich und Optionen ¶
Je Nachschlagetabelle sind konfigurierbar (Verwaltung: siehe Kapitel 40.11):
- Abgleich über: welcher Rechnungs-/Dateiwert als Schlüssel dient (Auswahl über das Platzhalter-Menü, z. B. “Rechnungssteller: Firma” oder “Kundennummer”) und gegen welche Spalte er verglichen wird - als exakter Vergleich, “enthält” oder regulärer Ausdruck; auch mehrere Bedingungen (UND-verknüpft) sind möglich
- Ergebnisspalte: welche Spalte den Zielwert liefert
- Erweitert: Groß-/Kleinschreibung ignorieren, “Ergebnis ersetzen durch”, leere Ergebnisse zulassen sowie der Verarbeitungsstatus bei fehlendem Treffer (Kein Treffer oder Fehler)
Die Einträge pflegen Sie direkt im Editor oder importieren sie aus einer CSV-Datei - daher der Name CSV-Zuordnung.
70.2.3 Globale Platzhalter ¶
Für feste Name-Wert-Paare ohne Tabellenlogik gibt es zusätzlich die globalen Platzhalter (siehe Kapitel 40.12) - z. B. ein zentraler Ablagepfad, der in vielen Profilen referenziert und bei Bedarf an einer Stelle geändert wird.
70.2.4 Verhalten bei fehlendem Treffer ¶
Findet die Zuordnung keinen Treffer, entscheidet die Tabellen-Option über den Ausgang: Status Fehler (Standard - die Rechnung erscheint in der Fehler-Registerkarte) oder Kein Treffer. Alternativ erlauben Sie leere Ergebnisse oder hinterlegen einen Ersatzwert - so bleibt die Verarbeitung auch bei unbekannten Lieferanten steuerbar.