Automatic X-Invoice Processor - Online-Hilfe
Umfassende Dokumentation aller Funktionen und Einstellungen

99 Fehlersuche und FAQ

99.1 Es wird nichts verarbeitet

Prüfen Sie der Reihe nach:

  1. Profil aktiv? Statusleiste (X Profile, Y aktiv) und Checkbox in der Profilliste (siehe Kapitel 4.2)
  2. Passender Modus? Der Modus bestimmt die berücksichtigte Dateiendung - ein XML-Profil ignoriert PDF-Dateien und umgekehrt (siehe Kapitel 8.7)
  3. Filter? Registerkarte Kein Treffer der Log-Liste zeigt ausgefilterte Dateien samt scheiterndem Kriterium (siehe Kapitel 6.2)
  4. Zeitfenster? Bei begrenzter Verarbeitungszeit wartet das Programm außerhalb des Fensters (siehe Kapitel 40.6.3)
  5. Externer Prozessor aktiviert? Ist die Option Hintergrundprozessor wird extern verwaltet gesetzt, verarbeitet nur der separat eingerichtete Windows-Dienst - prüfen Sie auf der Seite Optionen → Windows-Dienst, ob er läuft und unter demselben Benutzerkonto angemeldet ist (siehe Kapitel 40.7)
  6. Verarbeitet ein anderer Prozess? Zeigt die Statusleiste Verarbeitung durch den Windows-Dienst oder Verarbeitung in einer anderen Sitzung dieses Benutzers, verarbeitet nicht dieses Programmfenster, sondern der Dienst bzw. die andere Sitzung (siehe Kapitel 60.1.4)
  7. Sofort prüfen in der Statusleiste stößt eine Prüfung ohne Wartezeit an (siehe Kapitel 7.3)

99.2 Vorhandene Dateien im Ordner werden nicht verarbeitet

Beim ersten Kontakt mit einem neu überwachten Ordner wird der Altbestand bewusst nur als bekannt vermerkt (siehe Kapitel 8.8.4). Nutzen Sie Nachholen…, um ihn zu verarbeiten (siehe Kapitel 60.2).

99.3 Eine Datei wurde als Duplikat übersprungen

Die inhaltsbasierte Duplikat-Erkennung überspringt neue Dateien mit bereits verarbeiteten Rechnungsdaten (siehe Kapitel 40.6.5). Für eine gezielte Wiederholung: Log-Kontextmenü → Datei noch einmal verarbeiten (siehe Kapitel 6.4).

99.4 Drucken schlägt fehl (“Drucker nicht bereit”)

Das Programm prüft vor dem Druck den Druckerstatus. Meldet ein Treiber falsche Statuswerte, aktivieren Sie in den Programmoptionen unter Sonstiges die vereinfachte Druckerprüfung (siehe Kapitel 40.17).

99.5 E-Mail-Versand schlägt fehl

  1. Testnachricht senden auf der Versand-Seite zeigt den scheiternden Schritt (siehe Kapitel 40.8.4)
  2. Bei SMTP hinter Firmen-Proxys: Zertifikatssperrliste prüfen (CRL) testweise deaktivieren (siehe Kapitel 40.8.2)
  3. Bei Mengenbegrenzungen des Providers: Pause nach dem Versenden konfigurieren

99.6 Rechnungsdaten wirken falsch oder unvollständig

Prüfen Sie die Datei in der Ergebnisvorschau mit ihr als Beispielrechnung (siehe Kapitel 8.11): Dort sehen Sie die gelesenen Eckdaten. Rechnungen im Profil MINIMUM/BASIC WL enthalten prinzipbedingt keine Positionsdaten (siehe Kapitel 50.2.2).

99.7 Konfiguration versehentlich geändert oder Profil gelöscht

Stellen Sie die Anwendungsdaten aus einer automatischen Sicherung wieder her (siehe Kapitel 60.3.3). Standardmäßig sichert das Programm regelmäßig und nach Profiländerungen (siehe Kapitel 40.10).

99.8 Umstieg von Automatic X-Invoice Processor 1

Beim ersten Start einer Neuinstallation bietet das Programm an, die Anwendungsdaten von Automatic X-Invoice Processor 1 zu übernehmen (Profile samt Aufgaben, Programmoptionen und Lizenz). Die Übernahme kopiert die Daten - die Version-1-Installation bleibt unverändert und weiterhin lauffähig. Wichtig: Beenden Sie anschließend Automatic X-Invoice Processor 1 bzw. deaktivieren Sie dessen Autostart, da sonst beide Programme dieselben Ordner verarbeiten.

Aufteilung nach Dateityp: In Version 1 hatte jede Aufgabe eine Einstellung für die PDF-Datei und eine für die XML-Datei. In Version 2 hat jedes Profil genau einen Verarbeitungsmodus (siehe Kapitel 8.7). Ein Profil mit Aufgaben für mehrere Dateitypen wird deshalb auf bis zu drei Profile verteilt, die dieselben Ordner überwachen:

Neues Profil Modus Übernommene Aufgaben
Name (Extrahierte XML) XML aus PDF-Datei extrahieren und verarbeiten XML-Aufgaben mit “Aktiviert”, die in Version 1 mit der aus der PDF-Datei extrahierten XML arbeiteten: Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Anhänge speichern, E-Mail versenden, Anhänge drucken
Name (PDF-Datei) PDF-Datei verarbeiten PDF-Aufgaben sowie Sichtbeleg drucken, Sichtbeleg als PDF speichern und Extrakt als CSV speichern
Name (XML-Datei) XML-Datei verarbeiten XML-Aufgaben mit “Aktiviert” oder “Aktiviert, sofern nicht aus PDF-Datei extrahiert” sowie Extrakt als CSV speichern - für eingehende XML-Dateien (z. B. XRechnung)

Betrifft ein Profil nur einen Dateityp, behält es seinen Namen. Die Aufgaben stehen in der Reihenfolge, in der Version 1 sie ausgeführt hat; konfigurierte, aber deaktivierte Aufgaben werden deaktiviert übernommen. Das Profil “(Extrahierte XML)” verarbeitet eine PDF-Datei vor dem Profil “(PDF-Datei)”, dessen Aufgaben die Datei anschließend verschieben oder löschen dürfen. Es benachrichtigt deshalb nur bei Fehlern (Erfolg und “Kein Treffer” meldet das Profil “(PDF-Datei)”), und die Option “Nach erfolgreicher Verarbeitung mit diesem Profil keine weiteren Profile anwenden” ist dort ausgeschaltet.

Nicht übernommen: Die E-Mail-Kontoarten “Outlook” und “Exchange” gibt es in Version 2 nicht mehr; sie werden zu “SMTP”. Richten Sie den Versand in den Optionen neu ein (siehe Kapitel 40.8) - ebenso in E-Mail-Aufgaben mit eigenen Versandeinstellungen.

Übernahme mit Version 2.0.0 bis 2.2.1: Diese Versionen haben die Aufgaben der Profile nicht übernommen. So holen Sie sie nach:

  1. Werkzeugleiste → Profile → Profile importieren… und die Datei %AppData%\Automatic X-Invoice Processor 1\Profiles.json wählen (den Pfad dazu in das Feld “Dateiname” eingeben).
  2. Im Import-Dialog Vorhandenes Profil überschreiben wählen - die Profile ohne Aufgaben werden dabei ersetzt (siehe Kapitel 60.4.3).
  3. Rechnungen, die seit der Umstellung eingegangen sind, wurden ohne Aufgaben als verarbeitet registriert. Verarbeiten Sie sie bei Bedarf mit der Nachholverarbeitung erneut, begrenzt auf den Zeitraum seit der Umstellung (siehe Kapitel 60.2). Prüfen Sie vorher, ob dabei z. B. E-Mails erneut versendet würden.

Enthielt die Version-1-Konfiguration die Kontoart “Outlook” oder “Exchange”, haben die Versionen bis 2.2.1 auch die übernommenen Programmoptionen nicht eingelesen. Ab Version 2.2.2 werden sie gelesen, sofern die Optionen seitdem nicht in Version 2 gespeichert wurden - andernfalls stellen Sie sie bitte erneut ein.

99.9 Zwei AXPProcessor-Prozesse im Task-Manager

Im Dienst- bzw. Headless-Betrieb ist das planmäßig so: Ein Prozess ist der Überwacher (der eigentliche Dienst), der zweite der Arbeitsprozess, der die Verarbeitung ausführt. Bleibt eine Datei dauerhaft hängen, wird nur der Arbeitsprozess ersetzt - die Verarbeitung läuft ohne Eingriff weiter (siehe Kapitel 60.1.4).

99.10 Netzlaufwerk im Dienst nicht gefunden

Im Dienst werden Dateien auf einem Netzlaufwerk wie Y:\... nicht gefunden oder nicht gespeichert, obwohl das Laufwerk im Explorer erreichbar ist: Ein Windows-Dienst sieht die Netzlaufwerke der Benutzer nicht. Er kennt den Netzwerkpfad hinter einem Laufwerksbuchstaben nur, wenn das Laufwerk unter dem Dienstkonto auf diesem Rechner verbunden ist und das Programmfenster dort lief - nach einem Profil-Import von einem anderen Rechner meist nicht. Tragen Sie in den Profilen den Netzwerkpfad (\\Server\Freigabe\...) ein, oder verbinden Sie das Laufwerk unter dem Dienstkonto und starten Sie das Programmfenster einmal (siehe Kapitel 60.1.4). Fehlgeschlagene Dateien verarbeiten Sie anschließend über Datei noch einmal verarbeiten bzw. Nachholen erneut (siehe Kapitel 6.4 und 60.2).

99.11 Was der Support braucht

  1. Fehlerbericht erzeugen (Hauptmenü → Weiteres) - die Datei landet auf dem Desktop (siehe Kapitel 80.2.2)
  2. Bei Konfigurationsfragen zusätzlich: Sicherung für Support-Unterstützung erstellen… - ohne sensible Daten (siehe Kapitel 60.3.4)
  3. Beides zusammen mit einer kurzen Beschreibung an den Support senden
Excel-Bericht und Positionsliste