Automatic X-Invoice Processor - Änderungsübersicht

• Neu: Optionen-Seite „Windows-Dienst“ - der Dienst lässt sich jetzt direkt aus dem Programm einrichten. Eine Statusanzeige zeigt auf einen Blick, ob gerade tatsächlich verarbeitet wird, und nennt bei Bedarf die Ursache - kein Dienst eingerichtet, Dienst angehalten, fehlender automatischer Start oder ein abweichendes Dienstkonto. Dazu kommen die Schaltflächen Einrichten, Starten, Anhalten, Korrigieren und Entfernen; jede erledigt ihre Aufgabe mit einer einzigen Administrator-Bestätigung. Beim Einrichten vergibt das Programm auch das Windows-Recht „Als Dienst anmelden“ und richtet automatischen Start und Wiederherstellung nach einem Absturz ein. Der Weg über die Eingabeaufforderung bleibt selbstverständlich möglich. Die Betriebsart „Externer Prozessor“ ist von der Seite Verarbeitung hierher umgezogen.
• Neu: Falsch eingerichtete Dienste werden erkannt und lassen sich reparieren. Zeigt ein von Hand angelegter Dienst auf die falsche Programmdatei, blieb der Dienststart bisher ohne Erklärung hängen und das Programm meldete lediglich, es sei kein Dienst eingerichtet. Solche Dienste werden jetzt gefunden, benannt und auf Wunsch mit „Korrigieren“ in Ordnung gebracht. Wird die Programmoberfläche versehentlich selbst als Dienst registriert, beendet sie sich mit einer verständlichen Meldung im Diagnoseprotokoll, statt den Dienststart blockieren zu lassen.
• Verbessert: Die Deinstallation entfernt jetzt auch eingerichtete Verarbeitungsdienste. Bisher blieb ein registrierter Dienst nach dem Entfernen des Programms als Karteileiche zurück, die bei jedem Start scheiterte und eine Neuinstallation stören konnte. Bei einem Update bleibt der Dienst wie gewohnt bestehen.
• Verbessert: Vorläufige Dateien werden zuverlässiger aufgeräumt. Bricht das Programm mitten im Speichern ab (Stromausfall, erzwungenes Beenden), kann im Zielordner eine vorläufige Datei zurückbleiben. Solche Reste werden jetzt gezielt und automatisch entfernt.
• Verbessert: Keine überlangen Pfade mehr beim Speichern. Die beim Speichern kurzzeitig angelegte vorläufige Datei erbte bisher die Länge des Zieldateinamens. In tief verschachtelten Ordnern konnten so Pfade entstehen, die andere Programme - etwa der Explorer oder Sicherungswerkzeuge - nicht mehr öffnen konnten. Der Name hat jetzt eine feste, kurze Länge.
• Dokumentation: Neues Hilfe-Kapitel zur Seite „Windows-Dienst“; die Anleitung „Als Windows-Dienst einrichten“ und das zugehörige Video-Tutorial wurden auf den neuen Weg umgestellt.

• Neu: Betrieb als Windows-Dienst - jetzt vollständig unterstützt. Die neue Option „Hintergrundprozessor wird extern verwaltet“ (Optionen → Verarbeitung) übergibt die Verarbeitung an einen Windows-Dienst - ideal für Server und den Dauerbetrieb ohne angemeldeten Benutzer. Beim Aktivieren erkennt das Programm einen eingerichteten Dienst und bietet an, ihn sofort zu starten - inklusive automatischem Start mit Windows und Wiederherstellung nach einem Absturz; eine einzige Administrator-Bestätigung genügt. Eine neue Schritt-für-Schritt-Anleitung samt Video-Tutorial führt durch die Einrichtung.
• Neu: Selbstheilende Verarbeitung im Dienst- und Konsolenbetrieb. Ein Aufsichtsprozess überwacht dort jetzt den eigentlichen Arbeitsprozess (im Task-Manager erscheinen daher zwei AXPProcessor-Prozesse - das ist beabsichtigt). Bleibt eine Datei dauerhaft hängen, wird nur der Arbeitsprozess ersetzt; die Verarbeitung läuft ohne Eingriff weiter, die betroffene Datei wird als Fehler protokolliert.
• Neu: Störungsmeldung bei Verarbeitungs-Stillstand. Auf Wunsch sendet das Programm automatisch eine E-Mail, wenn längere Zeit keine Verarbeitung stattgefunden hat (Optionen → Verarbeitung → Störungsmeldung) - für den unbeaufsichtigten Dauerbetrieb empfohlen und auch im Dienst-Betrieb wirksam. Unabhängig von der E-Mail erscheint jede erkannte Störung im Fehlerprotokoll und in der Windows-Ereignisanzeige.
• Neu: E-Mail-Benachrichtigungen bei Verarbeitungsfehlern und bei Dateien ohne Rechnungsdaten. Beide programmweiten Benachrichtigungen lassen sich jetzt in den Optionen aktivieren - jeweils mit eigener Empfängerliste (Optionen → Verarbeitung).
• Verbessert: Deutlich schnellerer Programmstart bei großen Beständen. Der Hintergrundprozessor baut seinen Duplikat-Index jetzt direkt aus Datenbank-Spalten auf - bei sehr großen Beständen ist der Start jetzt deutlich schneller.
• Verbessert: Excel-Bericht mit echten Datumswerten. Datumsspalten im Excel-Bericht sind jetzt echte Datums-/Uhrzeitwerte statt Text - in Excel korrekt sortier- und filterbar.
• Behoben: Erfolgreich verarbeitete Rechnungen erschienen unter „Kein Treffer“. Meldete eine einzelne Aufgabe „Kein Treffer“ - etwa „Extrakt als CSV-Datei speichern“ ohne ausgewählte Extraktionsregeln -, wurde die gesamte Rechnung so einsortiert, obwohl die übrigen Aufgaben erfolgreich waren. Maßgeblich ist jetzt wieder der Zustand der Datei selbst; damit stimmt das Protokoll auch wieder mit dem Excel-Bericht überein.
• Behoben: Dateien mit dem Ergebnis „Nicht überschrieben“ fehlten im Protokoll. Sie erschienen in keiner Registerkarte und waren dadurch nur im Excel-Bericht sichtbar. Sie stehen jetzt unter „Erfolgreich“.
• Zahlreiche Optimierungen

• Behoben: Beim Herunterfahren von Windows erschien die Meldung, dass AXPProcessor.exe nicht beendet werden konnte. Der Hintergrundprozess reagiert jetzt auf das Windows-Herunterfahren und beendet sich sofort sauber; das Herunterfahren wird nicht mehr verzögert.
• Verbessert: Neue „Extrakt als CSV speichern“-Aufgaben verwenden standardmäßig die Kodierung UTF-8 mit BOM. Bisher war ANSI voreingestellt. UTF-8 mit BOM wird von Excel beim Öffnen per Doppelklick zuverlässig erkannt (keine fehlerhaften Umlaute) und ist für nachgelagerte Systeme normales UTF-8. Bestehende Aufgaben behalten ihre eingestellte Kodierung.
• Verbessert: Sprechende CSV-Spaltennamen für Datums-Bestandteile. Die Teilfelder von Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie Leistungszeitraum hießen in der Felderliste und als CSV-Spaltenüberschrift bisher nur „Komplett“, „Jahr“, „Monat“ bzw. „Tag“ - jetzt tragen sie ihre Datumsgruppe, z. B. „Rechnungsdatum -> Jahr“.

• Behoben: Nach dem erneuten Überwachen eines Ordners wurden zwischenzeitlich eingegangene Rechnungsdateien verarbeitet. Wurde ein Ordner aus der Überwachung genommen (das zugehörige Profil deaktiviert oder gelöscht, oder der Ordner aus dem Profil entfernt) und später wieder überwacht, galten die in der Zwischenzeit eingegangenen Dateien als neu und wurden verarbeitet. Solche Ordner werden jetzt wieder wie neu hinzugefügte Ordner eingelesen (der vorhandene Bestand wird nur gemerkt, nicht verarbeitet); verarbeitet werden nur danach eingehende Dateien. Bei Bedarf lassen sich die vorhandenen Dateien über die Nachholverarbeitung verarbeiten.
• Behoben: Nach dem Abbrechen eines Verarbeitungslaufs wurden die übersprungenen Dateien beim nächsten Prüflauf doch verarbeitet. Die Schaltfläche „Verarbeitung abbrechen“ stoppt jetzt dauerhaft: Nach einer Rückfrage wird die gerade verarbeitete Datei noch abgeschlossen, und die übersprungenen Dateien werden als bekannt eingestuft, sodass der nächste Prüflauf sie nicht erneut verarbeitet. Bei Bedarf lassen sie sich über die Nachholverarbeitung verarbeiten.
• Verbessert: Ein während eines laufenden Verarbeitungslaufs deaktiviertes Profil wird sofort übersprungen. Bisher wirkte das Deaktivieren eines Profils erst beim nächsten Prüflauf. Jetzt hört ein während des Laufs deaktiviertes oder gelöschtes Profil sofort auf, weitere Dateien zu verarbeiten; die übrigen Profile laufen normal weiter. Das Aktivieren oder Hinzufügen eines Profils wirkt sich weiterhin erst auf den nächsten Lauf aus.
• Verbessert: Die Statusanzeige zeigt nur noch tatsächliche Verarbeitung an. Bisher zählte der Fortschritt in der Statusleiste bei jedem Prüflauf sämtliche Dateien der überwachten Ordner durch, auch längst verarbeitete. Jetzt erscheinen nur noch tatsächlich zu verarbeitende Neuzugänge - im Leerlauf bleibt die Statusleiste ruhig, und die Fortschrittszahlen entsprechen der echten Arbeit.
• Verbessert: Die Pause zwischen Dateien greift nur noch nach tatsächlich verarbeiteten Dateien. Die einstellbare Pause (Optionen → Verarbeitung) ist als Schonfrist für nachgelagerte Systeme gedacht. Bisher pausierte der Prüflauf auch nach bereits bekannten, übersprungenen Dateien - bei großen überwachten Ordnern konnte sich das erheblich summieren.
• Verbessert: Die Log-Suche aktiviert automatisch den Tab mit den Treffern. Enthält bei einer Suche nur einer der Tabs (z. B. „Erfolgreich“, „Fehler“, „Kein Treffer“) Ergebnisse, wird dieser jetzt automatisch angezeigt, statt dass Sie den passenden Tab selbst suchen müssen.

Automatic X-Invoice Processor 2 ist eine vollständig neu entwickelte Hauptversion auf moderner technischer Basis. Version 2 wird parallel zu Version 1 installiert; beim ersten Start werden die Einstellungen und Profile einer vorhandenen Version 1 automatisch übernommen.

• Neu gestaltete Bedienoberfläche - übersichtliche Profil- und Protokollansicht, helles und dunkles Farbschema (auch automatisch nach Windows-Einstellung)
• Neue Aufgabe „In Datenbank speichern“ - Rechnungsdaten (optional inklusive Rechnungspositionen) direkt in eine SQL-Server-Datenbank schreiben, mit Duplikatprüfung
• Neue Aufgabe „DATEV-Export“ - Eingangs- und Ausgangsrechnungen als DATEV-Buchungsstapel (EXTF-Format) bereitstellen, inklusive Kontenzuordnung über Zuordnungstabellen
• Leistungsfähigere Filter - mehrere Kriterien lassen sich je Profil kombinieren; eine Filter-Vorschau zeigt direkt, welche Rechnungen erfasst würden
• Ergebnisvorschau im Profil-Editor - zeigt anhand einer Beispielrechnung vor dem Speichern, was bei der Anwendung des Profils passieren würde (z. B. aufgelöste Zielpfade)
• Nachschlagetabellen und globale Platzhalter - Werte wie Lieferantennamen lassen sich z. B. Kontonummern oder Kürzeln zuordnen und in Pfaden, Dateinamen und Exporten verwenden
• Erweiterte Rechnungsfelder und Platzhalter - unter anderem Vorgängerrechnungen, SEPA-Mandatsreferenz, Artikelnummern und Einheiten der Rechnungspositionen sowie Peppol-Adressen
• Automatische Sicherung der Anwendungsdaten mit Wiederherstellen-Funktion direkt im Programm
• Inhaltsbasierte Duplikaterkennung (optional) - bereits verarbeitete Rechnungen werden auch dann erkannt, wenn dieselbe Rechnung erneut als neue Datei exportiert wurde
• Überarbeitete PDF-Darstellung von XML-Rechnungen bei der Aufgabe „Als PDF-Datei speichern“
• Klares Dateityp-Konzept je Profil - Verarbeitungsmodus wählbar: XML-Dateien, PDF-Dateien oder aus PDF-Dateien extrahierte XML-Rechnungen
• Neue Programmhilfe und Anleitungen - ausführliche Programmhilfe (F1), Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt aus dem Programm sowie „Demo einrichten“ mit Beispielprofilen und Beispielrechnungen