17 Datei versenden
17.1 Übersicht ¶
Die Aufgabe Datei versenden verschickt die Rechnungsdatei per E-Mail - z. B. zur Weiterleitung an die Buchhaltung, den Steuerberater oder einen Freigabe-Workflow. Die Versandart (SMTP oder Microsoft 365) wird zentral in den Programmoptionen konfiguriert (siehe Kapitel 40.7); je Aufgabe lassen sich abweichende eigene Versandeinstellungen hinterlegen.
Aufgabe Datei versenden mit Nachricht-Registerkarte, Empfänger, Betreff und Nachricht
17.2 Registerkarte “Nachricht” ¶
| Feld |
Bedeutung |
| Typ |
Feste E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung (siehe Abschnitt 17.3) |
| Empfänger, CC, BCC |
Empfängeradressen - mit Platzhalter-Unterstützung; eine Vorschau zeigt die aufgelöste Empfängeradresse anhand der Beispielrechnung |
| Betreff, Nachricht |
Betreff und Nachrichtentext, ebenfalls mit Platzhaltern (z. B. Rechnung <InvoiceId> von <SellerName>) |
| Nachricht als HTML formatieren |
Versendet den Text als HTML statt als Klartext |
| Nachricht nicht versenden, sondern nur im Entwurfsordner speichern |
Legt die E-Mail als Entwurf ab statt sie zu verschicken - zur Kontrolle vor dem Versand (siehe Kapitel 50.4); das Protokoll zeigt “Als Entwurf gespeichert” |
| Visualisierungs-PDF mitsenden (XML-Modus) |
Hängt zusätzlich die lesbare PDF-Visualisierung der Rechnung an (siehe Kapitel 12) |
| Eigene Versandeinstellungen verwenden |
Überschreibt die globalen Versandeinstellungen für diese Aufgabe (Versandeinstellungen konfigurieren…) |
17.3 Empfänger aus CSV-Zuordnung ¶
Beim Typ E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung wird der Empfänger je Rechnung aus einer CSV-Datei ermittelt: Sie geben die CSV-Datei, das Trennzeichen, die Spalte mit den E-Mail-Adressen, die Spalte mit dem Platzhalterwert und den Platzhalter an. Zur Laufzeit wird der Platzhalterwert (z. B. der Verkäufername) in der CSV gesucht und die zugehörige Adresse verwendet - so erhält etwa jeder Sachbearbeiter die Rechnungen “seiner” Lieferanten.
17.4 Registerkarte “Zusätzliche Anhänge” ¶
Beliebige feste Dateien, die zusammen mit der Rechnung versandt werden sollen (z. B. ein Begleitschreiben).
17.5 Registerkarte “Dynamische Anhänge” ¶
Sonstige Dateien, die zusammen mit der Rechnung versandt werden sollen und zur Laufzeit im Quellordner gesucht werden - je Eintrag mit Name, Dateinamen-Muster (Platzhalter-Unterstützung) und einer maximalen Wartezeit auf neue Dateien. Typischer Einsatz: ein zur Rechnung gehörender Lieferschein, der kurz nach der Rechnung im selben Ordner eintrifft.
17.6 Registerkarte “Visualisierung” ¶
Kopfzeile der mitgesendeten Visualisierung (Links/Mitte/Rechts) - wirkt auf das per Visualisierungs-PDF mitsenden erzeugte PDF (siehe Kapitel 12.3).
Hinweis: In den Programmoptionen lässt sich eine Pause zwischen E-Mail-Versendungen konfigurieren; der Countdown erscheint in der Statusleiste (siehe Kapitel 7.2.4).