50.1 Verarbeitungsmodus und Dateitypen (XML, PDF, XML aus PDF)
50.1.1 Übersicht ¶
E-Rechnungen kommen in zwei Dateiformen an: als reines XML (XRechnung) oder als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD/Factur-X). Der Verarbeitungsmodus eines Profils (siehe Kapitel 8.7) legt fest, welche Form das Profil verarbeitet und auf welche Datei sich die Aufgaben beziehen. Dieses Kapitel erklärt die Zusammenhänge.
50.1.2 Was der Modus konkret steuert ¶
| Wirkung |
Details |
| Dateiauswahl in den überwachten Ordnern |
Modus “XML-Datei verarbeiten”: nur .xml-Dateien; die beiden PDF-Modi: nur .pdf-Dateien. Andere Dateitypen werden ignoriert. |
| Bezugsdatei der Aufgaben |
Modus “PDF-Datei verarbeiten”: Umbenennen/Verschieben/Drucken/… wirken auf die PDF. Beide anderen Modi: die Aufgaben wirken auf die XML (im Modus “XML aus PDF” auf die extrahierte XML-Datei). Die Datei-Aufgaben zeigen die Bezugsdatei im Namen (“PDF-Datei umbenennen” bzw. “XML-Datei umbenennen”). |
| Extraktion (nur Modus “XML aus PDF”) |
Die eingebettete XML wird automatisch in einen temporären Ordner extrahiert - ohne Konfiguration. Soll die XML-Datei dauerhaft abgelegt werden, dient dazu die Aufgabe XML-Datei speichern (siehe Kapitel 9). |
| Rechnungsdaten |
Werden in allen Modi aus dem XML gelesen - beim PDF-Modus aus dem eingebetteten XML |
50.1.3 Welcher Modus wofür? ¶
| Situation |
Empfohlener Modus |
| Rechnungseingang als XRechnung-XML (z. B. über Peppol oder E-Mail) |
XML-Datei verarbeiten |
| Rechnungseingang als ZUGFeRD-PDF; die PDF soll abgelegt, gedruckt, weitergeleitet werden |
PDF-Datei verarbeiten |
| Ein Folgesystem (Buchhaltung, Archiv) erwartet XML-Dateien, geliefert werden aber ZUGFeRD-PDFs |
XML aus PDF-Datei extrahieren und verarbeiten |
50.1.4 Mischbetrieb ¶
Kommen an einem Eingang XML- und PDF-Rechnungen an, richten Sie zwei Profile auf denselben Ordner ein - eines je Modus. Genau so sind die beiden Demo-Profile aufgebaut (siehe Kapitel 50.3). Da jedes Profil nur “seine” Dateiendung berücksichtigt, kommen sich die Profile nicht in die Quere.