1 Einführung

1.1 Was ist Automatic X-Invoice Processor? ¶

Automatic X-Invoice Processor verarbeitet elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) automatisch: Das Programm überwacht Ordner auf neue Rechnungsdateien, liest die strukturierten Rechnungsdaten aus und führt anschließend die von Ihnen konfigurierten Aufgaben aus - zum Beispiel Umbenennen und Ablegen nach Rechnungsdaten, Umwandeln in ein lesbares PDF, Drucken, Versenden per E-Mail, Übernahme in eine SQL-Server-Datenbank oder den Export als DATEV-Buchungsstapel.

Unterstützte Formate:

Format	Varianten
ZUGFeRD / Factur-X	Versionen 1.0 bis 2.5, alle Profile (PDF mit eingebettetem XML sowie reines XML)
XRechnung	Alle Versionen, Syntaxen UN/CEFACT CII und UBL
EN 16931-konforme Rechnungen	z. B. Peppol BIS Billing

1.2 Funktionsprinzip ¶

Die Verarbeitung ist in Profilen organisiert. Ein Profil legt fest:

1. Überwachte Ordner - wo neue Rechnungsdateien ankommen (siehe Kapitel 8.8)
2. Modus - welcher Dateityp verarbeitet wird: XML, PDF oder “XML aus PDF extrahieren” (siehe Kapitel 8.7)
3. Filter - welche Rechnungen das Profil verarbeitet, z. B. nur bestimmte Lieferanten (siehe Kapitel 30)
4. Aufgaben - was mit jeder passenden Rechnung geschieht (siehe Kapitel 9 bis 21)

Die eigentliche Verarbeitung übernimmt ein Hintergrundprozess. Neue Dateien werden verarbeitet, solange das Programm läuft - auch minimiert oder in den Infobereich verschoben; das Hauptfenster muss dafür nicht sichtbar sein (siehe Kapitel 60.1).

1.3 Das Hauptfenster ¶

Das Hauptfenster gliedert sich von oben nach unten in folgende Bereiche:

Bereich	Beschreibung
Hauptmenü	Programmweite Funktionen wie Optionen, Lizenz, Hilfe, Sicherungen (siehe Kapitel 2)
Profil-Werkzeugleiste	Profile anlegen, bearbeiten, duplizieren, nachholen, aktivieren/deaktivieren (siehe Kapitel 3)
Profilliste	Alle Verarbeitungsprofile mit Status und Eckdaten (siehe Kapitel 4)
Log-Werkzeugleiste	Protokoll filtern, durchsuchen, exportieren (siehe Kapitel 5)
Log-Liste	Verarbeitungsprotokoll mit Registerkarten (siehe Kapitel 6)
Statusleiste	Statusinformationen und die Schaltfläche Sofort prüfen (siehe Kapitel 7)

1.4 Erste Schritte ¶

Solange noch kein Profil existiert, zeigt das Hauptfenster anstelle der Log-Liste eine Erste-Schritte-Karte mit den zwei Schritten zur ersten automatischen Rechnungsverarbeitung sowie der Schaltfläche Demo einrichten.

Demo einrichten legt unter “Dokumente” einen Demo-Ordner mit Beispielrechnungen an und erstellt zwei Beispielprofile - so können Sie das Programm sofort mit gefahrlosen Testdaten ausprobieren (siehe Kapitel 50.3).

1.5 Tastenkürzel ¶

Im Hauptfenster stehen folgende Tastenkürzel zur Verfügung:

Taste	Funktion
F1	Öffnet die Online-Hilfe
F5	Sofort prüfen bzw. laufende Verarbeitung abbrechen (wie die Schaltfläche der Statusleiste, siehe Kapitel 7.3)
Strg+N	Neues Profil anlegen
Strg+E oder Eingabe	Ausgewähltes Profil bearbeiten
Strg+D	Ausgewähltes Profil duplizieren
Entf	Ausgewählte Profile entfernen (mit Sicherheitsabfrage)
Esc	Fenster in den Infobereich verschieben (nur bei aktivierter Option “Beim Schließen in den Infobereich verschieben”, siehe Kapitel 40.5)

1.6 Sprachen ¶

Die Programmoberfläche ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Die Sprache lässt sich in den Programmoptionen umstellen (siehe Kapitel 40.5).

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Verwandte Themen ¶

• Kapitel 8 - Profileinstellungen
• Kapitel 30 - Filter (Übersicht)
• Kapitel 40 - Programmoptionen (Übersicht)
• Kapitel 50.3 - Erste Schritte und Demo-Daten