22 Prüfbericht speichern
22.1 Übersicht ¶
Die Aufgabe Prüfbericht speichern legt zu jeder Rechnung den Bericht der Validierung ab - als HTML-Datei zum Lesen und Drucken und/oder als XML-Datei für Archiv- und Folgesysteme. So entsteht ein Nachweis der formalen Prüfung, der zusammen mit der Rechnung aufbewahrt oder an den Lieferanten weitergegeben werden kann. Was die Validierung prüft und was der Bericht enthält, beschreibt Kapitel 50.5.
Die Aufgabe steht im Menü Hinzufügen in der Gruppe der speichernden Aufgaben.
Aufgabe Prüfbericht speichern mit den Registerkarten Speicherort und Bericht
22.2 Registerkarte "Speicherort" ¶
Aufbau und Konfliktverhalten wie bei allen speichernden Aufgaben (siehe Kapitel 9.2 und 9.3). Zwei Besonderheiten:
- Bleibt das Verzeichnis leer, wird der Bericht neben der Rechnungsdatei an ihrem aktuellen Ablageort gespeichert - also nach einer vorherigen Aufgabe Datei verschieben im Zielordner der Rechnung.
- Vorgabe für den Dateinamen ist
<FileName>-Pruefbericht, also der Name der Rechnungsdatei mit dem Zusatz "-Pruefbericht". Die Endung (.html bzw. .xml) ergibt sich aus dem gewählten Format.
Alle Platzhalter stehen zur Verfügung (siehe Kapitel 70.1), auch die Validierungs-Platzhalter wie <ValidationStatus>.
22.3 Registerkarte "Bericht" ¶
| Einstellung |
Bedeutung |
| Dateiformat des Prüfberichts |
HTML (lesbar, auch zum Drucken; Vorgabe), XML (für Archiv- und Folgesysteme) oder HTML und XML (beide Dateien) |
| Bericht schreiben |
Immer (Vorgabe; Aufbewahrung zur Rechnung), Nur bei Befunden (Fehler oder Warnungen) oder Nur bei Fehlern (Ergebnis Ungültig oder Schemafehler) |
Der Bericht enthält Programmversion, Erstellungszeitpunkt, Datei und SHA-256-Hashwert der geprüften XML-Daten, den Rechnungskopf, das Ergebnis, die Regelwerke mit Versionen, die Prüf-Engine und alle gespeicherten Befunde mit Regel, Text und Fundstelle.
22.4 Verhalten ohne Ergebnis ¶
Liegt zu einer Datei kein Validierungsergebnis vor - weil die Validierung in den Programmoptionen ausgeschaltet ist (siehe Kapitel 40.17) oder die Datei nicht geprüft werden konnte -, wird die Aufgabe übersprungen; das Protokoll nennt den Grund. Ebenso übersprungen wird sie, wenn die Bedingung Nur bei Befunden bzw. Nur bei Fehlern nicht zutrifft.
Typischer Einsatz: Die Aufgabe hinter Datei verschieben einordnen und das Verzeichnis leer lassen - dann liegen Rechnung und Prüfbericht gemeinsam im Archivordner. Mit Nur bei Fehlern und einem Zielordner "Klärung" sammeln Sie dagegen nur die Berichte fehlerhafter Rechnungen für die Rücksprache mit dem Lieferanten.