Rechnungen je Lieferant automatisch zuordnen (CSV-Zuordnung)

Oft hängt das gewünschte Ergebnis vom Lieferanten ab: Rechnungen von Lieferant A sollen in dessen Ordner, auf dessen Kreditorenkonto gebucht oder an “seinen” Sachbearbeiter gemailt werden. Genau das leisten Nachschlagetabellen (CSV-Zuordnungen): Sie übersetzen einen Rechnungswert - z. B. den Verkäufernamen - in einen Zielwert und stellen ihn als Platzhalter überall dort bereit, wo Platzhalter unterstützt werden.

Schritt 1: Nachschlagetabelle anlegen

1. Öffnen Sie Menü → Optionen…, Seite Nachschlagetabellen.
2. Klicken Sie auf Neu… - der Editor öffnet sich in einem eigenen Fenster.

3. Vergeben Sie einen Namen (z. B. “Kreditorenkonten” oder “Ablageordner je Lieferant”).
4. Legen Sie den Abgleich fest: welcher Rechnungswert als Schlüssel dient (Auswahl über das Platzhalter-Menü, z. B. “Rechnungssteller: Firma”) und gegen welche Spalte er verglichen wird - als exakter Vergleich, “enthält” oder regulärer Ausdruck; auch mehrere UND-verknüpfte Bedingungen sind möglich.
5. Bestimmen Sie die Ergebnisspalte, die den Zielwert liefert.

Schritt 2: Einträge pflegen oder aus CSV importieren

Sie haben zwei Wege:

• Direkt im Editor: Zeilen über die Zeilen-Werkzeuge anlegen (Zeile darüber/darunter, duplizieren, löschen, Aus Zwischenablage einfügen - praktisch für Excel-Daten).
• Werte aus Datei: Die Einträge aus einer CSV-Datei importieren (Dateipfad, Trennzeichen, Kodierung, “Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften”) - daher der Name CSV-Zuordnung. Ideal, wenn die Lieferantenliste bereits im ERP- oder Buchhaltungssystem gepflegt wird.

Die Vorschau im Editor zeigt die erfassten Daten.

Schritt 3: Verhalten bei fehlendem Treffer festlegen

Auf der Registerkarte Erweitert steuern Sie den Umgang mit unbekannten Lieferanten:

So bleibt die Verarbeitung auch bei neuen, noch nicht erfassten Lieferanten steuerbar - der Fehler-Eintrag im Protokoll erinnert daran, den Lieferanten zu ergänzen.

Schritt 4: Platzhalter im Profil verwenden

Öffnen Sie das Profil und fügen Sie den Tabellen-Platzhalter über Platzhalter einfügen ▼ → Nachschlagetabellen an der gewünschten Stelle ein. Typische Einsätze:

• Zielordner je Lieferant: im Verzeichnis-Feld einer Speicher-/Verschiebe-Aufgabe, z. B. D:\Rechnungen\ + Tabellen-Platzhalter - jede Rechnung landet im Ordner ihres Lieferanten (siehe Kapitel 19)
• DATEV-Kontenzuordnung: im Feld Personenkonto der DATEV-Aufgabe - Verkäufer → Kreditorennummer (siehe Kapitel 14.3 und die Anleitung “DATEV-Buchungsstapel aus E-Rechnungen erzeugen”)
• Sachbearbeiter-Routing: als Empfänger der Versand-Aufgabe - jede Rechnung geht an den zuständigen Sachbearbeiter (alternativ: die CSV-Empfängerliste der Versand-Aufgabe, siehe Kapitel 17.3)

Wichtig: Der Platzhalter wird über das Menü eingefügt (Form <CSVMapping{Name}>) - fügen Sie ihn nicht von Hand als Text ein.

Schritt 5: Mit Beispielrechnungen prüfen

1. Hinterlegen Sie im Profil unter Beispielrechnungen je eine typische Rechnung Ihrer wichtigsten Lieferanten (siehe Kapitel 8.9).
2. Die Ergebnisvorschau zeigt für jede Beispielrechnung den aufgelösten Zielwert - so sehen Sie sofort, ob die Zuordnung greift (siehe Kapitel 8.11).

Globale Platzhalter als Ergänzung

Für feste Name-Wert-Paare ohne Tabellenlogik gibt es zusätzlich die globalen Platzhalter (eigene Seite in den Programmoptionen) - z. B. eine zentrale Ablage-Wurzel, die in vielen Profilen referenziert und bei Bedarf an einer Stelle geändert wird (siehe Kapitel 40.12).

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 70.2 - CSV-Zuordnung und Nachschlagetabellen (Konzept)
• Programmhilfe Kapitel 40.11 - Nachschlagetabellen (Verwaltung und Editor)
• Programmhilfe Kapitel 70.1 - Liste aller Platzhalter
• Programmhilfe Kapitel 14 - DATEV-Export