XRechnung und ZUGFeRD automatisch als PDF-Sichtbeleg speichern

XRechnungen sind reine XML-Dateien - für Menschen praktisch nicht lesbar. Diese Anleitung zeigt, wie Automatic X-Invoice Processor eingehende E-Rechnungen automatisch als PDF-Sichtbeleg speichert, also in eine lesbare PDF-Visualisierung umwandelt: eine übersichtlich aufbereitete Rechnungsdarstellung mit Absender/Empfänger, Rechnungskopf, Positionstabelle, Summen und Zahlungsinformationen.

Schritt 1: Profil anlegen und Modus wählen

1. Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… und vergeben Sie unter Allgemein einen Namen (z. B. “XRechnungen lesbar machen”).
2. Wählen Sie unter Modus den passenden Verarbeitungsmodus - für XRechnung-Dateien XML-Datei verarbeiten (XRechnung). Auch ZUGFeRD-PDFs lassen sich visualisieren (Modus PDF-Datei verarbeiten), etwa um eine einheitlich aufbereitete Darstellung mit Eingangsstempel zu erhalten.
3. Fügen Sie unter Überwachte Ordner den Ordner hinzu, in dem Ihre E-Rechnungen ankommen.

Die Grundeinrichtung eines Profils beschreibt ausführlich die Anleitung “Erste Schritte”.

Schritt 2: Aufgabe “Sichtbeleg als PDF speichern” hinzufügen

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen und wählen Sie Sichtbeleg als PDF speichern.

Auf der Registerkarte Speicherort:

1. Tragen Sie das Ziel-Verzeichnis ein (z. B. D:\Archiv\Rechnungen (lesbar)). Bleibt das Feld leer, wird die PDF-Datei im Quellordner abgelegt.
2. Geben Sie optional einen Dateinamen mit Platzhaltern ein, z. B. <InvoiceDateComplete> <SellerName> <InvoiceId> - so tragen die erzeugten PDFs gleich sprechende Namen (siehe Kapitel 70.1).
3. Die Vorschau zeigt den aufgelösten Zielpfad anhand einer Beispielrechnung (siehe Kapitel 8.9).
4. Legen Sie das Konfliktverhalten fest, falls eine Datei mit diesem Namen bereits existiert (Standard: Nummerierung anfügen).

Schritt 3 (optional): Eingangsstempel per Kopfzeile

Auf Wunsch erhält jede Seite der Visualisierung eine Kopfzeile mit drei frei belegbaren Textbereichen (Links, Mitte, Rechts) - typischer Einsatz: ein Eingangsstempel- oder Bearbeitungsvermerk wie “Elektronisch empfangen - Automatic X-Invoice Processor”. Mehrzeilige Texte sind möglich.

Schritt 4 (optional): Original anschließend archivieren

Damit der Eingangsordner leer bleibt, fügen Sie als zweite Aufgabe Datei verschieben hinzu und verschieben die Original-Rechnungsdatei in ein Archiv (siehe Kapitel 19). Die Reihenfolge in der Aufgabenliste ist die Ausführungsreihenfolge - die PDF-Erzeugung sollte vor dem Verschieben stehen.

Schritt 5: Prüfen und speichern

1. Hinterlegen Sie unter Beispielrechnungen eine typische Rechnung und kontrollieren Sie in der Ergebnisvorschau den aufgelösten Zielpfad (siehe Kapitel 8.11).
2. Klicken Sie auf OK und legen Sie eine Rechnung in den überwachten Ordner - oder klicken Sie in der Statusleiste auf Sofort prüfen.
3. Das Ergebnis erscheint in der Log-Liste; per Kontextmenü Datei öffnen kontrollieren Sie die erzeugte PDF-Datei.

Gut zu wissen

• Dieselbe Visualisierung nutzen auch die Aufgaben Datei drucken (siehe Kapitel 15) und Datei versenden mit der Option “Visualisierungs-PDF mitsenden” (siehe Kapitel 17) - Ablage, Ausdruck und E-Mail-Weiterleitung zeigen also dasselbe Layout.
• Die Original-Rechnungsdatei bleibt unverändert; die PDF-Visualisierung ist eine zusätzliche Datei.
• Über die Registerkarte Datei-Datum lässt sich z. B. das Änderungsdatum der PDF-Datei auf das Rechnungsdatum setzen - so sortiert der Explorer chronologisch nach Rechnungsdatum (siehe Kapitel 9.4).

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 12 - Sichtbeleg als PDF speichern im Detail
• Programmhilfe Kapitel 8.7 - Verarbeitungsmodus (Dateityp)
• Programmhilfe Kapitel 15 - Datei drucken (nutzt dieselbe Visualisierung)
• Programmhilfe Kapitel 70.1 - Liste aller Platzhalter