Rechnungsdaten automatisch als CSV extrahieren

E-Rechnungen enthalten alle Rechnungsdaten in strukturierter Form - Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant, Positionen. Diese Anleitung zeigt, wie Automatic X-Invoice Processor diese Daten automatisch als CSV-Datei herausschreibt: als fortlaufendes Rechnungsjournal für Excel, als Positionsliste oder als Import-Datei für ein Folgesystem.

Schritt 1: Profil anlegen

1. Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… und vergeben Sie einen Namen (z. B. “Rechnungsjournal”).
2. Wählen Sie unter Modus den Dateityp Ihrer Rechnungen: PDF-Datei verarbeiten (ZUGFeRD) oder XML-Datei verarbeiten (XRechnung).
3. Fügen Sie unter Überwachte Ordner den Eingangsordner hinzu und hinterlegen Sie unter Beispielrechnungen eine typische Rechnung.

Die Grundeinrichtung beschreibt ausführlich die Anleitung “Erste Schritte”.

Schritt 2: Aufgabe “Extrakt als CSV speichern” hinzufügen

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen und wählen Sie Extrakt als CSV speichern.

Auf der Registerkarte Speicherort tragen Sie Zielverzeichnis und Dateinamen ein (Platzhalter-Unterstützung; ohne Angabe wird der Original-Dateiname mit der Endung .csv verwendet).

Schritt 3: Felder zusammenstellen

Auf der Registerkarte Felder stellen Sie die zu extrahierenden Felder zusammen - sie werden die CSV-Spalten in genau dieser Reihenfolge:

1. Über Hinzufügen wählen Sie aus sämtlichen Rechnungsfeldern: Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Beträge), Verkäufer/Käufer, Zahlungsdaten (IBAN, Fälligkeit), Positionsfelder und Dateieigenschaften.
2. Mit den Pfeil-Schaltflächen ändern Sie die Reihenfolge.

Kopf- oder Positionsliste? Enthält die Feldauswahl mindestens ein Positionsfeld (Artikel, Menge, Einzelpreis, …), schreibt das Programm eine Zeile je Rechnungsposition - die Kopfdaten (Rechnungsnummer usw.) werden in jeder Zeile wiederholt. Ohne Positionsfelder entsteht genau eine Zeile je Rechnung.

Schritt 4: CSV-Format festlegen

Auf der Registerkarte CSV-Format:

Tipp - Monatsjournal: Mit Datums-Platzhaltern im Dateinamen (z. B. Rechnungsjournal <InvoiceYear>-<InvoiceMonth>) entsteht in Kombination mit der Sammeldatei automatisch eine CSV je Monat.

Schritt 5: Prüfen und speichern

1. Kontrollieren Sie in der Ergebnisvorschau den Zielpfad der CSV-Datei (siehe Kapitel 8.11).
2. Klicken Sie auf OK und legen Sie eine Rechnung in den überwachten Ordner - oder klicken Sie in der Statusleiste auf Sofort prüfen.
3. Öffnen Sie die erzeugte CSV-Datei in Excel und prüfen Sie Spalten und Werte.

Gut zu wissen

• Kombinieren Sie Extrakt als CSV speichern mit Datei verschieben: erst die Daten ins Journal schreiben, dann das Original ins Archiv verschieben - genau so arbeiten auch die Demo-Profile (siehe Kapitel 50.3).
• Beträge werden mit zwei Nachkommastellen geschrieben; das Dezimalzeichen richtet sich nach der Systemeinstellung.
• Für die Übernahme in eine SQL-Server-Datenbank gibt es die eigene Aufgabe In Datenbank speichern (siehe Kapitel 13 und die Anleitung “Rechnungen in eine SQL-Server-Datenbank übernehmen”).

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 11 - Extrakt als CSV speichern im Detail
• Programmhilfe Kapitel 13 - In Datenbank speichern
• Programmhilfe Kapitel 70.1 - Liste aller Platzhalter
• Programmhilfe Kapitel 50.3 - Erste Schritte und Demo-Daten