E-Rechnungen automatisch in eine SQL-Server-Datenbank übernehmen

Wer Rechnungsdaten auswerten, in Dashboards anzeigen oder an Folgesysteme übergeben will, braucht sie in einer Datenbank. Diese Anleitung zeigt, wie Automatic X-Invoice Processor die Daten jeder eingehenden E-Rechnung automatisch in eine Microsoft-SQL-Server-Tabelle schreibt - auf Wunsch zusätzlich mit einer eigenen Tabelle für die Rechnungspositionen und mit eingebautem Duplikatschutz.

Schritt 1: Datenbankverbindung einrichten

Verbindungen werden zentral in den Programmoptionen verwaltet - Profile referenzieren nur den Verbindungsnamen; die Zugangsdaten bleiben auf diesem Computer und wandern nicht in Profil-Exporte.

1. Öffnen Sie Menü → Optionen…, Seite Datenbankverbindungen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen… und tragen Sie Server, Authentifizierung und Zugangsdaten ein.

Hinweis: Da die Zugangsdaten lokal bleiben, muss auf jedem Arbeitsplatz, der die Datenbank-Aufgabe ausführt, eine gleichnamige Verbindung eingerichtet werden (siehe Kapitel 40.14).

Schritt 2: Profil anlegen

1. Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… und vergeben Sie einen Namen (z. B. “Rechnungen in Datenbank”).
2. Wählen Sie unter Modus den Dateityp Ihrer Rechnungen und fügen Sie unter Überwachte Ordner den Eingangsordner hinzu.
3. Hinterlegen Sie unter Beispielrechnungen eine typische Rechnung.

Die Grundeinrichtung beschreibt ausführlich die Anleitung “Erste Schritte”.

Schritt 3: Aufgabe “In Datenbank speichern” konfigurieren

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen und wählen Sie In Datenbank speichern.

Auf der Registerkarte Datenbank:

1. Wählen Sie die Verbindung aus Schritt 1 (Neue Verbindung… führt direkt in die Programmoptionen).
2. Wählen Sie die Datenbank auf dem Server.
3. Wählen Sie die Ziel-Tabelle - oder klicken Sie auf Neu anlegen…: Das Programm erstellt eine neue Tabelle mit den gewählten Feldern als Spalten.

Schritt 4: Felder auswählen

Auf der Registerkarte Felder wählen Sie, welche Rechnungsfelder als Spalten gespeichert werden. Der Katalog ist nach Themen gruppiert (Rechnungsdaten, Verkäufer, Käufer, Beträge, Zahlung, …).

Die mit * markierten Felder - Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Verkäufer - bilden den Duplikatschlüssel und sind immer aktiv.

Schritt 5: Duplikatverhalten und Positionen

Auf der Registerkarte Optionen:

• Bei bereits vorhandenem Eintrag (gleiche Rechnungsnummer, gleiches Rechnungsdatum, gleicher Verkäufer): Eintrag überschreiben oder Überspringen (nicht erneut speichern). So bleibt die Tabelle auch dann duplikatfrei, wenn dieselbe Rechnung erneut verarbeitet wird - etwa nach einem Nachholen…-Lauf.
• Rechnungspositionen zusätzlich in eigene Tabelle speichern: Schreibt je Rechnungsposition eine Zeile in die konfigurierte Positionstabelle, verknüpft mit dem Rechnungseintrag - für Auswertungen auf Artikelebene.

Schritt 6: Prüfen und speichern

1. Kontrollieren Sie die Konfiguration in der Ergebnisvorschau (siehe Kapitel 8.11).
2. Klicken Sie auf OK und legen Sie eine Rechnung in den überwachten Ordner - oder klicken Sie in der Statusleiste auf Sofort prüfen.
3. Prüfen Sie anschließend per SQL-Abfrage (z. B. in SQL Server Management Studio), ob der Datensatz angekommen ist.

Gut zu wissen

• Kombinieren Sie die Aufgabe mit Datei verschieben, um verarbeitete Rechnungen anschließend zu archivieren - die Reihenfolge der Aufgabenliste ist die Ausführungsreihenfolge.
• Schlägt der Datenbankzugriff fehl (Server nicht erreichbar, Rechte fehlen), entsteht ein Fehler-Eintrag im Verarbeitungsprotokoll; nach Behebung verarbeiten Sie die Datei per Kontextmenü einfach noch einmal.
• Für einfache Auswertungen ohne Datenbank genügt oft die CSV-Aufgabe Extrakt als CSV speichern (siehe Kapitel 11).

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 13 - In Datenbank speichern im Detail
• Programmhilfe Kapitel 40.14 - Datenbankverbindungen
• Programmhilfe Kapitel 11 - Extrakt als CSV speichern (CSV-Alternative)
• Programmhilfe Kapitel 60.4 - Profile-Import/-Export