30.14 Kategorien-Filter
30.14.1 Übersicht ¶
Der Kategorien-Filter prüft, ob eine Nachricht in Outlook bzw. Microsoft 365 eine bestimmte Kategorie zugewiesen bekommen hat. Kategorien sind ein Outlook-spezifisches Konzept zur Markierung von Nachrichten - z.B. „Rechnung”, „Vertrag”, „Vorgang 2026-Q1”. Sie werden vom Postfach-Server zentral verwaltet.
30.14.2 Voraussetzungen ¶
| Konto-Typ |
Unterstützung |
| Microsoft 365 (Graph) |
Vollständig unterstützt |
| IMAP |
Nicht unterstützt |
| POP3 |
Nicht unterstützt |
Hinweis: Bei IMAP- und POP3-Konten greift der Filter nie. Verwenden Sie stattdessen Markierungen (Flag, siehe Kapitel 30.15) oder konfigurieren Sie das Profil ausschließlich für Microsoft 365.
30.14.3 Operatoren ¶
| Operator |
Beschreibung |
| in Liste |
Mindestens eine der angegebenen Kategorien ist gesetzt |
| nicht in Liste |
Keine der angegebenen Kategorien ist gesetzt |
30.14.4 Werte eingeben ¶
Im Filter-Editor lassen sich eine oder mehrere Kategorien angeben. Mehrere Kategorien werden als Chips dargestellt - jede Kategorie ist einzeln entfernbar. Beim Tippen schlägt der Editor bereits im Postfach existierende Kategorien als Auto-Vervollständigung vor.
Hinweis: Eigene Kategorienamen sind möglich - sie werden bei Bedarf vom Programm beim ersten Setzen angelegt (siehe Kapitel 8.12.5).
30.14.5 Anwendungsfall ¶
Bereits Bearbeitetes ausschließen
Kategorie nicht in Liste Bereits-bearbeitet
Verarbeitet nur Nachrichten ohne „Bereits-bearbeitet”-Markierung - sinnvoll, um Doppelverarbeitungen zu vermeiden, wenn die Verarbeitung mit der Aufgabe Kategorie setzen kombiniert wird.
30.14.6 Zusammenspiel mit „Kategorie setzen” ¶
Die Aufgabe Kategorie setzen (siehe Kapitel 8.12.5) hinterlässt nach erfolgreicher Verarbeitung eine Markierung im Postfach. Kombiniert mit dem Kategorien-Filter ergibt sich ein einfacher Workflow:
- Profil A trifft alle eingehenden Rechnungen.
- Profil A führt Aufgaben aus (Speichern, Drucken).
- Profil A setzt im Anschluss die Kategorie „Verarbeitet”.
- Profil B prüft als Filter
Kategorie in Liste Verarbeitet.
So wird Profil B nur auf bereits abgeschlossene Vorgänge angewandt.
30.14.7 Tipp ¶
- Bleibt die Auto-Vervollständigung leer, ist möglicherweise noch keine Kategorie im Postfach angelegt. In Outlook lassen sich Kategorien zentral unter Start → Kategorisieren → Alle Kategorien verwalten