3 Profil-Werkzeugleiste
3.1 Übersicht ¶
Die Profil-Werkzeugleiste befindet sich oberhalb der Profilliste und enthält die wichtigsten Funktionen für die Profilverwaltung. Sie ist in zwei Bereiche unterteilt: links die Profilaktionen, rechts die Suche mit Filteroptionen.
Bei zentral verwalteten Profilen wird zusätzlich links ein Schloss-Symbol mit einem Hinweistext angezeigt; einzelne Schaltflächen sind dann ausgegraut, je nachdem ob die zentrale Datei nur lesend oder auch schreibend verbunden ist.
3.2 Neues Profil ¶
Erstellt ein neues, leeres Profil und öffnet es im Fenster Profileinstellungen.
Weitere Informationen: Siehe Kapitel 8 (Profileinstellungen)
Vorgehensweise
- Klicken Sie auf Neues Profil
- Das Fenster Profileinstellungen öffnet sich mit Standardwerten
- Konfigurieren Sie das Profil nach Ihren Anforderungen
- Klicken Sie auf OK, um das Profil zu speichern
Tipp: Neue Profile sind nach dem Speichern automatisch aktiv und beginnen sofort mit der Überwachung. Es werden jedoch nur diejenigen Nachrichten automatisch verarbeitet, die nach dem Erstellen oder Ändern eines Profils im überwachten Ordner eingehen.
3.3 Bearbeiten… ¶
Öffnet das Fenster Profileinstellungen für das aktuell ausgewählte Profil.
Voraussetzung: Ein Profil muss in der Profilliste ausgewählt sein.
Alternative: Doppelklick auf ein Profil in der Liste
3.4 Duplizieren ¶
Erzeugt eine Kopie des ausgewählten Profils mit allen Einstellungen, Filtern und Aufgaben. Das Duplikat erhält den Namen des Originals mit dem Zusatz „Kopie”.
Anwendungsfall
Das Duplizieren ist nützlich, wenn Sie ein ähnliches Profil mit kleinen Abweichungen benötigen. Beispiel: Sie haben ein Profil für Rechnungen von Lieferant A und möchten ein zweites für Lieferant B erstellen, bei dem nur der Filter und das Zielverzeichnis abweichen.
3.5 Nachholen… ¶
Öffnet das Fenster Nachholverarbeitung für die ausgewählten Profile. Damit lassen sich bereits vorhandene Nachrichten in den überwachten Ordnern nachträglich verarbeiten - beispielsweise nach der Erstellung eines neuen Profils oder nach einer Profil-Änderung.
Weitere Informationen: (siehe Kapitel 60.2)
Typische Anwendungsfälle
| Szenario |
Beschreibung |
| Erste Einrichtung |
Bestehende Nachrichten nach Profil-Erstellung verarbeiten |
| Profil-Korrektur |
Nach einer Filter- oder Aufgaben-Änderung Nachrichten erneut verarbeiten |
| Ausgefallene Verarbeitung |
Nachrichten verarbeiten, die wegen einer Programm- oder Netzwerkstörung übersprungen wurden |
3.6 Aktivieren ¶
Aktiviert die ausgewählten Profile. Aktivierte Profile:
- werden mit einem Häkchen in der Spalte ganz links gekennzeichnet
- überwachen ihre konfigurierten Ordner
- verarbeiten neu eintreffende Nachrichten automatisch
Mehrfachauswahl: Sie können mehrere Profile gleichzeitig aktivieren, indem Sie diese mit gedrückter Strg- oder Umschalt-Taste auswählen.
3.7 Deaktivieren ¶
Deaktiviert die ausgewählten Profile. Deaktivierte Profile:
- werden ohne Häkchen in der Spalte ganz links angezeigt
- überwachen keine Ordner
- verarbeiten keine Nachrichten
- bleiben mit allen Einstellungen erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden
Tipp: Deaktivieren Sie Profile vorübergehend, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, ohne dass währenddessen Nachrichten verarbeitet werden.
3.8 Entfernen ¶
Löscht die ausgewählten Profile nach einer Sicherheitsabfrage.
Warnung: Das Löschen eines Profils kann nicht rückgängig gemacht werden. Erstellen Sie vor dem Löschen wichtiger Profile eine Sicherung über Menü → Weiteres → Anwendungsdaten sichern….
Mehrfachauswahl: Sie können mehrere Profile gleichzeitig entfernen.
3.9 Profile ¶
Die Schaltfläche Profile öffnet ein Dropdown-Menü mit Massen-Aktionen sowie den Import- und Export-Funktionen.
3.9.1 Alle Profile nachholen ¶
Führt die Nachholverarbeitung für alle aktiven Profile durch. Nützlich, wenn Sie nach einer Programm-Pause alle Postfächer auf einen einheitlichen Stand bringen möchten.
3.9.2 Alle Profile aktivieren ¶
Aktiviert alle Profile mit einem Klick.
3.9.3 Alle Profile deaktivieren ¶
Deaktiviert alle Profile mit einem Klick. Nützlich für Wartungsarbeiten oder wenn Sie die Verarbeitung vorübergehend stoppen möchten.
3.9.4 Alle Profile entfernen ¶
Löscht alle Profile nach einer Sicherheitsabfrage.
Warnung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3.9.5 Profile importieren… ¶
Importiert Profile aus einer zuvor exportierten JSON-Datei. Das Programm erkennt automatisch das Format (V2, V3 oder V4) und bietet bei abhängigen Ressourcen wie Konten, Druckern oder Mapping-Tabellen einen Auswahl-Dialog, mit dem Sie selbst entscheiden, welche Bestandteile übernommen werden.
Konfliktbehandlung: Wenn ein importiertes Profil denselben Namen hat wie ein bestehendes, fragt das Programm nach.
Weitere Informationen: (siehe Kapitel 60.5)
3.9.6 Alle Profile exportieren… ¶
Exportiert alle Profile in eine JSON-Datei. Soll nur ein einzelnes Profil exportiert werden, verwenden Sie das Kontextmenü auf dem Eintrag in der Profilliste.
Tipp: Nutzen Sie den Export, um Profile zwischen verschiedenen Computern zu übertragen oder um Sicherungskopien einzelner Profile zu erstellen.
3.10 Suche ¶
Im rechten Bereich der Werkzeugleiste finden Sie ein Suchfeld zum Filtern der Profilliste. Sobald Sie einen Suchbegriff eingeben, beginnt die Live-Suche und zeigt nur noch passende Profile an. Eine leere Sucheingabe blendet alle Profile wieder ein.
3.10.1 Exklusiv anzeigen ¶
Wenn aktiviert, werden nur die Profile angezeigt, die dem Suchbegriff entsprechen. Nicht passende Profile werden ausgeblendet.
3.10.2 Markieren ¶
Wenn aktiviert, werden Profile, die dem Suchbegriff entsprechen, in der Liste hervorgehoben (markiert), während alle Profile sichtbar bleiben.
Tipp: Kombinieren Sie Markieren mit einer Mehrfachauswahl, um schnell alle Profile mit einem bestimmten Bestandteil im Namen gemeinsam zu aktivieren oder zu deaktivieren.
3.11 Tastenkombinationen ¶
| Aktion |
Tastenkombination |
| Profil bearbeiten |
Doppelklick |
| Mehrere Profile auswählen |
Strg + Klick |
| Bereich auswählen |
Umschalt + Klick |
| Alle auswählen (über Kontextmenü) |
Rechtsklick → Alles auswählen |