70.3 Nachschlagetabellen-Verwendung
70.3.1 Übersicht ¶
Nachschlagetabellen und globale Platzhalter sind in den Programmoptionen konfiguriert (siehe Kapitel 40.23 und Kapitel 40.24) - dieses Kapitel beschreibt die Verwendung als Platzhalter in Aufgaben. Nachschlagetabellen lösen einen Wert (z.B. Mandanten-Name) basierend auf E-Mail-Eigenschaften (z.B. Absender-Domäne) auf; globale Platzhalter sind feste Konstanten.
In allen Eingabefeldern, die Platzhalter unterstützen, können Sie diese Mappings direkt einsetzen - typische Anwendung: dynamische Pfad-Konstruktion, Mandanten-Routing, Code-zu-Klartext-Umwandlung.
70.3.2 Syntax ¶
| Platzhalter |
Bedeutung |
<CSVMapping{Mandanten}> |
Sucht in der Tabelle „Mandanten” einen Treffer und gibt die Ergebnisspalte zurück |
<SimpleMapping{Archivpfad}> |
Gibt den globalen Platzhalter „Archivpfad” zurück (fester Wert) |
Die Auswahl erfolgt im Platzhalter-Menü unter „Tabellen” - pro definierte Tabelle und pro globalem Platzhalter erscheint ein Eintrag.
70.3.3 Funktionsweise einer Nachschlagetabellen-Anfrage ¶
Beim Verarbeiten einer Mail mit Platzhalter <CSVMapping{Mandanten}>:
- Programm liest die in der Tabelle konfigurierten Abgleichspalten aus der Mail aus (z.B. Absender-Domäne)
- Sucht in der Tabelle nach einer Zeile, deren Werte alle mit den E-Mail-Werten übereinstimmen (UND-Verknüpfung der Abgleichspalten)
- Bei Treffer: gibt den Wert der Ergebnisspalte zurück
- Bei mehreren Treffern: nimmt den ersten und schreibt eine Warnung ins Fehler-Log
- Bei keinem Treffer: liefert leeren String oder den konfigurierten Standardwert
Der Vergleich kann je nach Spalten-Konfiguration exakt, als Substring-Match oder als Regex-Match erfolgen.
70.3.4 Beispiel: Mandanten-Routing ¶
Tabelle „Mandanten”:
| Absender-Domäne |
Mandantenname |
| mueller-gmbh.de |
Müller GmbH |
| schulze-kg.de |
Schulze KG |
| meier-ag.de |
Meier AG |
In der Aufgabe Anhänge speichern:
| Feld |
Wert |
| Pfad |
D:\Eingangsrechnungen\<CSVMapping{Mandanten}>\<EmailYear4>\<EmailMonth> |
Eingehende Mail von info@mueller-gmbh.de am 7.5.2026:
- Tabelle wird mit Absender-Domäne
mueller-gmbh.de durchsucht
- Treffer in Zeile 1: Mandantenname =
Müller GmbH
- Pfad wird zu:
D:\Eingangsrechnungen\Müller GmbH\2026\05
Bei einer Mail von kontakt@unbekannte-firma.de:
- Kein Treffer → Pfad würde zu
D:\Eingangsrechnungen\\2026\05 (mit doppeltem Backslash, weil der Wert leer ist) - sinnvoll ist deshalb meist ein Standardwert in der Tabelle (siehe 70.3.5)
70.3.5 Verhalten bei Kein-Treffer ¶
In den Tabellen-Definitionen (siehe Kapitel 40.23) lässt sich pro Tabelle festlegen, was bei einem fehlenden Treffer passiert:
| Konfiguration |
Verhalten |
| Standard |
Leerer String |
| Standardwert |
Konfigurierter Standardwert (z.B. „Unbekannt”) |
| Status-Flag setzen |
Profil-Status auf „Fehler” oder „Übersprungen” setzen - die Aufgabe wird abgebrochen |
So lässt sich vermeiden, dass Mails ohne Treffer in einem ungewollt benannten Pfad landen - sie können stattdessen in einem dedizierten „Unbekannt”-Ordner gesammelt werden oder die ganze Verarbeitung wird übersprungen.
70.3.6 Globale Platzhalter ¶
Globale Platzhalter (siehe Kapitel 40.24) sind einfacher: kein Abgleich, sondern fester Wert. Beispiel:
- Globaler Platzhalter „Archivpfad” mit Wert
D:\Eingangsrechnungen
- Verwendung:
<SimpleMapping{Archivpfad}>\<EmailYear4>\<EmailMonth>
- Ergebnis:
D:\Eingangsrechnungen\2026\05
Bei einer Pfad-Änderung (z.B. Wechsel des Archiv-Datenträgers) wird der Wert in den Programmoptionen einmal geändert - alle Profile, die den Platzhalter verwenden, übernehmen die Änderung automatisch.
70.3.7 Anwendungsfall ¶
Mandanten-Verzeichnisstruktur
Nachschlagetabelle „Mandanten” mit 50 Zeilen. Pfad in Anhänge speichern: <SimpleMapping{Archivpfad}>\<CSVMapping{Mandanten}>\<EmailYear4>\<EmailMonth>. Eingehende Mails landen automatisch im richtigen Mandanten-Ordner - bei neuem Mandanten reicht das Hinzufügen einer Zeile in der Tabelle.
70.3.8 Mehrspaltiger Abgleich ¶
Eine Nachschlagetabelle kann mehrere Abgleichspalten haben - der Treffer erfordert dann, dass alle Werte übereinstimmen. Beispiel:
Tabelle „Lieferanten”:
| Absender-Domäne |
Betreff enthält |
Lieferanten-Kategorie |
| mueller-gmbh.de |
Bestellung |
Hauptlieferant Bestellung |
| mueller-gmbh.de |
Rechnung |
Hauptlieferant Buchhaltung |
| schulze-kg.de |
Bestellung |
Nebenlieferant Bestellung |
Eine Mail von info@mueller-gmbh.de mit Betreff „Bestellung 12345” → Treffer in Zeile 1 → Kategorie Hauptlieferant Bestellung.
So lassen sich feinere Klassifizierungen abbilden, ohne separate Tabellen pro Schlüssel-Kombination zu pflegen.
70.3.9 Tipps ¶
- Nutzen Sie den Standardwert für unbekannte Schlüssel - sonst landen Mails in unbeabsichtigten Pfaden
- Bei Mehrfach-Treffern nimmt das Programm den ersten - die Reihenfolge in der Tabelle ist relevant. Bei Konflikten sollte die Tabellen-Konfiguration präzisiert werden