Automatic PDF Processor - PDF-Dateien automatisiert verarbeiten
Die Komplössung zur automatisierten Verarbeitung von PDF-Dokumenten

Sensible Daten in PDFs automatisch schwärzen

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatische Schwärzen von Texten in PDFs

Die Aufgabe "Text schwärzen" entfernt sensible Textbereiche dauerhaft und unwiderruflich aus PDF-Dokumenten. Im Gegensatz zu einer rein visuellen Überdeckung wird der zugrunde liegende Text tatsächlich aus dem Dokument entfernt — auch durch Kopieren, Suchen oder technische Analyse nicht mehr wiederherstellbar.

Typische Anwendungsfälle

  • DSGVO-Compliance: Personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Kontonummern entfernen
  • Anonymisierung: Dokumente für die Weitergabe an Dritte anonymisieren
  • Vertrauliche Informationen: Gehaltsdaten, Sozialversicherungsnummern oder interne Referenznummern entfernen
  • Archivierung: Sensible Daten vor der Langzeitarchivierung entfernen

Schritt 1: Neues Profil erstellen

Erstellen Sie ein neues Profil mit einem aussagekräftigen Namen wie "Personaldaten anonymisieren". Legen Sie den zu überwachenden Ordner fest.

Profil Personaldaten anonymisieren

Schritt 2: Datenextraktionsregeln erstellen

Die Schwärzung basiert auf Datenextraktionsregeln, die die zu schwärzenden Textbereiche lokalisieren. Erstellen Sie für jeden zu schwärzenden Bereich eine eigene Regel.

Regel Beschreibung Beispiel
Name Extrahiert den Mitarbeiternamen Keyword "Name:", Daten rechts daneben
Adresse Extrahiert die Anschrift Keyword "Anschrift:", Daten rechts daneben
IBAN Extrahiert die Kontonummer Keyword "IBAN:", Daten rechts daneben
Hinweis: Testen Sie die Extraktionsregeln gründlich mit Beispieldateien, bevor Sie die Schwärzung aktivieren. Die Qualität der Schwärzung hängt direkt von der Qualität der Regeln ab.

Schritt 3: Aufgabe "Text schwärzen" konfigurieren

Wechseln Sie zur Aufgabenansicht, wählen Sie die Aufgabe "Text schwärzen" und fügen Sie für jede Extraktionsregel einen Schwärzungseintrag hinzu:

Aufgabe Text schwärzen

Eigenschaft Beschreibung
Regel Die Datenextraktionsregel, die den zu schwärzenden Textbereich bestimmt
Farbe Die Farbe des Schwärzungsrechtecks (Standard: Schwarz)
Überlagerungstext Optionaler Text, der über der Schwärzung angezeigt wird (z.B. "GESCHWÄRZT")
Tipp: Verwenden Sie die Vorschau-Funktion, um die Schwärzungen vor der produktiven Verarbeitung zu prüfen.

Schritt 4: Speicherort festlegen

Legen Sie fest, wo die geschwärzten Dokumente gespeichert werden sollen: 

D:\Buchhaltung\Anonymisiert\<FileName>_anonymisiert

Speicherort für geschwärzte Dokumente

Ergebnis

Nach der Konfiguration werden alle in den überwachten Ordner abgelegten PDF-Dateien automatisch geschwärzt:

Original Verarbeitet
Name: Max Mustermann Name: █████ GESCHWÄRZT
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 IBAN: █████ GESCHWÄRZT

Tipps & Hinweise

  • Irreversibel: Die Schwärzung ist unwiderruflich. Erstellen Sie vorher eine Sicherungskopie, indem Sie eine "Datei kopieren"-Aufgabe vor die "Text schwärzen"-Aufgabe setzen.
  • Vorschau nutzen: Prüfen Sie die Schwärzungen mit der Vorschau-Funktion, bevor Sie die produktive Verarbeitung starten.
  • Farbwahl: Schwarz für klassische, sichtbare Schwärzung. Weiß für unauffälliges Entfernen, bei dem der Text einfach "verschwindet".
  • DSGVO: Die Schwärzungsfunktion kann zur Erfüllung von Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung beitragen.

Weitere Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Erste Schritte

Grundlegende Aufgaben

PDF-Bearbeitung

E-Rechnung & Archivierung

Praxisbeispiele


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