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Ordner überwachen - neue PDF-Dateien automatisch verschieben

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatisierte Verschieben von PDF-Dateien mit Automatic PDF Processor für Windows

Ein neues Profil anlegen

Das Anlegen eines neuen Profils erfolgt mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neues Profil..." der oberen Werkzeugleiste. Im sich daraufhin öffnenden Konfigurationsfenster können Sie dem Profil einen aussagekräftigen Namen geben (beispielsweise: Rechnungen verschieben) und optional einen Kommentar hinzufügen, z. B. den Zielordner. Kommentare werden mit in der Profilliste aufgeführt. Sofern notwendig, kann im darunterliegenden Eingabefeld das Passwort für die PDF-Dateien eingetragen werden.

Profil anlegen - Rechnungen verschieben

Den zu überwachenden Ordner festlegen

Wählen Sie einen Ordner aus, der überwacht werden soll, d. h. einen oder auch mehrere Ordner, in welchen die zu verschiebenden PDF-Dateien eingehen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Hinzufügen..." und wählen Sie einen der dort aufgelisteten Ordner aus.

Ordnerüberwachung einstellen

Einen oder mehrere Filter setzen

Um nur bestimmte PDF-Dateien automatisch zu verschieben, können Sie hier optional Filterkriterien festlegen. Beispielsweise kann ein Begriff aus dem Text des Dokuments und einen Teil des Dateinamens eingetragen werden. Möglich ist auch die Verwendung einer Liste, die beispielsweise sämtliche Kundennamen oder -nummern enthält. Filterbegriffe lassen sich mit logischen UND sowie ODER kombinieren. Auf der Registerkarte "Ergebnisvorschau" wird angezeigt, ob die (im nächsten Schritt) hinzugefügten Beispieldateien die Filterkriterien erfüllen.

PDF-Filter setzen

Einige Beispieldateien hinzufügen

Geben Sie hier 5 oder mehr PDF-Dateien an, welche den zu verarbeitenden Dateien entsprechen. In den Profileinstellungen erhalten Sie basierend auf diesen Beispieldateien eine Vorschau auf die extrahierten Daten, Verifizierungsergebnisse etc. Falls die PDF-Dateien ausschließlich gedruckt werden sollen, ist diese Angabe nicht erforderlich. Da jedoch auch die Ergebnisvorschau der Filterergebnisse auf den Beispieldateien beruht, ist diese Angabe zu empfehlen. Wählen Sie hier am besten Dateien, die in einem separaten Verzeichnis liegen und nicht verarbeitet werden, insbesondere nicht umbenannt oder verschoben werden.

PDF-Beispieldateien hinzufügen

Daten extrahieren

Wechseln Sie in den Profileinstellungen zur Kategorie "Datenextrahierung" und klicken Sie auf "Regeln anlegen/bearbeiten...", um den Regel-Editor zu öffnen. Sobald bereits einige Regeln angelegt sind, können Sie auch doppelt auf den Namen einer Regel klicken, um direkt zu dieser Regel zu navigieren.

Konfiguration - PDF-Daten-Übersicht

In der Regelverwaltung können Sie anhand der zuvor festgelegten Beispieldateien Werte aus dem Text der jeweiligen PDF-Datei extrahieren. Für die meisten Fälle ist der Datentyp "Text" die richtige Wahl. Beim Extrahieren eines Datums sollte auch der gleichnamige Datentyp gewählt werden. Dadurch haben Sie bei Verwendung des extrahierten Wertes die einzelnen Datumsbestandteile zur Verfügung und können diese beliebig kombinieren.

Mit dem Datentyp "Abfrage" oder "Abfrage (mit Liste)" können Sie einen Wert in Abhängigkeit vom Vorkommen bestimmter Schlüsselwörter in einem Platzhalter speichern. Mit einer "Abfrage (mit Liste)" können unter anderem kategorische Werte ermittelt werden. Zum Beispiel kann bei drei verschiedenen Berichtstypen (Tagesbericht, Wochenbericht, Monatsbericht) der im jeweiligen Dokument vorkommende Typ in einem Platzhalter "Berichtstyp" gespeichert und für den Namen etc. verwendet werden.

Datentyp des extrahierten Wertes

Bei der Angabe des Datenbereichs besteht die Wahl zwischen "Textblock" und "Erstes Zeichen". Die Standardeinstellung "Textblock" erfasst alle nachfolgenden Zeichen des am Suchwort angrenzenden Textblocks und ist in den meisten Fällen ausreichend. Falls der Textblock jedoch in einen angrenzenden Datenbereich überlappt, muss auf die Einstellung "Erstes Zeichen" gewechselt werden. Bei dieser Einstellung wird nur das erste sichtbare Zeichen des Textblocks als Extrahierungsergebnis verwendet – der Datenbereich muss hier also mittels der daneben liegenden Registerkarte "Datenbereich erweitern" erweitert werden.

Die sich unterhalb des Konfigurationsbereichs befindende Vorschau zeigt den aktuell extrahierten Wert an.

Konfiguration - PDF-Daten extrahieren

Aufgabe "Datei verschieben" aktivieren und konfigurieren

Wählen Sie den Aufgabentyp "Datei verschieben" aus und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".

Bestimmen Sie als nächstes das Basisverzeichnis für die Ablage. Im Gegensatz zum Basisverzeichnis können Sie für Unterordner sowie Dateinamen einen oder mehrere Platzhalter verwenden. Diese können zum Beispiel Eigenschaften der PDF-Datei enthalten oder aus dem Dokumententext extrahierte Daten wie eine Rechnungsnummer oder ein Rechnungsdatum. Klicken Sie zur Auswahl eines Platzhalters auf den gleichnamigen Link über dem Eingabefeld "Dateiname" und wählen den entsprechenden Menüeintrag aus.

Falls eine Datei gleichen Namens bereits existiert, kann festgelegt werden, wie sich das Programm verhalten soll. Wählen Sie zum Beispiel "Nummerierung anfügen" oder "Vorgang abbrechen".

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, das Änderungsdatum oder das Erstelldatum der verschobenen Datei zu ändern.

Konfiguration - PDF-Datei verschieben

Benachrichtigungen versenden lassen

In dieser Kategorie kann festgelegt werden, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen PDF-Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, ...) an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Der Versand dieser E-Mail kann erfolgen über:

  • das standardmäßige Outlook-E-Mail-Konto
  • einen SMTP-Server
  • einen Exchange-Server.
Benachrichtigung per E-Mail

Weitere Schritt-für-Schritt-Anleitungen


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