20 % Rabatt auf unsere Produkte

Geben Sie bei der Bestellung den Gutscheincode CyberBlack20 an (und klicken Sie danach auf "Aktualisieren").
Aktion gültig bis zum 30.11.2021

Ordner überwachen - neue PDF-Dateien automatisch verarbeiten

Anleitung für das Extrahieren von PDF-Daten mit Automatic PDF Processor

Vorherige Schritte:

Diese Anleitung sollte als Teil der unten aufgeführten Schritt-für-Schritt-Anleitungen gelesen werden. Vor dem Extrahieren der Daten sollten folgende Schritte also bereits vorgenommen worden sein:

  1. Das Profil wurde benannt
  2. Der zu überwachende Ordner wurde bestimmt
  3. Eventuell notwendige Filter wurden gesetzt
  4. Beispieldateien wurden hinzugefügt

Daten extrahieren

Wechseln Sie in den Profileinstellungen zur Kategorie "Datenextrahierung" und klicken Sie auf "Regeln anlegen/bearbeiten...", um den Regel-Editor zu öffnen. Sobald bereits einige Regeln angelegt sind, können Sie auch doppelt auf den Namen einer Regel klicken, um direkt zu dieser Regel zu navigieren.

Konfiguration - PDF-Daten-Übersicht

In der Regelverwaltung können Sie anhand der zuvor festgelegten Beispieldateien Werte aus dem Text der jeweiligen PDF-Datei extrahieren. Für die meisten Fälle ist der Datentyp "Text" die richtige Wahl. Beim Extrahieren eines Datums sollte auch der gleichnamige Datentyp gewählt werden. Dadurch haben Sie bei Verwendung des extrahierten Wertes die einzelnen Datumsbestandteile zur Verfügung und können diese beliebig kombinieren.

Mit dem Datentyp "Abfrage" oder "Abfrage (mit Liste)" können Sie einen Wert in Abhängigkeit vom Vorkommen bestimmter Schlüsselwörter in einem Platzhalter speichern. Mit einer "Abfrage (mit Liste)" können unter anderem kategorische Werte ermittelt werden. Zum Beispiel kann bei drei verschiedenen Berichtstypen (Tagesbericht, Wochenbericht, Monatsbericht) der im jeweiligen Dokument vorkommende Typ in einem Platzhalter "Berichtstyp" gespeichert und für den Namen etc. verwendet werden.

Datentyp des extrahierten Wertes

Bei der Angabe des Datenbereichs besteht die Wahl zwischen "Textblock" und "Erstes Zeichen". Die Standardeinstellung "Textblock" erfasst alle nachfolgenden Zeichen des am Suchwort angrenzenden Textblocks und ist in den meisten Fällen ausreichend. Falls der Textblock jedoch in einen angrenzenden Datenbereich überlappt, muss auf die Einstellung "Erstes Zeichen" gewechselt werden. Bei dieser Einstellung wird nur das erste sichtbare Zeichen des Textblocks als Extrahierungsergebnis verwendet – der Datenbereich muss hier also mittels der daneben liegenden Registerkarte "Datenbereich erweitern" erweitert werden.

Die sich unterhalb des Konfigurationsbereichs befindende Vorschau zeigt den aktuell extrahierten Wert an.

Konfiguration - PDF-Daten extrahieren

Nachfolgende Schritte:

Die extrahierten PDF-Daten können für Namen oder Pfad des jeweiligen PDF-Dokuments verwendet werden, um eine strukturierte Ablage zu erreichen. Für andere Anwendungsfälle lassen sich die Daten in einer separaten CSV-Datei oder einer Sammel-CSV-Datei speichern.

PDF-Daten verwenden

Schritt-für-Schritt-Anleitungen


Zur Automatic PDF Processor-Übersichtsseite
Automatic PDF Processor jetzt unverbindlich 30 Tage testen ...     Zum Download