Schritt-für-Schritt-Anleitung für den automatisierten Versand von Gehaltsabrechnungen
Die Verteilung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordert besonderen Datenschutz. Mit dem
Automatic PDF Processor können Sie Lohnscheine automatisch mit einem individuellen Passwort
(z.B. der Sozialversicherungsnummer) schützen und direkt an die Mitarbeiter versenden.
Übersicht des Workflows
- Lohnscheine werden als PDF im überwachten Ordner abgelegt
- Das Programm extrahiert die SV-Nummer und E-Mail-Adresse aus dem Dokument
- Der Lohnschein wird mit der SV-Nummer als Passwort geschützt
- Die geschützte PDF wird an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet
Schritt 1: Neues Profil erstellen
Erstellen Sie ein neues Profil mit dem Namen "Lohnscheine versenden".
Legen Sie den Ordner fest, in dem Ihr Lohnprogramm die PDF-Dateien ablegt.
Schritt 2: Extrahierungsregeln erstellen
Erstellen Sie Extrahierungsregeln für die benötigten Daten aus dem Lohnschein:
Regel 1: Sozialversicherungsnummer (für Passwort)
- Name: SVNummer
- Bestimmungsmodus: Per Schlüsselwort
- Schlüsselwort: "SV-Nummer:" oder "Sozialvers.-Nr.:"
- Datenbereich: Rechts vom Schlüsselwort
Regel 2: E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
Die E-Mail-Adresse kann auf verschiedene Arten ermittelt werden:
-
Option A - Aus Dokument: Wenn die E-Mail-Adresse im Lohnschein steht,
extrahieren Sie diese direkt.
-
Option B - Aus CSV-Zuordnung: Wenn die E-Mail nicht im Dokument steht,
verwenden Sie eine CSV-Datei mit der Zuordnung Personalnummer → E-Mail-Adresse.
Schritt 3: Aufgabe "Dateischutz ändern" konfigurieren
Aktivieren Sie die Aufgabe "Dateischutz ändern" und konfigurieren Sie den Passwortschutz:
- Verschlüsselung aktivieren: Ja
- Passwort-Typ: Dynamisch (aus Platzhalter)
- Passwort:
<RuleId:1(SVNummer)>
Dadurch wird jeder Lohnschein mit der individuellen Sozialversicherungsnummer des
jeweiligen Mitarbeiters verschlüsselt.
Schritt 4: E-Mail-Konto in den Programmoptionen einrichten
Öffnen Sie die Programmoptionen und konfigurieren Sie das E-Mail-Konto für den Versand.
Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:
- SMTP-Server: Direkte Verbindung zu Ihrem Mailserver
- Outlook: Versand über ein konfiguriertes Outlook-Konto
- Exchange Online: Microsoft 365 / Office 365
Schritt 5: Aufgabe "E-Mail versenden" konfigurieren
Aktivieren Sie die Aufgabe "E-Mail versenden" und konfigurieren Sie den Versand:
Empfänger:
- Empfänger-Typ: E-Mail-Adresse aus Platzhalter
- E-Mail-Adresse:
<RuleId:2(EMail)>
Betreff:
Ihre Gehaltsabrechnung <TodaysMonth>/<TodaysYear4>
Nachrichtentext:
Sehr geehrte/r Mitarbeiter/in,
anbei erhalten Sie Ihre Gehaltsabrechnung für den Monat <TodaysMonth>/<TodaysYear4>.
Das Passwort zum Öffnen der PDF-Datei ist Ihre Sozialversicherungsnummer.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Personalabteilung
Schritt 6: Versendete Lohnscheine archivieren (optional)
Empfehlung: Verschieben Sie versendete Lohnscheine automatisch in einen Archiv-Ordner.
Aktivieren Sie dazu zusätzlich die Aufgabe "Datei verschieben":
D:\Archiv\Lohnscheine\<TodaysYear4>\<TodaysMonth>
Alternative: E-Mail-Adressen aus CSV-Datei
Wenn die E-Mail-Adressen nicht im Lohnschein enthalten sind, können Sie eine
CSV-Zuordnungstabelle verwenden:
1. CSV-Datei erstellen
Personalnummer;EMail
12345;max.mustermann@firma.de
12346;erika.musterfrau@firma.de
12347;hans.meier@firma.de
2. DynamicQueryList in Programmoptionen einrichten
Öffnen Sie die Programmoptionen → Dynamische Abfragelisten und fügen Sie
eine neue Liste hinzu, die auf die CSV-Datei verweist.
3. Extrahierungsregel für E-Mail anpassen
- Datentyp: Query mit Liste
- Liste: Mitarbeiter-E-Mails
- Schlüssel:
<RuleId:3(Personalnummer)>
Ergebnis
Nach der Konfiguration werden alle im überwachten Ordner abgelegten Lohnscheine automatisch:
- Analysiert und die relevanten Daten (SV-Nummer, E-Mail) extrahiert
- Mit der individuellen SV-Nummer als Passwort verschlüsselt
- Per E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter versendet
- Im Archiv-Ordner abgelegt