Das Platzhalter-System für dynamische Automatisierung meistern
Auf einen Blick
- Schwierigkeit: Einsteiger bis Fortgeschritten
- Zeitbedarf: ~15 Minuten
- Voraussetzungen: Erste Schritte
- Was Sie lernen: Dateieigenschaften, extrahierte Daten-Platzhalter, Datumsformatierung
Was sind Platzhalter?
Platzhalter sind spezielle Kennzeichnungen in spitzen Klammern < >, die bei der
Verarbeitung einer PDF-Datei durch tatsächliche Werte ersetzt werden. Sie ermöglichen dynamische
Dateinamen, Ordnerpfade und E-Mail-Inhalte, die sich automatisch an jedes Dokument anpassen.
Beispiel:
Dateiname-Muster: <Dateiname>_<DateiErstelltJahr4>-<DateiErstelltMonat>
Ergebnis: Rechnung_2024-12.pdf
Arten von Platzhaltern
Es gibt drei Hauptkategorien von Platzhaltern:
| Kategorie |
Beschreibung |
Beispiel |
| Dateieigenschaften |
Informationen über die PDF-Datei selbst |
<Dateiname>, <ÜbergeordneterOrdner> |
| Datum/Uhrzeit |
Verschiedene Datumsformate basierend auf Datei- oder Verarbeitungsdatum |
<DateiErstelltJahr4>, <HeuteMonat> |
| Extrahierte Daten |
Aus PDF-Inhalt mittels Regeln extrahierte Werte |
<RuleId:1(Rechnungsnummer)> |
Dateieigenschaften-Platzhalter
Diese Platzhalter liefern Informationen über die zu verarbeitende PDF-Datei:
| Platzhalter |
Beschreibung |
Beispielwert |
<Dateiname> |
Originaler Dateiname (ohne Erweiterung) |
Rechnung-2024-001 |
<Dateierweiterung> |
Dateierweiterung |
.pdf |
<ÜbergeordneterOrdner> |
Name des enthaltenden Ordners |
Eingang |
<Quellordner> |
Vollständiger Pfad des Quellordners |
C:\Dokumente\Rechnungen |
<Seitenanzahl> |
Anzahl der Seiten im PDF |
3 |
<Dateigröße> |
Dateigröße in Bytes |
125432 |
Datums- und Uhrzeit-Platzhalter
Datums-Platzhalter sind für verschiedene Datumsquellen verfügbar: Dateierstellungsdatum,
Dateiänderungsdatum, Verarbeitungsdatum (heute) und aus PDF-Inhalt extrahierte Datumsangaben.
Datumsquellen:
| Präfix |
Datumsquelle |
DateiErstellt... |
Wann die Datei erstellt wurde |
DateiGeändert... |
Wann die Datei zuletzt geändert wurde |
Heute... |
Aktuelles Datum bei Verarbeitung |
RuleId:X(Name){...} |
Aus PDF-Inhalt extrahiertes Datum |
Datumskomponenten:
| Suffix |
Beschreibung |
Beispiel |
...Jahr4 |
4-stelliges Jahr |
2024 |
...Jahr2 |
2-stelliges Jahr |
24 |
...Monat |
Monat (2 Ziffern) |
12 |
...Monatsname |
Monatsname |
Dezember |
...Tag |
Tag des Monats (2 Ziffern) |
15 |
...Woche |
Kalenderwoche |
50 |
...Quartal |
Quartal (1-4) |
4 |
Beispiel: Nach Jahr und Monat organisieren
Unterordner: <DateiErstelltJahr4>\<DateiErstelltMonat>-<DateiErstelltMonatsname>
Ergebnis: 2024\12-Dezember
Extrahierte Daten-Platzhalter
Diese Platzhalter verwenden Werte, die aus dem PDF-Inhalt mittels Extraktionsregeln gewonnen wurden.
Die Syntax enthält die Regel-ID und optional den Regelnamen zur besseren Lesbarkeit.
Grundlegende Syntax:
<RuleId:1(Regelname)>
RuleId:1 - Die eindeutige ID-Nummer der Extraktionsregel(Regelname) - Der Name, den Sie der Regel gegeben haben (optional, aber empfohlen)
Beispiel: Rechnungs-Dateibenennung
Dateiname: <RuleId:1(Rechnungsnummer)>_<RuleId:2(Kundenname)>
Ergebnis: RE-2024-0042_Mustermann GmbH.pdf
Datumsformatierung für extrahierte Datumsangaben:
Wenn eine Extraktionsregel den Datentyp Datum verwendet, können Sie auf einzelne
Datumskomponenten mit geschweiften Klammern zugreifen:
<RuleId:2(Rechnungsdatum){Jahr4}>-<RuleId:2(Rechnungsdatum){Monat}>-<RuleId:2(Rechnungsdatum){Tag}>
Ergebnis: 2024-12-15 (ISO-Datumsformat)
Verfügbare Datumskomponenten: {Jahr4}, {Jahr2}, {Monat}, {Monatsname}, {Tag}, {Woche}, {Quartal}
So fügen Sie Platzhalter ein
- In jeder Aufgabenkonfiguration mit einem Textfeld (Dateiname, Unterordner, E-Mail-Betreff etc.)
- Klicken Sie auf den Link "Platzhalter einfügen" über dem Eingabefeld
- Wählen Sie die Kategorie: Dateieigenschaften, Datum/Uhrzeit oder Extrahierte Daten
- Wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus
- Der Platzhalter wird an der Cursorposition eingefügt
Tipp: Sie können Platzhalter auch direkt eingeben, wenn Sie die Syntax kennen. Die
Registerkarte Ergebnisvorschau zeigt, wie Platzhalter für Ihre Beispieldateien aufgelöst werden.
Platzhalter kombinieren
Sie können mehrere Platzhalter mit statischem Text kombinieren, um komplexe Benennungsmuster zu erstellen.
Verwenden Sie Unterstriche, Bindestriche oder andere Zeichen zum Trennen von Werten.
Beispiel: Vollständiger Archivpfad
- Basisordner:
C:\Archiv
- Unterordner:
<RuleId:1(Lieferant)>\<RuleId:2(Rechnungsdatum){Jahr4}>\<RuleId:2(Rechnungsdatum){Quartal}>Q
- Dateiname:
<RuleId:2(Rechnungsdatum){Jahr4}>-<RuleId:2(Rechnungsdatum){Monat}>-<RuleId:2(Rechnungsdatum){Tag}>_<RuleId:3(Rechnungsnummer)>
Ergebnis: C:\Archiv\Mustermann GmbH\2024\4Q\2024-12-15_RE-0042.pdf
Ergebnis
Nach Abschluss dieser Anleitung verstehen Sie:
- Die drei Arten von Platzhaltern (Dateieigenschaften, Datum, extrahierte Daten)
- Wie Sie Datumsangaben mit Datumskomponenten formatieren
- Wie Sie extrahierte Daten mit der RuleId-Syntax referenzieren
- Wie Sie Platzhalter für komplexe Benennungsmuster kombinieren
- Wie Sie Platzhalter in der Anwendung einfügen und in der Vorschau anzeigen
Kurzreferenz
Häufige Platzhalter-Muster:
| Anwendungsfall |
Muster |
| Datumsbasierter Archivordner |
<DateiErstelltJahr4>\<DateiErstelltMonat> |
| Rechnungsbenennung |
<RuleId:1(Nummer)>_<RuleId:2(Datum){Jahr4}-{Monat}-{Tag}> |
| Kundenordner-Organisation |
<RuleId:1(Kunde)>\<HeuteJahr4> |
| Zeitstempel-Backup |
<Dateiname>_<HeuteJahr4><HeuteMonat><HeuteTag> |