PDF-Daten in einer Datenbank speichern

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Rechnungsdaten automatisch in eine Datenbanktabelle schreiben

Diese Anleitung zeigt am Beispiel eines Rechnungseingangsbuchs, wie Automatic PDF Processor für jede eingehende Rechnung automatisch einen Datensatz in eine Datenbank schreibt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und der Ablageort der Datei landen ohne Handarbeit in einer Tabelle Ihrer Buchhaltungsdatenbank.

Die Verbindung erfolgt über ODBC. Damit funktioniert die Aufgabe mit praktisch jeder Datenbank, für die ein ODBC-Treiber existiert - Microsoft SQL Server, MySQL, MariaDB, PostgreSQL, Oracle, Microsoft Access und viele weitere. SQL-Kenntnisse sind für den hier gezeigten Weg nicht erforderlich: Sie wählen eine Tabelle und ordnen jeder Spalte einen Wert zu.

Hinweis: Diese Anleitung zeigt die Arbeitsweise "Tabelle befüllen" - den einfachsten Weg ohne SQL-Kenntnisse. Wer INSERT/UPDATE-Befehle oder gespeicherte Prozeduren einsetzen möchte, findet die Arbeitsweise "Eigener SQL-Befehl" am Ende der Anleitung sowie ausführlich in der Programmhilfe.

Schritt 1: Zieltabelle in der Datenbank vorbereiten

Legen Sie in Ihrer Datenbank eine Tabelle an (oder verwenden Sie eine vorhandene), die die gewünschten Werte aufnimmt. Für das Rechnungseingangsbuch genügt zum Beispiel diese Tabelle (hier für Microsoft SQL Server):

CREATE TABLE dbo.Rechnungseingang (
    Id      INT IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    Nummer  NVARCHAR(50) NOT NULL,
    Datum   DATE,
    Betrag  DECIMAL(18,2),
    Ablage  NVARCHAR(260),
    Erfasst DATETIME DEFAULT GETDATE()
);

Zwei Spalten füllt die Datenbank später selbst: Id (automatische Nummerierung) und Erfasst (Standardwert "aktuelles Datum"). Diese Spalten bleiben in der Aufgabe einfach ohne Zuordnung.

Schritt 2: Neues Profil erstellen

Erstellen Sie in Automatic PDF Processor ein neues Profil mit einem aussagekräftigen Namen wie "Rechnungseingangsbuch" und legen Sie den Ordner fest, in dem die eingehenden Rechnungen ankommen (z. B. C:\Dokumente\Eingang\Rechnungen).

Schritt 3: Extrahierungsregeln für die Werte anlegen

Legen Sie für jeden Wert, der in die Datenbank soll, eine Datenextrahierungsregel an. Für das Rechnungseingangsbuch sind das drei Regeln:

Schritt 4: Aufgabe "In Datenbank speichern" hinzufügen und Verbindung einrichten

Wechseln Sie zur Seite Aufgaben und fügen Sie die Aufgabe "In Datenbank speichern" hinzu. Richten Sie zunächst die Datenbankverbindung ein:

Für das Beispiel genügt die Verbindungsart SQL Server mit Servername, Datenbank Buchhaltung und Windows-Anmeldung. Klicken Sie anschließend auf "Verbindung testen" - bei Erfolg werden Server, Version und Datenbank angezeigt.

Schritt 5: Tabelle wählen und Spalten zuordnen

Im Bereich Datenbankziel ist die Arbeitsweise "Tabelle befüllen" bereits vorgewählt. Gehen Sie so vor:

1. Tabelle: Klicken Sie auf "Tabellen laden" und wählen Sie dbo.Rechnungseingang aus der Liste.
2. "Spalten aus Tabelle laden": Die Spalten erscheinen mit ihren Datentypen in der Liste. Pflichtspalten sind mit * markiert; automatisch vergebene Spalten wie Id erscheinen grau und bleiben ohne Zuordnung.
3. Werte zuordnen: Wählen Sie eine Spalte, tragen Sie unter Wert den gewünschten Platzhalter ein (Schaltfläche "Platzhalter einfügen") und klicken Sie auf Übernehmen.

Soll auch der endgültige Ablageort in der Datenbank stehen, fügen Sie dem Profil zusätzlich die Aufgabe "Verschieben" hinzu und platzieren Sie sie vor der Datenbank-Aufgabe. Die Platzhalter <ParentDirectory> und <FileName> liefern dann bereits den Ordner und Namen nach dem Verschieben.

Schritt 6: Vorschau prüfen und Testlauf starten

Klicken Sie auf "Vorschau mit Beispieldatei": Das Programm zeigt den fertigen Befehl mit den Werten einer Beispieldatei des Profils - inklusive Datentyp je Parameter (Text, Datum, Zahl oder NULL). Für die Vorschau wird nichts in die Datenbank geschrieben, Sie sehen aber exakt, was bei der Verarbeitung ankommen wird.

Speichern Sie das Profil und legen Sie eine Test-Rechnung in den überwachten Ordner. Nach der Verarbeitung finden Sie den neuen Datensatz in der Tabelle - mit echtem Datum in der Datumsspalte und echtem Dezimalbetrag in der Betragsspalte:

Id  Nummer         Datum       Betrag   Ablage                                   Erfasst
1   RE-2026-00147  2026-01-15  1425.62  C:\Dokumente\Archiv\2026\RE-Eingang.pdf  2026-09-02 14:31:07

Alternative: Eigener SQL-Befehl

Anwender mit SQL-Kenntnissen können statt der Tabellenzuordnung die Arbeitsweise "Eigener SQL-Befehl" wählen - etwa für UPDATE/MERGE-Befehle oder den Aufruf gespeicherter Prozeduren. Platzhalter werden direkt in den Befehl geschrieben, ohne Anführungszeichen:

INSERT INTO Rechnungseingang (Nummer, Datum, Betrag)
VALUES (<RuleId:1(Rechnungsnummer)>, <RuleId:2(Rechnungsdatum)>, <RuleId:3(Betrag)>)

Die Platzhalter werden dabei nicht als Text eingesetzt, sondern bei der Ausführung als typisierte Parameter übergeben. Apostrophe oder Sonderzeichen in den Werten sind dadurch unproblematisch, und der Befehl bleibt gegen SQL-Injection geschützt.

Häufige Probleme

Weitere Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Erste Schritte

• Erste Schritte - Ihr erstes ProfilEinsteiger
  
• Datenextraktion verstehenEinsteiger
  
• Datentypen verwendenFortgeschritten
  
• Datenquellen verwendenFortgeschritten
  
• Platzhalter-System erklärtEinsteiger
  

Grundlegende Aufgaben

• PDF-Dateien automatisch druckenEinsteiger
  
• PDF-Dateien automatisch umbenennenFortgeschritten
  
• PDF-Dateien automatisch verschiebenFortgeschritten
  
• PDF-Dateien automatisch trennenFortgeschritten
  
• PDF-Dateien automatisch zusammenfügenFortgeschritten
  
• PDF-Dateien automatisch per E-Mail versendenFortgeschritten
  
• PDF-Dateien automatisch durchsuchbar machen (OCR)Einsteiger
  
• PDF-Anhänge automatisch speichernEinsteiger
  
• PDF-Formulardaten auslesenFortgeschritten
  
• PDF-Daten extrahierenFortgeschritten
  

PDF-Bearbeitung

• Dokumente mit Wasserzeichen versehenFortgeschritten
  
• Verträge automatisch stempelnFortgeschritten
  
• Deckblätter und Leerseiten entfernenFortgeschritten
  
• Belege zu Rechnungen einbettenFortgeschritten
  
• Barcodes einfügenExperte
  
• Dokumente anonymisierenFortgeschritten
  
• PDF-Dateien komprimierenEinsteiger
  
• PDF-Seiten glättenEinsteiger
  
• PDF-Seiten automatisch drehenEinsteiger
  
• Sensible Daten in PDFs schwärzenFortgeschritten
  

E-Rechnung & Archivierung

• ZUGFeRD-E-Rechnungen erstellenExperte
  
• PDF/A für LangzeitarchivierungFortgeschritten
  
• Rechnungen automatisch archivierenFortgeschritten
  

Betrieb & Server

• Als Windows-Dienst einrichtenExperte
  

Praxisbeispiele

• Lohnscheine mit Passwort versendenExperte
  
• Lieferschein und Rechnung zusammenführenExperte
  
• Bewerbungsunterlagen sortierenFortgeschritten
  
• PDF-DateigruppierungExperte