Ordner überwachen - neue PDF-Dateien automatisch umbenennen

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatisierte Umbenennen von PDF-Dateien mit Automatic PDF Processor für Windows

Ein neues Profil anlegen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neues Profil..." in der Werkzeugleiste legen Sie ein neues Profil an und öffnen das Konfigurationsfenster. Tragen Sie einen passenden Namen für das Profil ein (z. B. Rechnungen von Firma Mustermann umbenennen) und fügen Sie optional einen Kommentar hinzu, z. B. PDF-Dateien im Netzwerkordner "Projekt X" archivieren. Sie können das Profil in der Log-Liste farblich hervorheben lassen, um die durchgeführten Aufgaben schneller voneinander unterscheiden zu können.

Profil anlegen - Rechnungen umbenennen

Den zu überwachenden Ordner bestimmen

Bestimmen Sie nun einen Ordner, der überwacht werden soll, d. h. einen oder auch mehrere Ordner, in welchen die zu verarbeitenden PDF-Dateien eingehen. Dazu klicken Sie auf "Hinzufügen..." und wählen anschließend einen der aufgelisteten Ordner.

Ordner überwachen

Filter setzen

In dieser Kategorie können Sie bei Bedarf verschiedene Filterkriterien festlegen. Tragen Sie beispielsweise einen Begriff aus dem Dokumententext und einen Teil des Dateinamens ein. Filterbegriffe lassen sich mit logischen UND sowie ODER kombinieren. Falls Sie keinen Filterbegriff eingeben, werden sämtliche in den überwachten Ordner eingehende PDF-Dateien umbenannt.

PDF-Filter

Daten extrahieren

Fügen Sie einige Beispieldateien in der gleichnamigen Kategorie hinzu und wechseln Sie anschließend zur Kategorie "Datenextrahierung". Klicken Sie auf "Regeln anlegen/bearbeiten...", um den Regel-Editor zu öffnen. Dort können Sie anhand der zuvor festgelegten Beispieldateien Werte aus dem Text der jeweiligen PDF-Datei extrahieren.

Konfiguration - PDF-Daten-Übersicht

Konfiguration - PDF-Daten extrahieren

Aufgabe "Datei umbenennen" aktivieren und konfigurieren

Wählen Sie als nächstes die Kategorie "Datei umbenennen" aus und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".

Für den Dateinamen können beliebig viele Platzhalter verwendet werden. Ein Platzhalter kann entweder für Eigenschaften der PDF-Datei stehen oder für aus dem Dokumententext extrahierte Werte, wie beispielsweise Rechnungsdatum, Rechnungsnummer etc. Zum Verwenden der Platzhalter klicken Sie auf den gleichnamigen Link über dem Eingabefeld "Dateiname" und wählen den entsprechenden Menüeintrag aus.

Hier können Sie auch das Verhalten des Programms für den Fall, dass bereits eine Datei gleichen Namens existiert, bestimmen. Wählen Sie zum Beispiel "Nummerierung anfügen" oder "Vorgang abbrechen".

Optional können Sie auch das Erstell- oder Änderungsdatum der verarbeiteten Datei anpassen.

Konfiguration - PDF-Datei umbenennen

Benachrichtigungen

Abschließend kann in dieser Kategorie festgelegt werden, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen PDF-Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, ...) an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für das Versenden der Statusnachrichten kann entweder das als Standard festgelegte Outlook-E-Mail-Konto verwendet werden oder ein beliebiges E-Mail-Konto für den Versand per SMTP.

Statusbericht per E-Mail
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