Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Textextraktion mit Automatic Email Processor

Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Teil aus dem Betreff oder Nachrichtentext einer eingehenden Mail herausziehen und ihn direkt in einen Ordner- oder Dateinamen einbauen - zum Beispiel eine Rechnungsnummer oder ein Aktenzeichen. Dazu nutzen wir einen regulären Ausdruck (kurz „Regex”) - ein kurzes Muster, das beschreibt, wonach gesucht werden soll.

Schritt 1: Was ist ein regulärer Ausdruck?

Ein regulärer Ausdruck ist ein Muster, mit dem das Programm einen bestimmten Teil eines Textes findet. Statt nach einem festen Wort zu suchen (z.B. nach INV-2026-1234), beschreiben Sie ein Muster (z.B. „die Buchstaben INV- gefolgt von vier Ziffern, einem Bindestrich und weiteren vier Ziffern”). So findet das Programm auch INV-2025-0042 oder INV-2027-9999 ohne dass Sie das Muster anpassen müssen.

Die wichtigsten Bausteine zum Einstieg:

Beispiele:

Das Programm nutzt die .NET-Regex-Syntax - identisch zu PowerShell. Bauen Sie das Muster am besten zuerst auf regex101.com (Syntax: .NET). Dort tippen Sie einen Beispiel-Betreff ein und probieren das Muster aus, bis es genau den Teil findet, den Sie wollen - das geht oft schneller, als die Syntax komplett zu verstehen.

Schritt 2: Regex-Platzhalter im Pfad oder Dateinamen einsetzen

Öffnen Sie das Profil im Bearbeiten-Modus, wechseln Sie zur Aufgabe Anhänge speichern und dann zum Tab Speicherort.

Klicken Sie in das Feld Verzeichnis oder Dateiname. Über die Schaltfläche Platzhalter einfügen finden Sie unter Regex zwei Einträge:

• Regex auf Betreff anwenden - fügt <BeginOfSubjectRegex>...<EndOfRegex> ein.
• Regex auf Nachrichtentext anwenden - fügt <BeginOfBodyRegex>...<EndOfRegex> ein.

Zwischen den beiden Markern tragen Sie Ihr Muster ein. Das Programm geht beim Verarbeiten jeder Mail wie folgt vor:

1. Es prüft, ob das Muster im Betreff (bzw. Nachrichtentext) vorkommt.
2. Den gefundenen Wert legt es in einem Platzhalter mit dem Namen $1 ab.
3. Den <BeginOf…>…<EndOfRegex>-Block selbst entfernt es aus dem Pfad.

Sie müssen das $1 daher zusätzlich an die Stelle setzen, an der der gefundene Wert erscheinen soll:

<BeginOfSubjectRegex>INV-\d{4}-\d{4}<EndOfRegex>$1

INV-2026-1234 entspricht dem Muster - dieser Wert wird in $1 abgelegt, der Block selbst verschwindet. Übrig bleibt im Pfad: INV-2026-1234.

Verkettung mit anderen Platzhaltern:

D:\Eingangsrechnungen\<EmailYear4>\<BeginOfSubjectRegex>INV-\d{4}-\d{4}<EndOfRegex>$1_<SenderName>.pdf

Daraus wird beim Verarbeiten z.B. D:\Eingangsrechnungen\2026\INV-2026-1234_Müller GmbH.pdf.

Schritt 3: Vorschau prüfen

Im Feld Vorschau sehen Sie das Ergebnis für die aktuell ausgewählte Beispielnachricht. Hier prüfen Sie zwei Dinge:

• Wurde überhaupt etwas gefunden? Wenn nicht, bleibt die Stelle leer.
• Stimmt der gefundene Wert mit dem überein, was Sie erwarten?

Schritt 4: Mehrere Teile aus einem Treffer herauslesen

Manchmal möchten Sie aus einem Fund mehrere Stücke einzeln verwenden - zum Beispiel das Jahr und die laufende Nummer einer Rechnung. Dafür setzen Sie Klammern um die Teile, die einzeln zurückgegeben werden sollen:

INV-(\d{4})-(\d{4})

Damit findet das Programm in INV-2026-1234:

• Erste Klammer: 2026 - landet in $1
• Zweite Klammer: 1234 - landet in $2

Im Pfad verwenden Sie die beiden Werte an unterschiedlichen Stellen:

D:\Archiv\<BeginOfSubjectRegex>INV-(\d{4})-(\d{4})<EndOfRegex>$1\Beleg-$2.pdf

Ergebnis: D:\Archiv\2026\Beleg-1234.pdf.

Hinweis: Kommt das Muster mehrfach in derselben Mail vor (z.B. weil das Aktenzeichen sowohl im Betreff als auch im Body steht), nimmt das Programm den ersten Fund und verarbeitet weitere Funde nicht. Wenn die gewünschte Stelle nicht der erste Fund ist, präzisieren Sie das Muster so, dass es nur an der gewünschten Stelle greift - z.B. mit einem konkreteren Präfix (INV-\d{4}-\d{4} statt \d{4}-\d{4}).

Schritt 5: Für komplexere Fälle - Textextraktions-Regeln

Wenn die <BeginOf…>…<EndOfRegex>-Variante nicht ausreicht (z.B. weil Sie den Bereich erst eingrenzen müssen, eine Datei-Anlage durchsuchen wollen oder zusätzlich eine Werte-Umwandlung über eine Nachschlagetabelle benötigen), gibt es Textextraktions-Regeln im Profil-Editor.

Über das Profil-Menü Textextraktion… öffnen Sie den Regel-Editor. Pro Regel definieren Sie:

• Quelle: Nachrichtentext oder Anhang (mit Datei-Filter).
• Bereich von / bis: Suchstring oder Muster, das den Anfang und das Ende des relevanten Abschnitts markiert.
• Einschränkung: Erste/letzte X Zeichen oder Regex auf den eingegrenzten Bereich.
• Werte-Umwandlung: Optionale Nachschlagetabelle für Code → Klartext.

Die fertige Regel wird über einen Platzhalter wie <MRuleId:5(Rechnungsnummer)> (für Nachrichtentext) oder <FRuleId:7(Belegnummer)> (für Datei-Anlage) eingebunden. Eine ausführliche Beschreibung der Regeln finden Sie im Hilfekapitel 70.2 (siehe Weiterführende Themen).

Häufige Probleme

Tipps

• Klein anfangen, dann verfeinern: beginnen Sie mit einem groben Muster (z.B. \d{4} für „eine vierstellige Zahl”) und prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau. Wenn zu viel gefunden wird, ergänzen Sie das Muster Schritt für Schritt um umgebenden Text (z.B. INV-\d{4} oder Rechnung \d{4}).
• Auf reguläre Strukturen achten: Rechnungsnummern haben oft ein festes Schema (Buchstaben-Präfix + Jahr + laufende Nummer). Je genauer Sie das Schema beschreiben, desto zuverlässiger wird das Ergebnis.

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 70.2 - Textextraktion mit allen Optionen (Bereich-Eingrenzung, Werte-Umwandlung, Anhang-Quellen)
• Programmhilfe Kapitel 70.1 - Liste aller verfügbaren Platzhalter
• Programmhilfe Kapitel 70.3 - Nachschlagetabellen (für Code → Klartext-Umwandlung des extrahierten Werts)
• Programmhilfe Kapitel 40.18 - Nachschlagetabellen in den Programmoptionen verwalten