Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verbinden eines Microsoft-365-Postfachs mit Automatic Email Processor für Windows

Diese Anleitung zeigt, wie ein Microsoft-365- oder Office-365-Postfach in Automatic Email Processor angebunden wird. Anders als bei klassischen IMAP-Konten wird hier kein Passwort hinterlegt. Stattdessen meldet sich Automatic Email Processor über das offizielle Microsoft-Anmeldeverfahren (OAuth) bei Microsoft 365 an - genau wie Outlook im Web. Der Zugriff funktioniert auch bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung und auf Konten, die per Single-Sign-On verwaltet werden.

Schritt 1: E-Mail-Konten-Verwaltung öffnen

Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Optionen…. In den Programmoptionen wechseln Sie zur Kategorie E-Mail-Konten und klicken in der Werkzeugleiste auf Hinzufügen….

Schritt 2: Kontotyp Microsoft 365 wählen

Tragen Sie unter Anzeigename einen sprechenden Namen ein (z.B. „Microsoft 365-Postfach” oder „Eingangsrechnungen”). Wählen Sie unter Kontotyp den Eintrag Microsoft 365. Der Editor blendet die IMAP-/SMTP-Felder aus und zeigt stattdessen die Microsoft-365-spezifischen Eingaben.

Schritt 3: E-Mail-Adresse eintragen

Tragen Sie unter E-Mail-Adresse die Adresse des Microsoft-365-Postfachs ein (z.B. info@contoso.onmicrosoft.com oder info@ihre-firma.de).

Optional - Freigegebenes Postfach: Soll Automatic Email Processor auf ein gemeinsam genutztes Postfach (Shared Mailbox) zugreifen, tragen Sie dessen Adresse unter Postfach-Adresse ein. Die Anmeldung erfolgt mit Ihrem persönlichen Konto (Schritt 4); Microsoft 365 leitet die Zugriffe dann auf das freigegebene Postfach um. Voraussetzung: Ihr Konto besitzt Vollzugriff auf die Shared Mailbox - das richtet ein IT-Administrator im Microsoft-365-Adminzentrum ein.

Lassen Sie das Feld leer, wenn nur das persönliche Postfach angebunden werden soll.

Schritt 4: Bei Microsoft anmelden

Klicken Sie auf Bei Microsoft anmelden…. Der Standardbrowser öffnet die offizielle Microsoft-Anmeldeseite.

Im Browser-Dialog:

1. Microsoft-365-E-Mail-Adresse eingeben.
2. Passwort eingeben.
3. Falls aktiv, Zwei-Faktor-Authentifizierung bestätigen (Authenticator-App, SMS oder Anrufcode).
4. Beim ersten Login einmalig die Berechtigungen für Automatic Email Processor prüfen und mit Akzeptieren bestätigen.

Nach erfolgreicher Anmeldung schließt sich das Browser-Fenster automatisch und der Konto-Editor zeigt den Erfolgsstatus.

Schritt 5: Erfolgsstatus prüfen

Unter den Anmelde-Schaltflächen erscheint die Bestätigung Authentifizierung erfolgreich.

Automatic Email Processor speichert ab jetzt nur ein verschlüsseltes Zugriffstoken im Windows-Benutzerprofil - kein Passwort. Microsoft 365 erneuert das Token im Hintergrund (typisch 60-90 Tage), solange das Programm regelmäßig läuft. Bei längerer Inaktivität oder erzwungener Neuanmeldung kann eine erneute Anmeldung über Bei Microsoft anmelden… nötig sein.

Schritt 6: Testnachricht senden und empfangen

Klicken Sie unten im Editor auf Testnachricht senden/empfangen…. Das Programm sendet sich eine kurze Test-E-Mail an die angegebene Adresse und versucht sie anschließend wieder über Microsoft Graph abzurufen.

• Erfolgreich: Eine Bestätigungsmeldung erscheint - mit OK schließen Sie den Editor.
• Fehler beim Senden oder Empfangen: Bei freigegebenem Postfach prüfen, ob das angemeldete Konto Vollzugriff hat. Bei Erst-Konfiguration kann es 1-2 Minuten dauern, bis Microsoft 365 interne Vorgänge abgeschlossen hat - ggf. erneut auf den Button klicken.

Schritt 7: Konto in einem Profil verwenden

Mit OK schließen Sie den Editor und kehren zur Konten-Liste zurück. Das neue Konto erscheint dort mit Anzeigename, Typ („Microsoft 365”) und E-Mail-Adresse.

Um das Konto in einem Profil zu nutzen, öffnen Sie ein Profil zur Bearbeitung und wechseln zu Überwachte Ordner → Hinzufügen…. Im Konto-Auswahl-Feld erscheint nun das neue Microsoft-365-Konto. Der Rest läuft wie in Erste Schritte beschrieben.

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 50.2 - „Microsoft Graph” mit Detail-Optionen (TenantId, ClientId, Token-Cache)
• Programmhilfe Kapitel 50.4 - Sicherheitsoptionen und Token-Speicherung
• Anleitung: IMAP-Konto einrichten - klassischer Zugang ohne OAuth (z.B. für IONOS, GMX, Gmail)
• Anleitung: Erste Schritte - vom Konto zum ersten produktiven Profil