Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anbinden eines lokalen Microsoft-Exchange-Servers (on-premises) an Automatic Email Processor
Diese Anleitung zeigt, wie Sie ein Postfach auf einem eigenen Exchange-Server (im lokalen Netzwerk oder Rechenzentrum, “on-premises”) in Automatic Email Processor einrichten. Sie gilt für Exchange Server 2016, 2019 und Exchange Server SE; ältere Versionen funktionieren nach demselben Muster.
Der Kontotyp Microsoft 365 kommt dafür nicht infrage: Er verbindet sich über die Graph-Schnittstelle der Microsoft-Cloud und funktioniert deshalb ausschließlich mit Microsoft-365- bzw. Exchange-Online-Postfächern. Für einen lokalen Exchange-Server verwenden Sie stattdessen den Kontotyp IMAP - Exchange unterstützt IMAP vollwertig (Ordner, Verschieben, Gelesen-Status, Echtzeit-Erkennung per IDLE). Die zugehörigen Dienste sind auf dem Server ab Werk allerdings deaktiviert und müssen einmalig eingeschaltet werden.
Auf einen Blick
- Schwierigkeit: Fortgeschritten (Administrator-Zugriff auf den Exchange-Server erforderlich)
- Zeitbedarf: ca. 15 Minuten
- Voraussetzungen: Exchange Management Shell auf dem Server, Zugangsdaten des Postfachs
- Ergebnis: Exchange-Postfach als IMAP-Konto, das in jedem Profil als Datenquelle ausgewählt werden kann
Video-Tutorial: Lokalen Exchange-Server anbinden (mit Sprachausgabe und optionalen Untertiteln)
Hinweis: Die Schritte 1 bis 3 finden auf dem Exchange-Server statt und erfordern Administrator-Rechte - geben Sie diese Anleitung ggf. an Ihre IT-Administration weiter. Ab Schritt 4 geht es am Rechner mit Automatic Email Processor weiter.
Schritt 1: IMAP-Dienste auf dem Exchange-Server aktivieren
In der Standardinstallation von Exchange sind die IMAP-Dienste deaktiviert. Öffnen Sie auf dem Exchange-Server eine PowerShell als Administrator und aktivieren Sie beide Dienste - den Clientzugriffs-Dienst und den Backend-Dienst:
Set-Service MSExchangeIMAP4 -StartupType Automatic
Set-Service MSExchangeIMAP4BE -StartupType Automatic
Start-Service MSExchangeIMAP4
Start-Service MSExchangeIMAP4BE
Alternativ erledigen Sie das in der Windows-Diensteverwaltung (services.msc): Setzen Sie die Dienste Microsoft Exchange IMAP4 und Microsoft Exchange IMAP4-Backend jeweils auf Starttyp “Automatisch” und starten Sie beide.
Wichtig: Es müssen wirklich beide Dienste laufen. Läuft nur der Clientzugriffs-Dienst, nimmt der Server zwar Verbindungen an, die Anmeldung scheitert aber.
Schritt 2: Zertifikat für IMAP aktivieren
Exchange verschlüsselt IMAP-Verbindungen mit einem Server-Zertifikat. Damit die Verbindung zustande kommt, muss dem IMAP-Dienst ein Zertifikat zugewiesen sein, dessen Name zum Servernamen passt, den die Clients verwenden (z.B. mail.firma.de).
Öffnen Sie die Exchange Management Shell und lassen Sie sich die vorhandenen Zertifikate anzeigen:
Get-ExchangeCertificate
Wählen Sie das Zertifikat, dessen Name (CN bzw. SAN-Eintrag) dem gewünschten Servernamen entspricht, und aktivieren Sie es für IMAP. Anschließend die IMAP-Dienste neu starten:
Enable-ExchangeCertificate -Thumbprint <Thumbprint> -Services IMAP
Restart-Service MSExchangeIMAP4
Restart-Service MSExchangeIMAP4BE
Sind mehrere passende Zertifikate vorhanden, legen Sie zusätzlich explizit fest, welches der IMAP-Dienst verwenden soll:
Set-ImapSettings -X509CertificateName mail.firma.de
Vertrauensstellung: Auf dem Rechner, auf dem Automatic Email Processor läuft, muss das Zertifikat als vertrauenswürdig gelten. Bei einem Zertifikat einer öffentlichen oder internen Zertifizierungsstelle ist das in der Regel automatisch der Fall. Bei einem selbstsignierten Zertifikat importieren Sie dessen Stammzertifikat auf dem AEP-Rechner in den Speicher “Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen”. Das Programm akzeptiert aus Sicherheitsgründen keine nicht vertrauenswürdigen Zertifikate - eine Option zum Ignorieren von Zertifikatsfehlern gibt es bewusst nicht.
Schritt 3: Erreichbarkeit prüfen
Exchange verwendet für IMAP standardmäßig Port 993 (SSL/TLS) und Port 143 (StartTLS); die aktuellen Werte zeigt Get-ImapSettings. Stellen Sie sicher, dass eine eventuelle Firewall zwischen dem AEP-Rechner und dem Exchange-Server Port 993 durchlässt.
Tipp: Vom AEP-Rechner aus lässt sich die Erreichbarkeit ohne Zusatzwerkzeuge testen - in einer PowerShell: Test-NetConnection mail.firma.de -Port 993. Steht dort TcpTestSucceeded : True, ist der Weg frei.
Schritt 4: Konto in Automatic Email Processor einrichten
Öffnen Sie in Automatic Email Processor das Hauptmenü, wählen Sie Optionen… und wechseln Sie zur Kategorie E-Mail-Konten. Klicken Sie auf Hinzufügen… und füllen Sie den Konto-Editor aus:
- Anzeigename: ein sprechender Name, z.B. “Buchhaltung (Exchange)”.
- Kontotyp: IMAP.
- Posteingangsserver (IMAP): der Servername aus Schritt 2 (z.B.
mail.firma.de - exakt der Name, auf den das Zertifikat ausgestellt ist), Port 993, Sicherheit SSL.
- Benutzername: in der Regel die E-Mail-Adresse des Postfachs. Schlägt die Anmeldung damit fehl, versuchen Sie den Windows-Anmeldenamen in der Form
DOMÄNE\Benutzer oder als UPN (benutzer@firma.local).
- Passwort: das Windows-Kennwort des Postfach-Benutzers.
- Postausgangsserver (SMTP): derselbe Server, Port 587, Sicherheit StartTLS, gleiche Anmeldedaten. Exchange nimmt authentifizierte Sendungen über den standardmäßig vorhandenen Clientempfangsconnector auf Port 587 an.
Die einzelnen Editor-Felder mit Screenshots beschreibt die Anleitung: IMAP-Konto einrichten - ab dem Eintragen der Server-Daten ist das Vorgehen identisch.
Schritt 5: Testnachricht senden und empfangen
Klicken Sie unten im Konto-Editor auf Testnachricht senden/empfangen…. Das Programm sendet eine Test-E-Mail über den Exchange-Server an die eigene Adresse und holt sie anschließend per IMAP wieder ab - damit sind SMTP- und IMAP-Verbindung in einem Durchgang geprüft.
- Erfolgreich: Mit OK schließen Sie den Editor. Das Konto steht ab sofort in allen Profilen als Datenquelle zur Verfügung.
- Zertifikatsfehler: Zertifikat noch nicht dem IMAP-Dienst zugewiesen oder auf dem AEP-Rechner nicht vertrauenswürdig - siehe Schritt 2 und die Tabelle unten.
- Anmeldefehler: Benutzername im Format
DOMÄNE\Benutzer bzw. als UPN versuchen (siehe Schritt 4).
Alternative: POP3 statt IMAP
Auch POP3 wird von Exchange unterstützt und lässt sich nach demselben Muster aktivieren: Dienste Microsoft Exchange POP3 und Microsoft Exchange POP3-Backend einschalten (MSExchangePOP3 / MSExchangePOP3BE), Zertifikat mit Enable-ExchangeCertificate -Thumbprint <Thumbprint> -Services POP zuweisen, Standard-Port 995 (SSL/TLS).
POP3 hat gegenüber IMAP jedoch spürbare Einschränkungen: Es sieht nur den Posteingang, kann Nachrichten nicht in Unterordner auf dem Server verschieben und bietet keine Echtzeit-Erkennung neuer E-Mails. Verwenden Sie POP3 daher nur, wenn IMAP in Ihrer Umgebung nicht infrage kommt.