Ordner überwachen - PDF-Dateien nach individuellen Regeln automatisch umbenennen

Automatic PDF Processor

Automatic PDF Processor ermöglicht unter anderem das automatisierte Umbenennen von PDF-Dateien. Dafür kann unter anderem der Dateiinhalt verwendet werden, um beispielsweise eingegangene Rechnungen nach einem enthaltenen Rechnungsdatum zu benennen, Protokolle nach einer Protokollnummer, etc. Zusätzlich können Dokument-Metadaten verwendet werden. Damit lässt sich zum Beispiel der Titel oder das Erstellungsdatum des PDF-Dokuments mit in den Dateinamen integrieren. Der neue Name kann beliebig aus neuen sowie bestehenden Namens­bestand­teilen zusammengestellt werden. Auch die Namen der Elternordner können mit in den Namen einfließen.

Um sicherzustellen, dass nur bestimmte PDF-Dateien automatisch umbenannt werden, lassen sich verschiedene Filter setzen. Als Filterkriterien können unter anderem der Text des PDF-Dokuments, dessen Metadaten oder allgemeine Dateiinformationen wie Dateiname oder Dateidatum verwendet werden. Für das Extrahieren von PDF-Daten können beliebig viele Extrahierungsregeln angelegt werden. Extrahierungsregeln beinhalten auch das optionale Validieren und Formatieren des extrahierten Wertes. Die extrahierten PDF-Daten können dann mittels Platzhalter in den neuen Dateinamen integriert werden.

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Beliebig viele Ordner überwachen

Eingehende PDF-Dateien untersuchen und passende Regeln anwenden

Optionale Filter anwenden

Umzubenennende PDF-Dateien eingrenzen durch flexible Filter

Dateien automatisch umbenennen

PDF-Dateien beispielsweise nach Dateiinhalt umbenennen

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. PDF-Datei als Parameter an ein Programm übergeben

Mit Automatic PDF Processor können Sie (unter anderem):

  • Den Dateinamen dynamisch aus Eigenschaften des PDF-Dokuments erzeugen lassen
  • Individuelle Profile für verschiedene Benennungsregeln erstellen
  • Beliebig viele Ordner überwachen
  • Filtern nach Dokumententext, Dateidatum, Anhangsname oder -anzahl, Titel ...
  • Alle PDF-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Kriterien) nachträglich verarbeiten
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen erstellen und optional zusenden lassen
  • Die automatische Umbenennung von PDF-Dateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um PDF-Dateien beispielsweise nur zu Bürozeiten zu verarbeiten
  • Einen Scan- und OCR-Vorgang mit einer anschließenden automatischen Namensvergabe durch den Automatic PDF Processor kombinieren, um auch ältere PDF-Dokumente aussagekräftig benannt ablegen zu können
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit dem Pfad der jeweiligen PDF-Datei als Parameter starten
  • Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen

PDF-Dateiinhalt für den Namen verwenden

Automatic PDF Processor - Extrahierungseinstellungen

Automatic PDF Processor erlaubt das automatische Extrahieren von Daten aus PDF-Dokumenten. Beispielsweise lassen sich Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, -empfänger oder -datum extrahieren und zur Benennung verwenden. PDF-Daten können auf verschiedene Weise aus dem Dokument extrahiert werden. Für Rechnungen und andere Dokumenttypen mit einer variablen Position der relevanten Daten empfiehlt sich die Datenbestimmung mittels Schlüsselwort. Dabei werden eines oder mehrere Suchwörter angegeben (z. B.: Rechnungsnummer:) und anschließend die Position des Datenbereichs (z. B.: rechts daneben) ausgewählt.

Eine weitere Möglichkeit ist die positionsbasierende Datenbestimmung durch Verschieben eines Auswahlrechtecks. Auch interessant ist die Option, einen Wert abhängig vom Vorhandensein von Schlüsselwörtern in einen Platzhalter zu speichern. Dies kann beispielsweise zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten dienen.

PDF-Metadaten für den Namen verwenden

Automatic PDF Processor - Metadaten-Auswahl

Für den Dateinamen können zahlreiche Metadaten verwendet werden. Damit kann beispielsweise der Titel des Dokuments zum Bestandteil des Dateinamens werden. Auf der Registerkarte "Formatierung" befinden sich zahlreiche Optionen zur Bearbeitung des ermittelten Wertes. Unter anderem lässt sich ein Teil des Wertes ersetzen oder entfernen, unter anderem mit der Verwendung von regulären Ausdrücken. Weiterhin kann ein Begriff hinzugefügt werden und mehrzeiliger Text auf eine beliebige Zeile reduziert werden. Das Programm bietet immer eine Echtzeitvorschau, die auf den hinzugefügten Beispieldateien beruht.

Folgende Metadaten können für den Dateinamen verwendet werden:

  • Titel, Autor, Thema
  • Stichwörter, Erstellt mit, Programmname
  • Erstelldatum, Änderungsdatum
  • Versionsnummer, Seitenanzahl

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