34 Text schwärzen

34.1 Beschreibung

Die Aufgabe Text schwärzen entfernt sensible Textbereiche dauerhaft und irreversibel aus einem PDF-Dokument. Die zu schwärzenden Bereiche werden über Datenextrahierungsregeln bestimmt. Im Gegensatz zu einer rein visuellen Abdeckung wird der zugrundeliegende Text tatsächlich aus dem Dokument entfernt.

Wichtig: Echte Schwärzung

Bei einer echten Schwärzung (Redaction) wird der Text nicht nur visuell überdeckt, sondern physisch aus dem PDF entfernt. Die geschwärzten Bereiche können nicht wiederhergestellt werden — auch nicht durch Kopieren, Suchen oder technische Analyse.

Typische Anwendungsfälle

DSGVO-Konformität: Personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Kontonummern aus Dokumenten entfernen
Anonymisierung: Dokumente für die Weitergabe an Dritte anonymisieren
Vertrauliche Informationen: Gehaltsdaten, Sozialversicherungsnummern oder interne Referenznummern entfernen
Behördliche Anfragen: Dokumente für Auskunftsersuchen datenschutzkonform aufbereiten
Archivierung: Sensible Daten vor der Langzeitarchivierung entfernen

34.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

34.3 Schwärzungen

In der Schwärzungsliste definieren Sie, welche Textbereiche geschwärzt werden sollen. Jeder Eintrag verweist auf eine Datenextrahierungsregel und legt die Darstellung der Schwärzung fest.

Schwärzungseintrag

Jeder Eintrag besteht aus:

Eigenschaft	Beschreibung
Regel	Die Datenextrahierungsregel, die den zu schwärzenden Textbereich bestimmt
Farbe	Die Farbe des Schwärzungsrechtecks (Standard: Schwarz)
Overlay-Text	Optionaler Text, der über der Schwärzung angezeigt wird (z.B. “GESCHWÄRZT”)

Schwärzungseinträge verwalten

Schaltfläche	Beschreibung
Hinzufügen	Neuen Schwärzungseintrag erstellen
Bearbeiten	Ausgewählten Eintrag bearbeiten
Entfernen	Ausgewählten Eintrag löschen
Nach oben/unten	Reihenfolge der Einträge anpassen
Vorschau	Vorschau der Schwärzungen anhand der Beispieldateien

Regelreferenz

Die Schwärzung verwendet Ihre Datenextrahierungsregeln, um die zu schwärzenden Textbereiche zu lokalisieren. Erstellen Sie zunächst eine Extrahierungsregel, die den gewünschten Text findet, und referenzieren Sie diese dann in der Schwärzungskonfiguration.

Beispiel: Eine Regel “Name” extrahiert den Namen des Empfängers. In der Schwärzungskonfiguration wird diese Regel ausgewählt — der gefundene Textbereich wird dann geschwärzt.

Vorschau

Mit der Schaltfläche Vorschau können Sie die Schwärzungen vorab an den im Profil hinterlegten Beispieldateien überprüfen. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Bereiche geschwärzt werden, bevor die Verarbeitung gestartet wird.

34.4 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die geschwärzte PDF-Datei an.

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die bearbeitete Datei fest.

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
(leer)	`Vertrag.pdf` (Originalname)
`<FileName>_anonymisiert`	`Vertrag_anonymisiert.pdf`

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert.

34.5 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der bearbeiteten Datei ändern.

34.6 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Schwärzen kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Parameter: Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der bearbeiteten Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname

34.7 Beispiel: Personaldaten anonymisieren

Ausgangssituation

Gehaltsabrechnungen enthalten personenbezogene Daten (Name, Adresse, Kontonummer), die vor der Weitergabe an die Buchhaltung geschwärzt werden müssen.

Konfiguration

Datenextrahierungsregeln erstellen:
- Regel “Name” — Extrahiert den Mitarbeiternamen
- Regel “Adresse” — Extrahiert die Anschrift
- Regel “IBAN” — Extrahiert die Kontonummer
Schwärzungseinträge:
- Regel “Name” → Farbe: Schwarz, Overlay-Text: “GESCHWÄRZT”
- Regel “Adresse” → Farbe: Schwarz, Overlay-Text: “GESCHWÄRZT”
- Regel “IBAN” → Farbe: Schwarz, Overlay-Text: “GESCHWÄRZT”
Verzeichnis: D:\Buchhaltung\Anonymisiert
Dateiname: <FileName>_anonymisiert

Ergebnis

Original	Bearbeitet
Name: Max Mustermann	Name: █████████ GESCHWÄRZT
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00	IBAN: █████████ GESCHWÄRZT

34.8 Beispiel: Vertrauliche Referenznummern entfernen

Ausgangssituation

Verträge enthalten interne Referenznummern, die vor der Weitergabe an externe Partner entfernt werden sollen.

Konfiguration

Datenextrahierungsregel erstellen:
- Regel “Referenz” — Extrahiert die interne Referenznummer (z.B. per Keyword “Ref:”)
Schwärzungseintrag:
- Regel “Referenz” → Farbe: Weiß, Overlay-Text: (leer)
Verzeichnis: D:\Verträge\Extern
Dateiname: <FileName>

Ergebnis

Die Referenznummern werden mit weißen Rechtecken überdeckt und der Text entfernt. Durch die weiße Farbe und den fehlenden Overlay-Text sind die Schwärzungen optisch unauffällig.

34.5 Tipps und Hinweise

Datenextrahierungsregeln vorbereiten

Die Qualität der Schwärzung hängt direkt von der Qualität Ihrer Extrahierungsregeln ab. Testen Sie die Regeln gründlich mit den Beispieldateien, bevor Sie die Schwärzung aktivieren.

Vorschau nutzen

Nutzen Sie die Vorschau-Funktion, um die Schwärzungen vor der produktiven Verarbeitung zu überprüfen. So vermeiden Sie unbeabsichtigte Schwärzungen oder übersehene Bereiche.

Farbwahl

Farbe	Verwendung
Schwarz	Klassische Schwärzung, deutlich sichtbar
Weiß	Unauffällige Entfernung, Text “verschwindet”
Andere Farben	Farbcodierung nach Kategorie (z.B. Rot für Namen, Blau für Adressen)

Overlay-Text

Der optionale Overlay-Text wird über der Schwärzung angezeigt. Typische Texte: - “GESCHWÄRZT” / “REDACTED” - “***” - “[ENTFERNT]”

Irreversibilität

Die Schwärzung ist irreversibel. Erstellen Sie vorher eine Sicherungskopie, indem Sie eine “Datei kopieren”-Aufgabe vor der “Text schwärzen”-Aufgabe platzieren.

Reihenfolge beachten

Platzieren Sie “Text schwärzen” vor Aufgaben wie Kopieren, Verschieben oder E-Mail-Versand. So arbeiten nachfolgende Aufgaben mit dem geschwärzten Dokument.

DSGVO-Konformität

Die Schwärzungsfunktion kann zur Erfüllung von Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beitragen. Beachten Sie jedoch, dass die korrekte Umsetzung des Datenschutzes weitere organisatorische und technische Maßnahmen erfordert.

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