36 Programmoptionen
36.1 Übersicht
Die Programmoptionen enthalten zentrale Einstellungen, die für alle Profile gelten. Hier konfigurieren Sie das E-Mail-Konto zum Versenden, Verarbeitungszeiten, Backup-Einstellungen und weitere programmweite Funktionen.
Aufrufen: Menü Extras → Optionen… oder Tastenkürzel Strg+O
36.2 Allgemein
Sprache
Wählen Sie die Programmsprache: - Deutsch (Standard) - English
Die Änderung wird nach einem Neustart des Programms wirksam.
Autostart
| Option |
Beschreibung |
| Mit Windows starten |
Das Programm wird automatisch beim Windows-Start ausgeführt |
| In den Infobereich starten |
Das Programm startet minimiert im Infobereich (System Tray) |
Verhalten bei Minimieren/Schließen
| Option |
Beschreibung |
| In den Infobereich minimieren |
Beim Minimieren wird das Programm in den Infobereich verschoben |
| Beim Schließen in den Infobereich |
Der Schließen-Button minimiert das Programm statt es zu beenden |
Zentral verwaltete Profildatei
Für Unternehmensumgebungen können Sie eine zentral verwaltete Profildatei angeben, die von allen Arbeitsplätzen gelesen wird.
| Option |
Beschreibung |
| Profildatei |
Pfad zur zentralen Profiles.json |
| Bearbeitung erlauben |
Wenn deaktiviert, können Profile nur gelesen, nicht geändert werden |
| Verarbeitung im Admin-Modus unterdrücken |
Verarbeitung wird ausgesetzt, wenn die zentrale Datei bearbeitet wird |
Passwortspeicherung
Bestimmt, wo sensible Passwörter gespeichert werden:
| Modus |
Beschreibung |
| Verschlüsselt in Konfiguration |
Passwörter werden AES-verschlüsselt in den JSON-Dateien gespeichert (Standard) |
| Windows-Anmeldeinformationsverwaltung |
Passwörter werden im Windows-Tresor (Credential Manager) gespeichert |
Empfehlung: Für den Dienst-Betrieb oder geteilte Konfigurationen ist die Windows-Anmeldeinformationsverwaltung sicherer.
Arbeitsverzeichnis
Legt fest, wo das Programm seine temporären Dateien ablegt - etwa Zwischenkopien bei der Verarbeitung sehr großer PDF-Dateien, Teil-Dateien beim Aufteilen oder Zwischenstände beim Zusammenführen. Bleibt das Feld leer, wird ein Standardordner im Benutzerprofil verwendet.
Die Angabe eines eigenen Verzeichnisses ist vor allem dann sinnvoll, wenn das Systemlaufwerk wenig freien Speicherplatz hat: Bei großen Dokumenten kann vorübergehend Platz in der Größenordnung der Dateigröße benötigt werden. Wählen Sie in diesem Fall einen Ordner auf einem Laufwerk mit ausreichend Platz.
Hinweis: Ist das angegebene Verzeichnis zur Laufzeit nicht erreichbar (z. B. ein getrenntes Netzlaufwerk), verwendet das Programm automatisch wieder den Standardordner und vermerkt dies im Diagnoseprotokoll.
36.3 Verarbeitung
Prüfintervall
Legen Sie fest, wie oft das Programm die überwachten Ordner auf neue Dateien prüft.
| Einstellung |
Standard |
| Sekunden zwischen Prüfungen |
120 (2 Minuten) |
Hinweis: Ein kürzeres Intervall führt zu schnellerer Verarbeitung, erhöht aber die Systemlast.
Pause zwischen Verarbeitungen
Optional können Sie eine Pause zwischen der Verarbeitung einzelner Dateien festlegen. Dies ist nützlich bei externen Systemen, die Zeit für die Synchronisation benötigen.
Verarbeitungszeitraum einschränken
Beschränken Sie die Verarbeitung auf bestimmte Zeiten:
| Einstellung |
Beschreibung |
| Wochentage |
Nur an ausgewählten Tagen verarbeiten |
| Von/Bis |
Zeitraum für die Verarbeitung (z.B. 09:00-17:00) |
Anwendungsfall: Verarbeitung nur während der Geschäftszeiten, um beispielsweise nur bei Anwesenheit von Personal zu drucken.
Fehlerbehandlung
Bei Fehlern benachrichtigen
Aktivieren Sie diese Option, um bei Verarbeitungsfehlern automatisch eine E-Mail zu erhalten.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Empfänger |
E-Mail-Adressen für Fehlerbenachrichtigungen (kommagetrennt) |
Dateien bei Fehlern verschieben
| Einstellung |
Beschreibung |
| Dateien mit Fehlern verschieben |
Dateien, die nicht verarbeitet werden konnten, in einen separaten Ordner verschieben |
| Zielordner |
Pfad zum Fehler-Ordner |
Dateien ohne Text
Optionen für PDFs, die keinen extrahierbaren Text enthalten:
| Option |
Beschreibung |
| Verschieben |
In einen separaten Ordner verschieben |
| Per E-Mail senden |
An die angegebenen Empfänger senden |
| Ignorieren |
Diese Dateien von der Verarbeitung ausschließen |
Dateien ohne Filter-Treffer
| Option |
Beschreibung |
| Verschieben |
Dateien, die keinem Profil-Filter entsprechen, in einen Ordner verschieben |
| Zielordner |
Pfad zum Ordner für nicht zugeordnete Dateien |
Erweiterte Einstellungen
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Verschobene Dateien als bekannt behandeln |
Ja |
Dateien, die vom Programm verschoben wurden, werden bei erneutem Erscheinen am Ursprungsort nicht erneut verarbeitet |
| ML für Barcode-Erkennung aktivieren |
Ja |
Maschinelles Lernen (lokal) für verbesserte Barcode-Erkennung |
| Bereits verarbeitete Dateien merken |
Ja |
Speichert Prüfsummen verarbeiteter Dateien zur Vermeidung von Mehrfachverarbeitungen. Beim Deaktivieren erscheint eine Sicherheitsabfrage mit Hinweis auf die Konsequenzen (siehe Hinweis unten) |
| Prüfsummen-Aufbewahrung (Tage) |
90 |
Wie lange Datei-Prüfsummen gespeichert werden (0 = unbegrenzt) |
| Zeitlimit für die Dateiverarbeitung (Sekunden) |
0 |
Maximale Verarbeitungszeit pro Datei. Bei Überschreitung wird die Datei übersprungen und als Fehler markiert. 0 = deaktiviert. Empfohlen: 120 Sekunden bei großen Batch-Verarbeitungen. |
| Zeitlimit für das Lesen der Metadaten (Sekunden) |
10 |
Maximale Wartezeit beim Lesen der PDF-Metadaten. Bei Überschreitung wird die Datei als nicht lesbar behandelt. 0 = unbegrenzt. |
| Max. Wartezeit bei gesperrten Dateien (Sekunden) |
10 |
Wartezeit bevor eine gesperrte Datei übersprungen wird. Die Datei wird beim nächsten Prüfintervall erneut versucht. |
| Dateigrößen-Stabilität bei neuen Dateien (Sekunden) |
0 |
Prüft, ob sich die Dateigröße für die angegebene Anzahl Sekunden nicht verändert hat, bevor die Verarbeitung beginnt. Nützlich bei Netzlaufwerken, auf denen Dateien noch kopiert werden. 0 = deaktiviert. |
Achtung beim Deaktivieren von “Bereits verarbeitete Dateien merken”: Ohne diese Option wird jede Datei in einem überwachten Ordner in jedem Scan-Zyklus erneut verarbeitet — auch wenn sie schon verarbeitet wurde. Bei Profilen ohne Verschieben- oder Löschen-Aufgabe entstehen Endlosschleifen (dieselbe Datei wird immer wieder gedruckt, per E-Mail versandt, kopiert oder umbenannt). Die profilspezifischen Optionen “Wiederkehrende Dateien als neu behandeln” und “Zusätzliche Durchläufe für die Datei” haben keine Wirkung mehr. Diese Option sollte nur deaktiviert werden, wenn alle überwachten Profile die Dateien aktiv aus dem Ordner entfernen.
36.4 Windows-Dienst
Auf dieser Seite verwalten Sie die Betriebsart der Verarbeitung und den Windows-Dienst des Hintergrundprozessors. Der Dienst kann hier direkt aus dem Programm eingerichtet, gestartet, angehalten, korrigiert und entfernt werden - als Alternative zum manuellen Weg über sc.exe (siehe Kapitel “Erweiterte Funktionen”).
Betriebsart
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Hintergrundprozessor wird extern verwaltet |
Nein |
Aktivieren Sie diese Option, wenn der Hintergrundprozessor (PDFProcessor.exe) extern gestartet wird, z.B. als Windows-Dienst oder über die Aufgabenplanung. Die Hauptanwendung startet, überwacht und beendet den Hintergrundprozessor dann nicht mehr selbst. Die Kommunikation über IPC (z.B. Sofortprüfung, Berichterstellung) funktioniert weiterhin. |
Hinweis zum externen Prozessor-Modus: Wenn der Hintergrundprozessor extern verwaltet wird, kann er bei automatischen Sicherungen nicht angehalten werden. Einzelne Dateien, auf die der Prozessor gerade zugreift, werden bei der Sicherung übersprungen.
Status des Verarbeitungsdienstes
Die Statusanzeige aktualisiert sich automatisch alle 5 Sekunden, solange die Seite geöffnet ist, und zeigt auf einen Blick:
| Anzeige |
Bedeutung |
| Grün |
Der Dienst läuft und verarbeitet (bzw. ein externer Prozessor ohne Windows-Dienst ist aktiv). |
| Gelb |
Handlungsbedarf möglich: Dienst angehalten, kein Lebenszeichen trotz passendem Konto oder Dienst läuft, obwohl die Option deaktiviert ist (Dienst und Hauptprogramm konkurrieren dann um die Verarbeitung). |
| Rot |
Es verarbeitet niemand: Kein Dienst gefunden, obwohl die Option aktiv ist - oder der Dienst ist fehlerhaft eingerichtet (z.B. falsche Programmdatei). |
Läuft der Dienst unter einem anderen Benutzerkonto als die Oberfläche, wird der Zustand “läuft, aber keine Statusmeldungen” neutral (grau) statt gelb angezeigt: Die Statusmeldungen sind je Benutzerkonto getrennt - der Dienst arbeitet in diesem Fall normal, nur die Anzeige in dieser Sitzung bleibt leer. Eine Hinweiszeile nennt das abweichende Konto.
Zusätzlich werden Dienstname, Status samt Starttyp, Dienstkonto, Programmpfad und der Zeitpunkt der letzten Ordnerprüfung angezeigt. Hinweiszeilen erklären typische Probleme, etwa ein Dienstkonto “Lokales System” (nicht empfohlen) oder ein vom angemeldeten Benutzer abweichendes Konto (dann kommen keine Statusmeldungen an, da diese je Benutzerkonto getrennt sind).
Aktionen
| Schaltfläche |
Beschreibung |
| Dienst einrichten… |
Legt den Windows-Dienst an und startet ihn. Abgefragt werden Dienstname, Dienstkonto und Kennwort; empfohlen ist Ihr eigenes Benutzerkonto. Das Anmelde-Recht “Als Dienst anmelden” wird automatisch vergeben, ebenso der Starttyp “Automatisch (verzögert)” und automatische Neustartversuche nach einem Absturz. (Eine Administrator-Bestätigung) |
| Starten |
Startet einen vorhandenen, angehaltenen Dienst. Steht der Starttyp nicht auf “Automatisch”, wird er auf “Automatisch (verzögert)” gesetzt - der verzögerte Start vermeidet Anmeldefehler direkt nach dem Hochfahren, wenn das Netzwerk noch nicht bereit ist. Ein bereits auf “Automatisch” (ohne Verzögerung) eingestellter Dienst bleibt unverändert. |
| Anhalten |
Hält den Dienst an (wartet, bis er tatsächlich beendet ist). |
| Korrigieren |
Repariert einen fehlerhaft eingerichteten Dienst: Der Programmpfad wird auf die richtige Programmdatei umgestellt und der Starttyp auf “Automatisch (verzögert)” gesetzt; Dienstkonto und Kennwort bleiben unverändert. |
| Entfernen |
Hält den Dienst an und entfernt ihn. Anschließend wird angeboten, auch die Option “Externer Prozessor” zu deaktivieren - sonst würde niemand mehr verarbeiten. |
Hinweis: Das Kennwort des Dienstkontos wird nicht über die Befehlszeile übergeben, sondern kurzzeitig sicher über die Windows-Anmeldeinformationsverwaltung transportiert und sofort wieder gelöscht.
Anmeldefehler 1069 beim Dienststart
Schlägt der Dienststart mit dem Anmeldefehler 1069 fehl (typische Ursachen: Kennwort des Dienstkontos wurde geändert, Konto ist gesperrt, oder das Recht “Als Dienst anmelden” wurde - etwa durch eine zentrale Gruppenrichtlinie - wieder entzogen), bietet das Programm direkt an, das Kennwort des Dienstkontos neu einzugeben. Dabei wird auch das Anmelde-Recht neu vergeben und der Dienst anschließend gestartet; Dienstname, Konto und Starttyp bleiben unverändert. Ein Entfernen des Dienstes oder ein Neustart des Rechners ist nicht erforderlich.
Hinweis für zentral verwaltete Umgebungen: Wird das Recht “Als Dienst anmelden” über eine Gruppenrichtlinie verwaltet, gehört das Dienstkonto in die zentrale Rechteliste - sonst kehrt der Fehler 1069 nach jeder Richtlinien-Aktualisierung zurück, obwohl die lokale Reparatur zunächst erfolgreich war.
36.5 E-Mail-Konto zum Senden
Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto, das für alle E-Mail-Aufgaben und Benachrichtigungen verwendet wird.
Kontotyp
| Typ |
Beschreibung |
| SMTP |
Direkter Versand über einen SMTP-Server |
| Outlook |
Versand über das installierte Microsoft Outlook (classic). Das neue Outlook darf parallel genutzt werden, der Versand läuft aber immer über das klassische Outlook, das dafür mit einem Profil eingerichtet sein muss. Nicht möglich, wenn die Verarbeitung als Windows-Dienst läuft (der Dienst erreicht das Outlook der angemeldeten Sitzung nicht); das Programm weist beim Speichern der Optionen darauf hin. |
| Exchange Online |
Versand über Microsoft 365 / Exchange Online |
SMTP-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Server |
Hostname des SMTP-Servers (z.B. smtp.provider.de) |
| Port |
SMTP-Port (Standard: 25, SSL: 465, STARTTLS: 587) |
| Benutzername |
Anmeldename beim SMTP-Server |
| Passwort |
Passwort für die Authentifizierung |
| Absendername |
Name, der als Absender angezeigt wird |
| Absender-E-Mail |
E-Mail-Adresse des Absenders |
Verschlüsselung
| Option |
Beschreibung |
| Automatisch aushandeln |
Beste verfügbare Verschlüsselung verwenden (empfohlen) |
| Keine |
Unverschlüsselte Verbindung |
| SSL/TLS sofort |
Verschlüsselung von Anfang an (Port 465) |
| STARTTLS erforderlich |
STARTTLS muss unterstützt werden |
| STARTTLS wenn verfügbar |
STARTTLS verwenden, falls unterstützt |
Zertifikatsprüfung
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Prüfe, ob das TLS/SSL-Zertifikat zurückgezogen wurde |
Ja |
Prüft die Certificate Revocation List (CRL) des Serverzertifikats |
| SSL/TLS-Zertifikatsfehler ignorieren |
Nein |
Ignoriert Zertifikatsfehler wie selbstsignierte, abgelaufene oder nicht übereinstimmende Zertifikate. Sicherheitshinweis: Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie dem Server vertrauen und die Ursache des Zertifikatsfehlers kennen. |
S/MIME-Signierung
Für digitale Signaturen können Sie ein S/MIME-Zertifikat konfigurieren:
| Quelle |
Beschreibung |
| Windows-Zertifikatspeicher |
Zertifikat aus dem Windows-Speicher auswählen |
| Zertifikatsdatei |
PFX/P12-Datei mit privatem Schlüssel |
Outlook-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Standardkonto verwenden |
Das in Outlook konfigurierte Standardkonto nutzen |
| Benutzerdefiniertes Konto |
Ein bestimmtes Outlook-Konto über die SMTP-Adresse auswählen |
Exchange Online-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Absendername |
Name des Absenders |
| Absender-E-Mail |
E-Mail-Adresse (muss mit Microsoft 365 verknüpft sein) |
| Timeout |
Zeitlimit für die Verbindung (Standard: 30 Sekunden) |
Hinweis: Für Exchange Online ist eine einmalige Authentifizierung bei Microsoft erforderlich.
Pause nach dem Senden
Optional können Sie eine Pause zwischen E-Mail-Sendungen festlegen, um Begrenzungen des E-Mail-Servers zu beachten.
36.6 Excel-Bericht per E-Mail
Automatischer Versand eines Excel-Berichts mit Verarbeitungsstatistiken.
Bericht versenden
| Einstellung |
Beschreibung |
| Bericht per E-Mail senden |
Aktiviert den automatischen Berichtversand |
| Empfänger |
E-Mail-Adressen für den Bericht (kommagetrennt) |
Bericht speichern
| Einstellung |
Beschreibung |
| Bericht lokal speichern |
Speichert den Bericht als Excel-Datei |
| Verzeichnis |
Speicherort für die Berichtsdateien |
Intervall
Wann soll der Bericht erstellt werden?
| Intervall |
Beschreibung |
| Täglich |
Jeden Tag zur angegebenen Uhrzeit |
| Wöchentlich |
An einem bestimmten Wochentag |
| Monatlich |
An einem bestimmten Tag des Monats |
Berichtszeitraum
Welchen Zeitraum soll der Bericht abdecken?
| Zeitraum |
Beschreibung |
| Aktueller Tag |
Nur der heutige Tag |
| Vortag |
Der gestrige Tag |
| Vorwoche |
Die komplette Vorwoche (Mo-So) |
| Vormonat |
Der komplette Vormonat |
| Letzte X Tage |
Die letzten N Tage |
| Vom Ersten des Monats bis heute |
Vom Monatsanfang bis heute |
36.7 Log
Aufbewahrungsdauer
| Einstellung |
Standard |
| Tage |
365 |
Log-Einträge, die älter als dieser Zeitraum sind, werden automatisch gelöscht.
Anzeigelimit
| Einstellung |
Standard |
| Maximale Anzahl angezeigter Einträge |
25.000 |
Begrenzt die Anzahl der im Hauptfenster angezeigten Log-Einträge, um die Performance zu optimieren.
Aktuellen Dateinamen anzeigen
| Einstellung |
Standard |
| Zusätzlich zum ursprünglichen den aktuellen Dateinamen anzeigen |
Nein |
Wird eine Datei während der Verarbeitung umbenannt (z.B. durch die Aufgabe “Datei umbenennen”), zeigt das Log stets den Namen an, unter dem die Datei aufgegriffen wurde. Mit dieser Option wird zusätzlich der aktuelle Dateiname in einer eigenen Zeile unterhalb des ursprünglichen Namens angezeigt - sowohl im Logbereich als auch in den Verarbeitungsdetails.
Ist die Option deaktiviert, erscheint der aktuelle Dateiname stattdessen als Tooltip, wenn Sie den Mauszeiger über den Log-Eintrag bewegen. Die Zusatzzeile bzw. der Tooltip erscheint nur bei Dateien, deren Name sich tatsächlich geändert hat.
36.8 Verarbeitungsprotokoll
Erstellt ein tägliches CSV-Protokoll aller verarbeiteten Dateien. Das Protokoll wird nach jeder Dateiverarbeitung automatisch erweitert.
Protokoll aktivieren
| Einstellung |
Standard |
| Verarbeitungsprotokoll als CSV-Datei erstellen |
Nein |
| Format |
Beschreibung |
| Kompakt |
Eine Zeile pro Datei mit einer Details-Spalte (wie im Log-Bereich) |
| Erweitert |
Eine Zeile pro Datei mit einer Spalte pro Aufgabentyp (wie im Excel-Bericht) |
| Aufgabenebene |
Eine Zeile pro ausgeführter Aufgabe — ideal für automatisierte Auswertung und Datenbank-Import |
Speicherort
Standardmäßig werden die Protokolldateien im AppData-Verzeichnis unter Logs/ gespeichert. Sie können ein alternatives Verzeichnis angeben.
Dateiname: ProcessingLog_JJJJ-MM-TT.csv (ein Protokoll pro Tag)
Trennzeichen
| Option |
Zeichen |
| Semikolon |
; (Standard) |
| Komma |
, |
| Tabulator |
Tab |
Encoding
Wählen Sie die Zeichenkodierung für die CSV-Datei (Standard: UTF-8 mit BOM).
Aufbewahrung
| Einstellung |
Standard |
| Aufbewahrung in Tagen |
30 |
Ältere Protokolldateien werden beim Start des Hintergrundprozessors automatisch gelöscht.
Hinweis: Die Statuswerte im Protokoll (z.B. „Erfolg”, „Fehler”) folgen der eingestellten Programmsprache.
36.9 Sicherungen
Automatische Backups der Programmkonfiguration.
Backup aktivieren
| Einstellung |
Standard |
| Sicherungen erstellen |
Ja |
Backup-Intervall
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Alle X Stunden |
4 |
Zeitbasiertes Backup |
| Nach Profiländerungen |
Nein |
Backup nach jeder Profiländerung |
Backup-Verzeichnis
Standardmäßig werden Backups im AppData-Ordner gespeichert. Sie können ein alternatives Verzeichnis angeben (z.B. ein Netzlaufwerk).
Maximale Anzahl
| Einstellung |
Standard |
| Maximale Anzahl Sicherungen |
50 |
Ältere Backups werden automatisch gelöscht, wenn diese Anzahl überschritten wird.
36.10 Druckeinstellungen
Standardeinstellungen für die Druckaufgabe.
Profilvoreinstellungen
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Verarbeitung nach Anwenden stoppen |
Ja |
Weitere Profile werden nicht auf dieselbe Datei angewandt |
| Wiederkehrende Dateien als neu behandeln |
Nein |
Dateien, die erneut im Ordner erscheinen, werden wieder verarbeitet |
Druckoptionen
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Seiten automatisch drehen |
Ja |
Seiten werden optimal zur Papiergröße ausgerichtet |
| Inhalt automatisch zentrieren |
Nein |
Druckinhalt wird auf der Seite zentriert |
| Größenmodus |
Einpassen |
Wie der Inhalt an das Papier angepasst wird |
| Skalierung |
100% |
Prozentuale Skalierung des Druckinhalts |
Größenmodus
| Modus |
Beschreibung |
| Einpassen |
Inhalt wird auf die Seitengröße skaliert |
| Originalgröße |
Inhalt wird in Originalgröße gedruckt |
| Benutzerdefiniert |
Manuelle Skalierung in Prozent |
36.11 Dynamische Listen
Dynamische Listen ermöglichen die zentrale Verwaltung von Werten, die in Extrahierungsregeln oder für den Filter verwendet werden können.
Listenverwaltung
| Aktion |
Beschreibung |
| Neu |
Neue dynamische Liste erstellen |
| Bearbeiten |
Ausgewählte Liste bearbeiten |
| Löschen |
Ausgewählte Liste entfernen |
Listentypen
| Typ |
Beschreibung |
| Statisch |
Fest definierte Werte |
| CSV-Datei |
Werte werden aus einer CSV-Datei geladen |
| Excel-Datei |
Werte werden aus einer Excel-Datei geladen |
Verwendung
In Extrahierungsregeln können Sie dynamische Listen referenzieren mit: - <QueryWithList{Listenname}> - Wert aus der Liste abfragen - <EntryFromList{Listenname}> - Im Filter: Prüfen ob Wert in Liste enthalten
Anwendungsfall: Eine Liste von Kundennummern, die regelmäßig aktualisiert wird, kann zentral gepflegt werden und steht allen Regeln zur Verfügung.
Hinweis: Sofern Listen als Filter eingesetzt werden, ist das Spaltentrennzeichen bei einspaltigen Listen optional und die Spaltenangabe für das Ergebnis irrelevant. Beim Einsatz für den Datentyp “Abfrage (mit Liste)” muss das Trennzeichen jedoch zwingend angegeben werden.
36.12 Passwortliste
Zentrale Verwaltung von Passwörtern für verschlüsselte PDF-Dateien.
Passwörter hinzufügen
Fügen Sie Passwörter hinzu, die das Programm automatisch beim Öffnen verschlüsselter PDFs probiert.
| Aktion |
Beschreibung |
| Hinzufügen |
Neues Passwort zur Liste hinzufügen |
| Entfernen |
Ausgewähltes Passwort löschen |
Funktionsweise
Wenn das Programm eine verschlüsselte PDF-Datei erkennt: 1. Passwörter aus dem aktuellen Profil werden probiert 2. Passwörter aus dieser globalen Liste werden probiert 3. Bei Erfolg wird die Datei mit dem gefundenen Passwort geöffnet
Sicherheitshinweis: Die Passwörter werden verschlüsselt gespeichert, abhängig von der Einstellung unter “Allgemein” → “Passwortspeicherung”.
36.13 Sonstiges
Ordnerüberlappung prüfen
| Einstellung |
Standard |
| Überwachte Ordner auf Überlappung prüfen |
Nein |
Wenn aktiviert, warnt das Programm beim Speichern, wenn mehrere Profile mit nicht ausreichenden Filterkriterien denselben Ordner oder überlappende Ordner überwachen.
Trim-Funktion bei neuen Regeln
| Einstellung |
Standard |
| Trim-Funktion automatisch hinzufügen |
Ja |
Neue Extrahierungsregeln erhalten automatisch die Bereinigungsfunktion “Leerzeichen am Anfang und Ende entfernen”.
Druckerverfügbarkeitsprüfung
| Einstellung |
Standard |
| Vereinfachte Druckerverfügbarkeitsprüfung |
Ja |
Bei aktivierter Option wird nur geprüft, ob der Drucker installiert ist, nicht ob er verfügbar ist. Dies kann Probleme mit Netzwerkdruckern vermeiden.
Diagnose-Protokoll
| Einstellung |
Standard |
| Diagnose-Protokoll |
Standard |
Das Programm zeichnet fortlaufend ein Diagnose-Protokoll auf (Datei “ServiceDiagnostics.log” im Datenordner). Es enthält detaillierte Informationen zur Datei-Erkennung und Profil-Auswahl und hilft dem Support bei Fragen wie “Warum wurde diese Datei nicht verarbeitet?”.
- Standard: Es werden nur die jüngsten Aufzeichnungen aufbewahrt (insgesamt ca. 10 MB). Für die meisten Fälle ausreichend - jede Support-Sicherung enthält damit automatisch den aktuellen Verarbeitungsverlauf.
- Ausführlich: Die Aufbewahrung wird deutlich vergrößert (bis ca. 200 MB). Wählen Sie diese Stufe nur auf Anraten des Supports, wenn ein Problem über einen längeren Zeitraum beobachtet werden soll.
Ordner für verschlüsselte Dateien ohne Passwort
Geben Sie Ordner an, in denen verschlüsselte PDF-Dateien auch ohne Passwort verarbeitet werden sollen. Die Dateien werden in dem Zustand verarbeitet, wie sie zugänglich sind.
Anwendungsfall: PDFs mit Berechtigungspasswort, die lesbar sind, aber nicht bearbeitet werden dürfen.
36.14 Tipps und Hinweise
Konfiguration sichern
Nutzen Sie die automatische Backup-Funktion, um Ihre Konfiguration zu schützen. Bei Problemen können Sie einen früheren Stand wiederherstellen.
Backup-Pfad: %APPDATA%\Gillmeister Software\Automatic PDF Processor 2\Backups\
E-Mail-Test
Bevor Sie E-Mail-Aufgaben produktiv einsetzen, testen Sie die E-Mail-Einstellungen mit der Test-Funktion im Optionen-Dialog.
Verarbeitungszeiten
Die Einstellung “Verarbeitungszeitraum einschränken” ist nützlich für: - Druckaufgaben, die nur bei Anwesenheit von Personal ausgeführt werden sollen - Umgebungen, in denen nur zu bestimmten Zeiten Dateien erwartet werden - Systeme, die nachts für Wartung oder Backups reserviert sind
Zentrale Profilverwaltung
Für Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen: 1. Profile auf einem Netzlaufwerk speichern 2. Pfad unter “Zentral verwaltete Profildatei” eintragen 3. Optional: “Bearbeitung erlauben” deaktivieren für Endbenutzer 4. Optional: “Verarbeitung im Admin-Modus unterdrücken” aktivieren für den Administrator