8 Profileinstellungen
8.1 Übersicht
Das Fenster Profileinstellungen ist das zentrale Konfigurationsfenster für Profile. Hier definieren Sie, welche Ordner überwacht werden, welche Dateien verarbeitet werden sollen, welche Daten extrahiert werden und welche Aufgaben ausgeführt werden.
Öffnen: Klicken Sie auf Neues Profil… oder Bearbeiten in der Profil-Werkzeugleiste.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt:
| Bereich |
Beschreibung |
| Navigation (links) |
Liste aller Kategorien mit Anzeige der konfigurierten Elemente |
| Inhalt (rechts) |
Einstellungen der ausgewählten Kategorie |
Kategorien
| Kategorie |
Beschreibung |
| Allgemein |
Name, Aktivierungsstatus, Farbe, Verarbeitungszeiten |
| Überwachte Ordner |
Ordner, die auf neue PDF-Dateien überwacht werden |
| Filter |
Kriterien, welche PDFs verarbeitet werden |
| Beispieldateien |
Test-PDFs für Regelvorschau |
| Datenextrahierung |
Regeln zum Extrahieren von Daten aus PDFs |
| Aufgaben |
Aktionen, die auf passende PDFs angewendet werden |
| Dateigruppierung |
Gruppierung zusammengehöriger Dateien |
| Im Anschluss |
Benachrichtigungen und Nachfolgeoperationen |
Schaltflächen
| Schaltfläche |
Beschreibung |
| OK |
Speichert Änderungen und schließt das Fenster |
| Abbrechen |
Verwirft alle Änderungen und schließt das Fenster |
| Übernehmen |
Speichert Änderungen, lässt das Fenster geöffnet |
8.2 Allgemein
Die Registerkarte Allgemein enthält grundlegende Profileinstellungen.
8.2.1 Name
Der Name des Profils. Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die den Zweck des Profils beschreiben.
Beispiele: - “Eingangsrechnungen archivieren” - “Bestellbestätigungen an Einkauf” - “Gescannte Belege mit OCR verarbeiten”
8.2.2 Kommentar
Optionales Freitextfeld für zusätzliche Informationen zum Profil. Der Kommentar wird in der Profilliste angezeigt.
8.2.3 Aktiv
Aktiviert oder deaktiviert das Profil. Nur aktivierte Profile überwachen Ordner und verarbeiten Dateien.
8.2.4 Profilfarbe
Weist dem Profil eine Farbe zu, die in der Log-Liste als farbiger Balken angezeigt wird. Nützlich zur visuellen Gruppierung von Profilen.
8.2.5 Verarbeitungszeiten
Ermöglicht die Einschränkung der Verarbeitung auf bestimmte Zeitfenster.
Profilspezifische Verarbeitungszeiten verwenden
Wenn aktiviert, gelten für dieses Profil eigene Verarbeitungszeiten anstelle der globalen Einstellungen.
Zeitplan-Konfiguration
| Einstellung |
Beschreibung |
| Wiederholung |
Jeden Tag, Jeden X-ten Tag, An bestimmten Wochentagen |
| Wochentage |
Aktive Wochentage (Mo-So) |
| Zeittyp |
“Um” (Zeitpunkt) oder “Von-Bis” (Zeitraum) |
| Uhrzeit |
Start- und optional Endzeit |
Zeittyp “Um” (Zeitpunkt)
Die Verarbeitung erfolgt einmalig zum angegebenen Zeitpunkt. Dateien, die später erkannt werden, warten bis zum nächsten Zeitfenster.
Catch-Up-Funktion: Wenn aktiviert, werden verpasste Verarbeitungen nachgeholt, sofern das Programm innerhalb der Catch-Up-Zeit startet.
Beispiel: Zeitpunkt 09:00, Catch-Up 30 Minuten - Programm startet um 09:15 → Verarbeitung wird durchgeführt - Programm startet um 09:35 → Verarbeitung ist verpasst, nächster Zeitpunkt wird verwendet
Zeittyp “Von-Bis” (Zeitraum)
Die Verarbeitung erfolgt unbegrenzt während des angegebenen Zeitraums. Neue Dateien werden sofort verarbeitet.
8.2.6 Wiederholungen bei Fehlern
Konfiguriert automatische Wiederholungsversuche bei Fehlern.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Aktiv |
Wiederholungsfunktion aktivieren |
| Maximale Versuche |
Anzahl der Wiederholungsversuche (Standard: 3) |
| Zeitraum |
Zeitraum, in dem die Versuche verteilt werden |
Weitere Informationen: Siehe Kapitel 32.5 (Wiederholungen bei Fehlern)
8.2.7 Dateigruppen-Wartemodus
Bestimmt, wie das Profil mit Dateigruppierungen anderer Profile interagiert.
| Modus |
Beschreibung |
| Auf alle warten |
Wartet auf alle Profile mit Dateigruppierung (Standard) |
| Auf ausgewählte warten |
Wartet nur auf bestimmte Dateigruppen-Profile |
| Auf keine warten |
Verarbeitet sofort, ohne auf Dateigruppen zu warten |
8.2.8 Wiederkehrende Dateien
| Option |
Beschreibung |
| Wiederkehrende Dateien erneut verarbeiten |
Wenn aktiviert, werden Dateien, die am gleichen Ort erneut erscheinen (nach Verschieben/Löschen), erneut verarbeitet |
8.3 Überwachte Ordner
Die Registerkarte Überwachte Ordner definiert, welche Ordner auf neue PDF-Dateien überwacht werden.
8.3.1 Ordnerliste
Zeigt alle konfigurierten überwachten Ordner an.
Schaltflächen:
| Schaltfläche |
Beschreibung |
| Hinzufügen |
Fügt einen neuen Ordner hinzu |
| Entfernen |
Entfernt den ausgewählten Ordner |
8.3.2 Ordner hinzufügen
Beim Hinzufügen eines Ordners können Sie: - Lokale Ordner auswählen - Netzwerkpfade eingeben (UNC-Pfade: \\Server\Freigabe\Ordner) - Umgebungsvariablen verwenden (z.B. %USERPROFILE%\Documents)
8.3.3 Unterordner einbeziehen
Wenn aktiviert, werden auch Dateien in Unterordnern des überwachten Ordners verarbeitet.
8.3.4 Dokumente in Quellordner ignorieren
Diese Option verhindert Endlosschleifen, wenn durch OCR, Komprimierung, Aufteilen oder Zusammenführen neue Dokumente im selben überwachten Ordner entstehen.
Wenn aktiviert, werden solche Dateien zur Liste der bekannten Dateien hinzugefügt und beim nächsten Durchlauf ignoriert.
Empfehlung: Diese Option sollte aktiviert bleiben (Standard), es sei denn, Sie möchten absichtlich die erzeugten Dateien erneut verarbeiten.
8.4 Filter
Die Registerkarte Filter definiert Kriterien, welche PDF-Dateien verarbeitet werden sollen.
Detaillierte Dokumentation: Siehe Kapitel 8.4 (Filter) in der separaten Datei.
8.5 Beispieldateien
Die Registerkarte Beispieldateien ermöglicht das Hinzufügen von Test-PDFs für die Vorschau von Extrahierungsregeln.
8.5.1 Verwendungszweck
Beispieldateien dienen zum: - Testen von Extrahierungsregeln in der Regelvorschau - Überprüfen der Ergebnisse vor dem Produktivbetrieb - Erkennen von Problemen bei der Datenextraktion
8.5.2 Dateien hinzufügen
| Schaltfläche |
Beschreibung |
| Hinzufügen |
Wählt eine oder mehrere PDF-Dateien aus |
| Entfernen |
Entfernt die ausgewählte Beispieldatei |
| Alle entfernen |
Entfernt alle Beispieldateien |
Tipp: Fügen Sie repräsentative Beispiele hinzu, die verschiedene Varianten Ihrer zu verarbeitenden Dokumente abdecken.
8.5.3 Vorschau
Die Beispieldateien werden in den Datenextrahierungsregeln angezeigtverwendet, um die Fundstellen von Schlüsselwörtern etc. zu zeigen. Sie können zwischen den Beispieldateien wechseln, um die Regeln mit verschiedenen Dokumenten zu testen.
8.6 Dateigruppierung
Die Registerkarte Dateigruppierung ermöglicht die Verarbeitung zusammengehöriger PDF-Dateien als Gruppe.
8.6.1 Anwendungsfälle
- Rechnung mit zugehörigem Lieferschein verarbeiten
- Hauptdokument mit Anhängen zusammenführen
- Mehrere Seiten eines gescannten Dokuments kombinieren
8.6.2 Primäre Dateigruppe
Die primäre Dateigruppe enthält die Hauptdateien, die verarbeitet werden sollen.
| Option |
Beschreibung |
| Teilgruppe kann mehrere Dateien enthalten |
Ermöglicht das Gruppieren mehrerer PDFs mit identischem Extraktionswert und Erfüllung der Filterkriterien |
| Dateien individuell verarbeiten |
Jede Datei wird separat verarbeitet |
| Nachfolgende Aufgaben gelten für alle Dateien der primären Teilgruppe |
Alle Dateien der Gruppe erhalten die aufgeführten Aufgaben |
8.6.3 Sekundäre Teilgruppen
Sekundäre Teilgruppen definieren zusätzliche Dateien, die zu einer Hauptdatei gehören.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Existenztyp |
Muss existieren / Kann existieren |
| Mehrfachtreffer |
Alle verarbeiten / Neueste / Älteste / Fehler melden |
| Validierungen |
optionale Vergleiche von Platzhalterwerten zwischen den verschiedenen Gruppen (gleiche Kundennummer im Primär- und Sekundär-Dokument) |
8.6.4 Maximale Wartezeit
Die Zeit in Sekunden, die auf weitere Dateien einer Gruppe gewartet wird (Standard: 20 Sekunden).
Tipp: Erhöhen Sie die Wartezeit, wenn Dateien zeitversetzt eintreffen (z.B. bei langsamem Scanner).
Die Registerkarte Datenextrahierung zeigt die konfigurierten Extrahierungsregeln an.
8.7.1 Regelliste
Zeigt alle definierten Regeln mit folgenden Informationen:
| Spalte |
Beschreibung |
| Name |
Name der Regel |
| Quelle |
Datenquelle (Dokumenttext, Barcode, etc.) |
| Datentyp |
Text, Datum, Zahl oder Abfrage |
8.7.2 Schaltflächen
| Schaltfläche |
Beschreibung |
| Hinzufügen |
Erstellt eine neue Regel |
| Bearbeiten |
Öffnet die ausgewählte Regel zur Bearbeitung |
| Duplizieren |
Erstellt eine Kopie der ausgewählten Regel |
| Entfernen |
Löscht die ausgewählte Regel |
| Nach oben/unten |
Ändert die Reihenfolge der Regeln |
8.7.3 Reihenfolge der Regeln
Die Reihenfolge ist wichtig, wenn Regeln aufeinander verweisen (z.B. durch Platzhalter). Regeln, auf die verwiesen wird, müssen vor den verweisenden Regeln definiert sein.
Weitere Informationen: Siehe Kapitel 9 (Extrahierungsregeln)
8.8 Aufgaben
Die Registerkarte Aufgaben zeigt alle verfügbaren Aufgabentypen und ermöglicht deren Konfiguration.
8.8.1 Aufgabenliste
Die Aufgaben werden als expandierbare Liste angezeigt. Jeder Aufgabentyp kann mehrfach hinzugefügt werden.
8.8.2 Aufgabenreihenfolge
Die Reihenfolge der Aufgaben bestimmt die Ausführungsreihenfolge. Aufgaben werden von oben nach unten abgearbeitet.
Tipp: Platzieren Sie kritische Aufgaben (z.B. E-Mail-Versand) ans Ende, damit sie nur ausgeführt werden, wenn alle vorherigen Aufgaben erfolgreich waren.
Detaillierte Dokumentation: Siehe Kapitel 10-30 für die einzelnen Aufgabentypen.
8.9 Benachrichtigungen
Die Registerkarte Im Anschluss enthält unter anderem Benachrichtigungseinstellungen.
8.9.1 Benachrichtigungstypen
| Ereignis |
Beschreibung |
| Bei Erfolg |
Benachrichtigung bei erfolgreicher Verarbeitung |
| Bei Fehler |
Benachrichtigung bei Verarbeitungsfehlern |
| Bei keinem Treffer |
Benachrichtigung wenn kein Filter passt |
| Bei erschöpften Wiederholungen |
Benachrichtigung wenn alle Retries fehlgeschlagen sind |
8.9.2 E-Mail-Benachrichtigung
Für jeden Benachrichtigungstyp können Sie: - E-Mail-Empfänger angeben (mehrere durch Semikolon getrennt) - Betreff und Text der E-Mail konfigurieren - Platzhalter für dynamische Inhalte verwenden
8.9.3 Soundbenachrichtigung
Aktivieren Sie die Soundbenachrichtigung, um bei bestimmten Ereignissen einen akustischen Hinweis zu erhalten.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Sound aktivieren |
Aktiviert die Soundwiedergabe |
| WAV-Datei |
Pfad zur abzuspielenden Sound-Datei |
8.10 Nachfolgeoperationen
Die Registerkarte Im Anschluss enthält auch Einstellungen für Aktionen bei Fehlern oder Nicht-Treffern.
8.10.1 Bei Fehlern
| Option |
Beschreibung |
| Dateien verschieben |
Verschiebt Dateien mit Fehlern in einen separaten Ordner |
| Zielordner |
Ordner für fehlgeschlagene Dateien |
8.10.2 Bei keinem Treffer
| Option |
Beschreibung |
| Dateien verschieben |
Verschiebt Dateien ohne passenden Filter in einen separaten Ordner |
| Zielordner |
Ordner für nicht zugeordnete Dateien |
Hinweis: Diese profilspezifischen Einstellungen haben Vorrang vor den globalen Einstellungen in den Programmoptionen.