3 Profil-Werkzeugleiste

3.1 Übersicht

Die Profil-Werkzeugleiste befindet sich oberhalb der Profilliste und enthält die wichtigsten Funktionen für die Profilverwaltung. Die Werkzeugleiste ist in zwei Bereiche unterteilt: links die Profilaktionen, rechts die Filteroptionen.

3.2 Neues Profil

Erstellt ein neues Profil und öffnet das Fenster Profileinstellungen.

Weitere Informationen: Siehe Kapitel 8 (Profileinstellungen)

Vorgehensweise

Klicken Sie auf Neues Profil…
Das Fenster Profileinstellungen öffnet sich mit Standardwerten
Konfigurieren Sie das Profil nach Ihren Anforderungen
Klicken Sie auf OK, um das Profil zu speichern

Tipp: Neue Profile werden automatisch aktiviert und beginnen sofort mit der Ordnerüberwachung. Es werden jedoch nur diejenigen Dateien automatisch verarbeitet, die nach dem Erstellen oder Ändern eines Profils im überwachten Ordner abgelegt werden.

3.3 Bearbeiten

Öffnet das Fenster Profileinstellungen für das aktuell ausgewählte Profil.

Voraussetzung: Ein Profil muss in der Profilliste ausgewählt sein.

Tastenkombination: Doppelklick auf ein Profil in der Liste oder ENTER

3.4 Duplizieren

Erstellt eine Kopie des ausgewählten Profils. Das neue Profil erhält den Namen des Originals mit dem Zusatz “(Kopie)”.

Option	Beschreibung
und neues Profil auswählen	Das duplizierte Profil wird in der Liste ausgewählt
und neues Profil öffnen	Das duplizierte Profil wird sofort zur Bearbeitung geöffnet

Anwendungsfall

Das Duplizieren ist nützlich, wenn Sie ein ähnliches Profil mit kleinen Abweichungen benötigen. Beispiel: Sie haben ein Profil für Rechnungen von Lieferant A und möchten ein ähnliches für Lieferant B erstellen.

3.5 Aktivieren

Aktiviert das ausgewählte Profil. Aktivierte Profile:

Werden durch ein Häkchen in der Spalte Status gekennzeichnet
Überwachen aktiv ihre konfigurierten Ordner
Verarbeiten eingehende PDF-Dateien automatisch

Mehrfachauswahl: Sie können mehrere Profile gleichzeitig aktivieren, indem Sie diese mit gedrückter Strg-Taste auswählen.

3.6 Nachholen

Öffnet das Fenster Nachholverarbeitung für das ausgewählte Profil. Damit können Sie:

Bereits vorhandene Dateien in einem überwachten Ordner verarbeiten
Dateien aus einem anderen Ordner mit dem gewählten Profil verarbeiten
Nach einer Profiländerung Dateien erneut verarbeiten

Weitere Informationen: Siehe Kapitel 34 (Nachholverarbeitung)

Typische Anwendungsfälle

Szenario	Beschreibung
Erste Einrichtung	Vorhandene Dateien nach Profilerstellung verarbeiten
Profilkorrektur	Nach Änderungen Dateien erneut verarbeiten
Migration	Dateien aus einem anderen Ordner verarbeiten

3.7 Deaktivieren

Deaktiviert das ausgewählte Profil. Deaktivierte Profile:

Werden ohne Häkchen in der Spalte Status angezeigt
Überwachen keine Ordner
Verarbeiten keine Dateien

Mehrfachauswahl: Sie können mehrere Profile gleichzeitig deaktivieren.

Tipp: Deaktivieren Sie Profile vorübergehend, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, ohne dass während der Bearbeitung Dateien verarbeitet werden.

3.8 Entfernen

Löscht das ausgewählte Profil nach einer Sicherheitsabfrage.

Warnung: Das Löschen eines Profils kann nicht rückgängig gemacht werden. Erstellen Sie vor dem Löschen wichtiger Profile eine Sicherung über Menü > Weiteres > Anwendungsdaten sichern.

Mehrfachauswahl: Sie können mehrere Profile gleichzeitig löschen.

3.9 Weiteres

Das Dropdown-Menü Weiteres enthält zusätzliche Funktionen für die Profilverwaltung.

3.9.1 Alle Profile nachträglich anwenden

Führt die Nachholverarbeitung für alle aktiven Profile durch. Nützlich, wenn Sie alle überwachten Ordner auf einmal verarbeiten möchten.

3.9.2 Alle Profile auswählen

Wählt alle Profile in der Liste aus. Entspricht der Tastenkombination Strg+A.

3.9.3 Alle Profile aktivieren

Aktiviert alle Profile mit einem Klick.

3.9.4 Alle Profile deaktivieren

Deaktiviert alle Profile mit einem Klick. Nützlich für Wartungsarbeiten oder wenn Sie die Verarbeitung vorübergehend stoppen möchten.

3.9.5 Alle Profile entfernen

Löscht alle Profile nach einer Sicherheitsabfrage.

Warnung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

3.9.6 Profile importieren

Importiert Profile aus einer zuvor exportierten JSON-Datei.

Konfliktbehandlung: Wenn ein importiertes Profil denselben Namen hat wie ein bestehendes:

Option	Beschreibung
Überschreiben	Das bestehende Profil wird ersetzt
Als Kopie hinzufügen	Das importierte Profil erhält einen neuen Namen
Überspringen	Das importierte Profil wird nicht importiert

3.9.7 Profile exportieren

Exportiert Profile in eine JSON-Datei. Das Untermenü bietet drei Optionen:

Option	Beschreibung
Alle…	Exportiert alle Profile
Aktive…	Exportiert nur aktivierte Profile
Ausgewählte…	Exportiert nur die aktuell ausgewählten Profile

Tipp: Nutzen Sie den Export, um Profile zwischen verschiedenen Computern zu übertragen oder um Sicherungskopien einzelner Profile zu erstellen.

3.10 Filterbereich

Im rechten Bereich der Werkzeugleiste finden Sie eine Option zum Filtern der Profilliste.

3.10.1 Suchfeld

Geben Sie einen Suchbegriff ein, um die Profilliste zu filtern. Die Suche durchsucht:

Profilname
Kommentar
Überwachte Ordner

Tipp: Die Suche beginnt sofort während der Eingabe (Live-Suche).

3.10.2 Exklusiv anzeigen

Wenn aktiviert, werden nur Profile angezeigt, die dem Suchbegriff entsprechen. Nicht passende Profile werden ausgeblendet.

3.10.3 Markieren

Wenn aktiviert, werden Profile, die dem Suchbegriff entsprechen, in der Liste hervorgehoben (markiert), aber alle Profile bleiben sichtbar.

3.11 Tastenkombinationen

Aktion	Tastenkombination
Profil bearbeiten	Doppelklick oder Enter
Mehrere Profile auswählen	Strg + Klick
Bereich auswählen	Shift + Klick
Alle auswählen	Strg + A

Hauptmenü Profilliste