17 PDFs zusammenführen

17.1 Beschreibung

Die Aufgabe PDFs zusammenführen kombiniert mehrere PDF-Dateien oder Bilddateien zu einem einzigen PDF-Dokument. Die Reihenfolge der zusammengeführten Dateien entspricht der Reihenfolge in der Konfiguration.

Typische Anwendungsfälle

Dokumentenbündelung: Rechnung mit zugehörigen Lieferscheinen zusammenführen
Scan-Korrektur: Mehrere Scan-Seiten zu einem Dokument zusammenfassen
Archivierung: Hauptdokument mit Anhängen in einer Datei archivieren
Bildsammlung: Mehrere Bilddateien (JPG, PNG, TIFF) in ein PDF konvertieren

Wichtig: Diese Aufgabe erzeugt eine neue Datei im konfigurierten Zielordner. Die Originaldateien bleiben unverändert. Die im aktuellen Profil enthaltenen weiteren Aufgaben beziehen sich alle auf die Originaldatei. Das durch diese Aufgabe erzeugte zusammengeführte PDF muss bei Bedarf mit einem separaten Profil weiterverarbeitet werden, das den entsprechenden Ausgabeordner überwacht.

17.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

17.3 Dateien zum Zusammenführen

Datei- und Teilgruppenauswahl

In der Dateiliste legen Sie fest, welche Dateien zusammengeführt werden sollen. Über die Werkzeugleiste können Sie:

Datei hinzufügen: Wählen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien aus, die immer hinzugefügt werden sollen
Teilgruppe hinzufügen: Fügen Sie Dateien aus einer konfigurierten Dateigruppe (sekundäre Dateigruppe) hinzu
Entfernen: Löscht den ausgewählten Eintrag aus der Liste
Nach oben/unten verschieben: Ändert die Reihenfolge der Dateien im zusammengeführten PDF

Reihenfolge der Zusammenführung:

Die auslösende PDF-Datei (oder bei Dateigruppen: alle Dateien der primären Dateigruppe)
Dateien aus sekundären Dateigruppen (in der Reihenfolge der Liste)
Manuell hinzugefügte Dateien (in der Reihenfolge der Liste)
Alle PDFs des Elternordners (falls aktiviert)
Alle Bilder des Elternordners (falls aktiviert)

Zusätzlich alle PDF-Dateien des Elternordners anfügen

Aktivieren Sie diese Option, um automatisch alle PDF-Dateien aus dem gleichen Ordner wie die auslösende Datei anzufügen. Die Dateien werden alphabetisch sortiert hinzugefügt.

Anwendungsfall: Sie erhalten mehrseitige Scans als einzelne PDF-Dateien (Seite1.pdf, Seite2.pdf, Seite3.pdf). Mit dieser Option werden alle automatisch zusammengeführt.

Zusätzlich alle Bild-Dateien des Elternordners anfügen

Aktivieren Sie diese Option, um automatisch alle Bilddateien aus dem gleichen Ordner zu konvertieren und anzufügen. Die Bilder werden alphabetisch sortiert und in PDF-Seiten umgewandelt.

Unterstützte Bildformate: - JPEG (.jpg, .jpeg, .jpe, .jfif, .jif) - PNG (.png) - TIFF (.tif, .tiff) - BMP (.bmp) - GIF (.gif)

Anwendungsfall: Neben gescannten PDFs liegen auch fotografierte Dokumente als JPEG-Dateien vor. Alle Dateien sollen in einem PDF zusammengefasst werden.

17.4 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die zusammengeführte Datei an. Sie können: - Einen festen Pfad eingeben (z.B. D:\Archiv\Zusammengefuehrt) - Den Ordner über Durchsuchen… auswählen - Platzhalter für dynamische Ordnerpfade verwenden

Beispiele mit Platzhaltern:

Eingabe	Ergebnis
`D:\Archiv\<TodaysYear4>\<TodaysMonth>`	`D:\Archiv\2024\12`
`D:\Kunden\<RuleId:1(Kunde)>`	`D:\Kunden\Mustermann GmbH`

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die zusammengeführte Datei fest. Sie können: - Das Feld leer lassen (Originalname wird verwendet) - Einen festen Namen eingeben - Platzhalter für dynamische Namen verwenden

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
(leer)	`Scan001.pdf` (Originalname)
`<RuleId:1(Datum)>_Zusammengefuehrt`	`2024-12-15_Zusammengefuehrt.pdf`
`Komplett_<FileName>`	`Komplett_Scan001.pdf`

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert:

Option	Beschreibung
Überschreiben	Die vorhandene Datei wird ersetzt. Vorsicht: Daten können verloren gehen!
Nummerierung anfügen	Fügt eine Nummer an: `Datei.pdf`, `Datei(1).pdf`, `Datei(2).pdf`
Datum anfügen	Fügt das Verarbeitungsdatum an: `Datei(2024-12-15).pdf`
Datum und Uhrzeit anfügen	Fügt Datum und Uhrzeit an: `Datei(2024-12-15_14-30-25).pdf`
Vorgang abbrechen	Die Zusammenführung wird nicht durchgeführt

Empfehlung: Für die meisten Anwendungsfälle ist Nummerierung anfügen die sicherste Option.

17.5 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der zusammengeführten Datei ändern:

Option	Beschreibung
Nicht ändern	Die Datei erhält automatisch das aktuelle Datum
Erstellungsdatum der Originaldatei	Übernimmt das ursprüngliche Erstellungsdatum
Änderungsdatum der Originaldatei	Übernimmt das Änderungsdatum
PDF-Erstellungsdatum	Datum aus den PDF-Metadaten
Extrahiertes Datum	Ein mit einer Extrahierungsregel gewonnenes Datum
Aktuelles Datum	Setzt das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit

17.6 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Zusammenführen kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Programm: Pfad zur ausführbaren Datei (z.B. C:\Program Files\...\programm.exe)

Parameter: Kommandozeilenparameter. Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der zusammengeführten Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname der zusammengeführten Datei

Beispiel: Zusammengeführte Datei automatisch öffnen: - Programm: cmd.exe - Parameter: /c start "" "<PathIncludingFilename>"

17.7 Beispiel: Rechnung mit Lieferschein zusammenführen

Ausgangssituation

Sie erhalten Rechnungen und zugehörige Lieferscheine als separate PDF-Dateien. Beide sollen automatisch zu einem Dokument zusammengeführt werden.

Voraussetzungen

Zwei Profile für die Dateierkennung:
- Profil “Rechnungen”: Erkennt Rechnungs-PDFs
- Profil “Lieferscheine”: Konfiguriert als sekundäre Subgruppe
Extrahierungsregel für Kundennummer (zur Zuordnung)

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Dateien: Teilgruppe “Lieferscheine” hinzugefügt
Verzeichnis: D:\Archiv\Komplett
Dateiname: <RuleId:1(Rechnungsnr)>_komplett
Bei Namenskollision: Nummerierung anfügen

Ergebnis

Originaldateien	Zusammengeführte Datei
`Rechnung_12345.pdf` + `Lieferschein_12345.pdf`	`D:\Archiv\Komplett\12345_komplett.pdf`

17.8 Beispiel: Alle Scans eines Ordners zusammenführen

Ausgangssituation

Ihr Scanner speichert jede Seite als separate PDF-Datei (Scan_001.pdf, Scan_002.pdf, etc.). Diese sollen automatisch zu einem Dokument zusammengefasst werden.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Zusätzlich alle PDF-Dateien des Elternordners anfügen: Ja
Verzeichnis: D:\Dokumente\Zusammengefuehrt
Dateiname: <TodaysYear4>-<TodaysMonth>-<TodaysDay>_Scan
Bei Namenskollision: Nummerierung anfügen

Ablauf

Das Profil erkennt Scan_001.pdf als auslösende Datei
Alle weiteren PDFs im selben Ordner werden automatisch alphabetisch sortiert angehängt
Die zusammengeführte Datei wird im Zielordner gespeichert

Hinweis: Um zu verhindern, dass jede einzelne Scan-Datei einen separaten Zusammenführungsvorgang auslöst, konfigurieren Sie die Dateigruppierung so, dass auf alle Dateien gewartet wird.

17.6 Tipps und Hinweise

Reihenfolge beachten

Die Reihenfolge der Dateien im zusammengeführten PDF entspricht der Konfigurationsreihenfolge. Verwenden Sie die Auf/Ab-Schaltflächen, um die gewünschte Reihenfolge festzulegen.

Mit Dateigruppierung kombinieren

Für das Zusammenführen zusammengehöriger Dokumente (z.B. Rechnung + Lieferschein) empfiehlt sich die Verwendung der Dateigruppierung: 1. Konfigurieren Sie das Hauptprofil mit der auslösenden Datei 2. Erstellen Sie sekundäre Dateigruppen für die zugehörigen Dokumente 3. Die Zusammenführung wartet dann automatisch auf alle benötigten Dateien

Bilder optimal vorbereiten

Wenn Sie Bilddateien zusammenführen: - Benennen Sie die Dateien so, dass die alphabetische Sortierung der gewünschten Reihenfolge entspricht (z.B. 01_Deckblatt.jpg, 02_Inhalt.jpg) - Hohe Bildauflösung führt zu größeren PDF-Dateien

Weiterverarbeitung des zusammengeführten PDFs

Das erzeugte zusammengeführte PDF befindet sich im konfigurierten Zielordner. Um es weiter zu verarbeiten (z.B. OCR, E-Mail-Versand), erstellen Sie ein separates Profil, das diesen Zielordner überwacht.

Speicherplatz beachten

Beim Zusammenführen vieler großer Dateien kann die resultierende Datei erheblich groß werden. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Speicherplatz vorhanden ist.

Passwortgeschützte PDFs

Passwortgeschützte PDFs können zusammengeführt werden, wenn das Passwort in der Passwortliste (Programmoptionen) oder im Profil hinterlegt ist.

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