27 In PDF/A konvertieren

27.1 Beschreibung

Die Aufgabe In PDF/A konvertieren wandelt ein PDF in das PDF/A-Format um, das für die Langzeitarchivierung von Dokumenten konzipiert ist. PDF/A stellt sicher, dass das Dokument auch in Zukunft originalgetreu dargestellt werden kann.

Typische Anwendungsfälle

Langzeitarchivierung: Dokumente für 10+ Jahre archivierbar machen
Compliance: Gesetzliche Anforderungen an Archivierung erfüllen
DMS-Import: Dokumente für Dokumentenmanagementsysteme vorbereiten
Behördenverkehr: Anforderungen für elektronische Akten erfüllen

27.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

27.3 PDF/A-Konformitätsstufe

Wählen Sie die gewünschte PDF/A-Version:

Version	ISO-Norm	Beschreibung	Verwendung
PDF/A-1b	ISO 19005-1	Basis-Konformität, visuelle Darstellung garantiert	Maximale Kompatibilität, ältere Systeme
PDF/A-2b	ISO 19005-2	Erweitert, mit JPEG2000 und Transparenzen	Empfohlener Standard für Archivierung
PDF/A-3b	ISO 19005-3	Mit beliebigen Anhängen	ZUGFeRD, Factur-X, E-Rechnungen

Hinweis: Das Programm unterstützt die “b”-Varianten (Basic), die eine zuverlässige visuelle Reproduktion gewährleisten. Die “a”- und “u”-Varianten (mit zusätzlichen Strukturinformationen oder Unicode-Mapping) werden nicht unterstützt.

Empfehlungen

Anwendungsfall	Empfohlene Version
Standard-Archivierung	PDF/A-2b
ZUGFeRD/E-Rechnung	PDF/A-3b
Maximale Kompatibilität	PDF/A-1b

27.4 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die PDF/A-Datei an.

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die PDF/A-Datei fest.

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
(leer)	`Dokument.pdf` (Originalname)
`<FileName>_PDFA`	`Dokument_PDFA.pdf`

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert.

27.5 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der PDF/A-Datei ändern.

27.6 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach der Konvertierung kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Parameter: Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der PDF/A-Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname

27.7 Beispiel: Rechnungsarchivierung

Ausgangssituation

Eingehende Rechnungen sollen für die gesetzlich vorgeschriebene Archivierungsfrist in einem langzeitstabilen Format gespeichert werden.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
PDF/A-Version: PDF/A-2b
Verzeichnis: D:\Archiv\PDF-A\<TodaysYear4>\<TodaysMonth>
Dateiname: <FileName>

Ergebnis

Original	Konvertiert
`C:\Eingang\Rechnung_001.pdf`	`D:\Archiv\PDF-A\2024\12\Rechnung_001.pdf` (PDF/A-2b)

27.8 Beispiel: Vorbereitung für DMS

Ausgangssituation

Ihr Dokumentenmanagementsystem erfordert PDF/A-1b für alle eingehenden Dokumente.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
PDF/A-Version: PDF/A-1b
Verzeichnis: \\Server\DMS\Import
Dateiname: <RuleId:1(Dokumentnr)>_<TodaysYear4><TodaysMonth><TodaysDay>

27.4 Tipps und Hinweise

Was passiert bei der Konvertierung?

Die PDF/A-Konvertierung kann Folgendes beinhalten: - Einbettung aller verwendeten Schriftarten - Entfernung von JavaScript und Multimedia - Umwandlung von Transparenzen - Standardisierung der Farbräume - Hinzufügung von XMP-Metadaten

Nicht konvertierbare Elemente

Folgende Elemente können bei der Konvertierung Probleme verursachen: - Nicht einbettbare Schriftarten (werden ersetzt) - Verschlüsselung (wird entfernt) - JavaScript (wird entfernt) - Eingebettete Multimedia-Inhalte (werden entfernt)

Dateigröße

PDF/A-Dateien können größer sein als die Originale, da alle Schriftarten eingebettet werden müssen.

PDF/A-1 vs. PDF/A-2/3

Aspekt	PDF/A-1	PDF/A-2/3
Basis	PDF 1.4	PDF 1.7
JPEG2000	Nein	Ja
Transparenzen	Nein	Ja
Anhänge	Nein	Nur PDF/A-3
Komprimierung	Weniger effizient	Effizientere Optionen

Validierung

Validieren Sie Ihre PDF/A-Dateien mit einem geeigneten Tool: - Adobe Acrobat (Preflight) - veraPDF (Open Source) - Online-Validatoren

Bereits konvertierte PDFs

Wenn ein PDF bereits im PDF/A-Format vorliegt, wird es bei der Konvertierung in die gewählte Version umgewandelt oder unverändert kopiert.

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