12 Datei kopieren

12.1 Beschreibung

Die Aufgabe Datei kopieren erstellt eine Kopie der PDF-Datei an einem von Ihnen festgelegten Zielort. Die Originaldatei bleibt dabei unverändert am ursprünglichen Speicherort erhalten.

Typische Anwendungsfälle

Archivierung: Rechnungen in ein strukturiertes Archivverzeichnis kopieren
Backup: Kopie auf ein Netzlaufwerk oder einen Backup-Ordner erstellen
Verteilung: Dokumente in mehrere Abteilungsordner kopieren
Workflow: Dokumente an einen Verarbeitungsordner für andere Anwendungen übergeben

12.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

12.3 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die Kopie an. Sie können: - Einen festen Pfad eingeben (z.B. D:\Archiv\Rechnungen) - Den Ordner über Durchsuchen… auswählen - Platzhalter für dynamische Ordnerpfade verwenden

Beispiele mit Platzhaltern:

Eingabe	Ergebnis
`D:\Archiv\<TodaysYear4>\<TodaysMonth>`	`D:\Archiv\2024\12`
`D:\Kunden\<RuleId:1(Kunde)>`	`D:\Kunden\Mustermann GmbH`
`\\Server\Backup\<FileCreatedYear4>`	`\\Server\Backup\2024`

Hinweis: Wenn Sie kein Verzeichnis angeben, wird die Datei im selben Ordner wie das Original gespeichert. Es wird jedoch empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die Zieldatei fest. Sie können: - Das Feld leer lassen (Originalname wird verwendet) - Einen festen Namen eingeben - Platzhalter für dynamische Namen verwenden

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
(leer)	`Scan001.pdf` (Originalname)
`<RuleId:1(Datum)>_<RuleId:2(Rechnungsnr)>`	`2024-12-15_RE-12345.pdf`
`Archiv_<FileName>`	`Archiv_Scan001.pdf`

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert:

Option	Beschreibung
Überschreiben	Die vorhandene Datei wird ersetzt. Vorsicht: Daten können verloren gehen!
Nummerierung anfügen	Fügt eine Nummer an: `Datei.pdf`, `Datei(1).pdf`, `Datei(2).pdf`
Datum anfügen	Fügt das Verarbeitungsdatum an: `Datei(2024-12-15).pdf`
Datum und Uhrzeit anfügen	Fügt Datum und Uhrzeit an: `Datei(2024-12-15_14-30-25).pdf`
Vorgang abbrechen	Die Kopie wird nicht erstellt, die Verarbeitung wird als abgeschlossen gewertet

Empfehlung: Für die meisten Anwendungsfälle ist Nummerierung anfügen die sicherste Option.

12.4 Weitere Dateien kopieren

Verbleibende Dateien im Ordner kopieren

Aktivieren Sie diese Option, um zusätzlich zur PDF-Datei auch alle anderen Dateien aus dem Quellordner in den Zielordner zu kopieren.

Anwendungsfall: Sie erhalten Dokumente zusammen mit Begleitdateien (z.B. eine PDF-Rechnung mit zugehörigen Bilddateien). Alle Dateien sollen gemeinsam ins Archiv kopiert werden.

Wartezeit

Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie eine Wartezeit in Sekunden festlegen. Das Programm wartet die angegebene Zeit, bevor es die zusätzlichen Dateien kopiert. Dies ist nützlich, wenn Begleitdateien zeitversetzt im Quellordner ankommen.

12.5 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der kopierten Datei ändern:

Option	Beschreibung
Nicht ändern	Die Kopie erhält automatisch das aktuelle Datum
Erstellungsdatum der Originaldatei	Übernimmt das ursprüngliche Erstellungsdatum
Änderungsdatum der Originaldatei	Übernimmt das Änderungsdatum
PDF-Erstellungsdatum	Datum aus den PDF-Metadaten
Extrahiertes Datum	Ein mit einer Extrahierungsregel gewonnenes Datum
Aktuelles Datum	Setzt das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit

Anwendungsfall: Bei der Archivierung nach Rechnungsdatum können Sie das Dateidatum auf das extrahierte Rechnungsdatum setzen. So wird im Windows-Explorer das korrekte Datum angezeigt.

12.6 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Kopieren kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Programm: Pfad zur ausführbaren Datei (z.B. C:\Program Files\...\programm.exe)

Parameter: Kommandozeilenparameter. Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der kopierten Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname der Kopie

Beispiel: Kopierte Datei automatisch öffnen: - Programm: cmd.exe - Parameter: /c start "" "<PathIncludingFilename>"

12.7 Beispiel: Rechnungsarchiv mit Jahres-/Monatsstruktur

Ausgangssituation

Eingehende Rechnungen sollen automatisch in eine strukturierte Ordnerhierarchie kopiert werden: Archiv\Jahr\Monat\Lieferant\.

Voraussetzungen

Sie haben Extrahierungsregeln erstellt für: - Regel 1: “Rechnungsdatum” (extrahiert das Datum) - Regel 2: “Lieferant” (extrahiert den Firmennamen)

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Verzeichnis: D:\Archiv\<RuleId:1(Rechnungsdatum){Year4}>\<RuleId:1(Rechnungsdatum){Month}>\<RuleId:2(Lieferant)>
Dateiname: (leer - Originalname beibehalten)
Bei Namenskollision: Nummerierung anfügen
Dateidatum: Extrahiertes Datum (Regel 1: Rechnungsdatum)

Ergebnis

Originaldatei	Ziel
`C:\Eingang\Scan001.pdf`	`D:\Archiv\2024\12\Mustermann GmbH\Scan001.pdf`
`C:\Eingang\Scan002.pdf`	`D:\Archiv\2024\12\Schmidt AG\Scan002.pdf`

12.8 Mehrere Kopien erstellen

Sie können mehrere “Datei kopieren”-Aufgaben zum selben Profil hinzufügen, um eine Datei an verschiedene Zielorte zu kopieren.

Beispiel: Archiv und Backup

Aufgabe 1: Kopie ins lokale Archiv (D:\Archiv\...)
Aufgabe 2: Kopie auf den Backup-Server (\\Server\Backup\...)
Aufgabe 3: Kopie in den Abteilungsordner (\\Server\Abteilung\...)

Alle drei Kopien werden nacheinander erstellt.

12.6 Tipps und Hinweise

Netzwerkpfade verwenden

Für Netzwerkpfade nutzen Sie die UNC-Notation: - \\Servername\Freigabe\Ordner

Stellen Sie sicher, dass das Programm bzw. der Benutzer, unter dem das Programm läuft, Schreibrechte auf dem Netzlaufwerk hat.

Kombination mit anderen Aufgaben

Die Aufgabe “Datei kopieren” lässt sich gut mit anderen Aufgaben kombinieren:

Szenario	Aufgabenreihenfolge
Archivieren und Backup	1. Umbenennen, 2. Kopieren (Archiv), 3. Kopieren (Backup)
Verarbeiten und Original behalten	1. Kopieren (Backup), 2. OCR, 3. Verschieben
Verteilen an Abteilungen	1. Kopieren (Buchhaltung), 2. Kopieren (Geschäftsführung), 3. Original löschen

Original erhalten

Im Gegensatz zur Aufgabe “Datei verschieben” bleibt bei “Datei kopieren” die Originaldatei erhalten. Verwenden Sie “Kopieren” wenn: - Sie ein Backup der Originaldatei benötigen - Die Datei an mehrere Orte verteilt werden soll - Die Originaldatei für weitere Verarbeitung verfügbar bleiben muss

Endlosschleifen vermeiden

Wenn der Zielordner der Kopie ebenfalls ein überwachter Ordner ist, kann dies zu einer Endlosschleife führen. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option “Dokumente, die durch Kopieren im Quellordner entstehen, ignorieren” in den Einstellungen für überwachte Ordner.

Datei umbenennen Datei verschieben