10 Aufgaben - Übersicht
10.1 Was sind Aufgaben?
Aufgaben sind die Aktionen, die Automatic PDF Processor mit den erkannten PDF-Dateien ausführt. Jedes Profil kann beliebig viele Aufgaben enthalten, die in einer von Ihnen festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden.
10.1 Aufgabenliste und Reihenfolge
Verfügbare Aufgabentypen (21)
| Nr. |
Aufgabe |
Beschreibung |
| 1 |
Datei umbenennen |
Benennt die PDF-Datei nach einem definierten Schema um |
| 2 |
Datei kopieren |
Kopiert die PDF-Datei in einen Zielordner |
| 3 |
Datei verschieben |
Verschiebt die PDF-Datei in einen Zielordner |
| 4 |
Datei löschen |
Löscht die PDF-Datei (in den Papierkorb) |
| 5 |
Drucken |
Druckt die PDF-Datei auf einem Drucker |
| 6 |
E-Mail versenden |
Versendet die PDF-Datei per E-Mail |
| 7 |
PDFs zusammenführen |
Fügt mehrere PDFs zu einer Datei zusammen |
| 8 |
PDFs aufteilen |
Teilt ein PDF in mehrere Dateien auf |
| 9 |
OCR (Texterkennung) |
Macht gescannte PDFs durchsuchbar |
| 10 |
Anhänge speichern |
Extrahiert eingebettete Anhänge aus dem PDF |
| 11 |
Extraktionen speichern |
Exportiert extrahierte Daten als CSV |
| 12 |
Vorlage verwenden |
Füllt Vorlagen mit extrahierten Daten aus |
| 13 |
Dateischutz ändern |
Setzt oder entfernt Passwortschutz |
| 14 |
PDF komprimieren |
Reduziert die Dateigröße |
| 15 |
Anhänge einbetten |
Bettet Dateien als Anhänge in das PDF ein |
| 16 |
ZUGFeRD/Factur-X erstellen |
Erstellt elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD-Standard |
| 17 |
In PDF/A konvertieren |
Konvertiert in das Archivierungsformat PDF/A |
| 18 |
Seiten entfernen |
Entfernt bestimmte Seiten aus dem PDF |
| 19 |
Stempel/Wasserzeichen |
Fügt Stempel oder Wasserzeichen hinzu |
| 20 |
Barcode einfügen |
Fügt QR-Codes oder andere Barcodes ein |
| 21 |
Inhalt ersetzen |
Ersetzt Textinhalte im PDF |
Aufgaben hinzufügen und verwalten
In den Profileinstellungen finden Sie in der Kategorie Aufgaben eine Liste aller verfügbaren Aufgabentypen. Um eine Aufgabe zu konfigurieren:
- Wählen Sie den gewünschten Aufgabentyp in der Liste aus
- Klicken Sie auf Hinzufügen oder doppelklicken Sie auf den Eintrag
- Konfigurieren Sie die Aufgabe im erscheinenden Dialog
- Klicken Sie auf OK, um die Aufgabe zur Profil-Aufgabenliste hinzuzufügen
Reihenfolge festlegen
Die Reihenfolge der Aufgaben ist wichtig, da sie nacheinander ausgeführt werden. Verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um die Reihenfolge anzupassen.
Typische Reihenfolge: 1. Datei umbenennen 2. Datei kopieren/verschieben 3. E-Mail versenden (falls gewünscht) 4. Datei löschen (falls gewünscht)
Tipp: Planen Sie die Reihenfolge sorgfältig. Eine Aufgabe “Datei löschen” sollte beispielsweise immer am Ende stehen, nachdem alle anderen Aufgaben abgeschlossen sind.
Mehrere Aufgaben desselben Typs
Sie können mehrere Aufgaben desselben Typs hinzufügen. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise:
- Eine Datei in mehrere Ordner kopieren möchten
- Eine E-Mail an verschiedene Empfänger mit unterschiedlichem Inhalt senden möchten
- Verschiedene Stempel auf unterschiedlichen Seiten platzieren möchten
10.2 Gemeinsame Konzepte
Viele Aufgaben teilen gemeinsame Einstellungsbereiche. Diese werden hier einmal erklärt und gelten für alle betreffenden Aufgaben.
Allgemeine Einstellungen
Jede Aufgabe verfügt über einen Bereich Allgemeine Einstellungen mit folgenden Optionen:
- Aktiviert: Schaltet die Aufgabe ein oder aus. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.
- Name: Ein optionaler Name zur besseren Identifikation der Aufgabe in der Liste.
- Kommentar: Platz für Ihre Notizen zur Aufgabe.
Speicherort
Viele Aufgaben (Umbenennen, Kopieren, Verschieben, OCR, etc.) benötigen die Angabe eines Speicherorts. Dieser besteht aus:
Verzeichnis
Das Basisverzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll. Sie können: - Einen festen Pfad eingeben (z.B. D:\Archiv\Rechnungen) - Den Ordner über Durchsuchen… auswählen - Platzhalter verwenden (z.B. D:\Archiv\<Year4>)
Unterordner
Optional können Sie Unterordner definieren, die dynamisch erstellt werden. Nutzen Sie Platzhalter, um eine Ordnerstruktur basierend auf extrahierten Daten zu erzeugen:
<Year4>\<Month> erzeugt z.B. 2024\12<RuleId:1(Mandant)> erzeugt einen Ordner mit dem extrahierten Mandantennamen
Dateiname
Der Name der Zieldatei. Sie können: - Einen festen Namen eingeben - Den Originalnamen beibehalten mit <FileName> - Einen dynamischen Namen aus Platzhaltern zusammenstellen
Beispiel: <RuleId:1(Datum)>_<RuleId:2(Rechnungsnr)>_<FileName> Erzeugt: 2024-12-15_RE-12345_Rechnung.pdf
Namenskollisionen
Für den Fall, dass eine Datei mit dem definierten Namen bereits existiert, stehen folgende Optionen zur Verfügung:
| Option |
Beschreibung |
| Überschreiben |
Die vorhandene Datei wird ersetzt |
| Nummerierung anfügen |
Fügt eine Zahl an (z.B. Datei (1).pdf, Datei (2).pdf) |
| Datum anfügen |
Fügt Datum und Uhrzeit an |
| Vorgang abbrechen |
Die Aufgabe wird nicht ausgeführt, die Verabeitung zählt jedoch trotzdem als abgeschlossen und nicht als Fehler |
Platzhalter
Platzhalter sind ein zentrales Konzept in Automatic PDF Processor. Sie ermöglichen dynamische Dateinamen und Ordnerpfade.
Dateieigenschaften
| Platzhalter |
Beschreibung |
Beispiel |
<FileName> |
Dateiname (ohne Endung) |
Rechnung_Firma |
<FileNamePartL:N> |
Linker Teil des Dateinamens (N Zeichen) |
mit N=8: Rechnung |
<FileNamePartR:N> |
Rechter Teil des Dateinamens (N Zeichen) |
mit N=5: Firma |
<ParentFolderNameOfLevel:N> |
Name des übergeordneten Ordners (Ebene N) |
Eingang |
Datumswerte (Dateisystem)
| Platzhalter |
Beschreibung |
Beispiel |
<FileCreatedYear4> |
Erstelljahr (4-stellig) |
2024 |
<FileCreatedYear2> |
Erstelljahr (2-stellig) |
24 |
<FileCreatedMonth> |
Erstellmonat (2-stellig) |
12 |
<FileCreatedMonthName> |
Erstellmonat (Name) |
Dezember |
<FileCreatedDay> |
Erstelltag |
15 |
<FileModified...> |
Änderungsdatum (gleiche Varianten) |
- |
Aktuelles Datum
| Platzhalter |
Beschreibung |
Beispiel |
<TodaysYear4> |
Aktuelles Jahr (4-stellig) |
2024 |
<TodaysMonth> |
Aktueller Monat |
12 |
<TodaysDay> |
Aktueller Tag |
15 |
PDF-Eigenschaften
| Platzhalter |
Beschreibung |
<Author> |
PDF-Autor |
<Title> |
PDF-Titel |
<Subject> |
PDF-Betreff |
<Keywords> |
PDF-Schlüsselwörter |
<PageCount> |
Seitenzahl |
<PDFCreated...> |
PDF-Erstellungsdatum (gleiche Varianten wie Dateisystem) |
<PDFModified...> |
PDF-Änderungsdatum |
Prior-Varianten (Vormonat/Vortag/Vorjahr)
| Platzhalter |
Beschreibung |
<FileCreatedPriorYear4> |
Vorjahr des Erstelldatums |
<FileCreatedPriorMonth> |
Vormonat des Erstelldatums |
<FileCreatedPriorDay> |
Vortag des Erstelldatums |
<TodaysPriorYear4> |
Vorjahr |
<TodaysPriorMonth> |
Vormonat |
<TodaysPriorDay> |
Vortag |
Diese sind besonders nützlich für Monatsabrechnungen, die im Folgemonat eingehen und mit dem Namen des Vormonats beschriftet werden sollen.
Werte aus Ihren Extrahierungsregeln können als Platzhalter verwendet werden:
<RuleId:N(Regelname)> wobei N die automatisch ermittelte ID der Regel ist.
Beispiel: <RuleId:1(Rechnungsnummer)> fügt die mit Regel 1 extrahierte Rechnungsnummer ein.
Tipp: Klicken Sie auf den Link Platzhalter über einem Eingabefeld, um alle verfügbaren Platzhalter im Menü “Extrahierte Daten” zu sehen und auszuwählen.
Dateidatum
Viele Aufgaben ermöglichen es, das Dateidatum der Zieldatei anzupassen. Sie können wählen zwischen:
| Option |
Beschreibung |
| Nicht ändern |
Das Dateidatum bleibt unverändert |
| Erstellungsdatum der Originaldatei |
Übernimmt das ursprüngliche Erstellungsdatum |
| Änderungsdatum der Originaldatei |
Übernimmt das Änderungsdatum |
| PDF-Erstellungsdatum |
Datum aus den PDF-Metadaten |
| Extrahiertes Datum |
Ein mit einer Regel extrahiertes Datum |
| Aktuelles Datum |
Setzt das heutige Datum |
Anwendungsfall: Wenn Sie Rechnungen nach Rechnungsdatum archivieren, können Sie das Dateidatum auf das extrahierte Rechnungsdatum setzen. So zeigt der Windows-Explorer das korrekte Datum an.
Im Anschluss (Externes Programm)
Nach Abschluss einer Aufgabe kann automatisch ein externes Programm aufgerufen werden. Dies ermöglicht die Integration mit anderen Anwendungen.
Konfiguration: - Programm: Pfad zur ausführbaren Datei - Parameter: Kommandozeilenparameter, die übergeben werden sollen
Verfügbare Platzhalter für Parameter: - <DestinationPath> - Vollständiger Pfad der verarbeiteten Datei - <DestinationFolder> - Ordner der verarbeiteten Datei - <DestinationFileName> - Name der verarbeiteten Datei
Beispiel: Öffnen der verarbeiteten Datei im PDF-Viewer: - Programm: C:\Program Files\Adobe\Acrobat\Acrobat.exe - Parameter: "<DestinationPath>"
10.2 Tipps zur Aufgabenkonfiguration
Testen Sie mit Beispieldateien
Bevor Sie ein Profil in den Produktivbetrieb nehmen: 1. Fügen Sie auf der Registerkarte Beispieldateien repräsentative PDFs hinzu 2. Nutzen Sie die Ergebnisvorschau, um das Ergebnis zu prüfen 3. Testen Sie das Profil mit einer einzelnen Datei
Logische Reihenfolge beachten
- Umbenennen vor Kopieren, wenn der neue Name im Zielpfad verwendet wird
- Löschen immer am Ende
Hinweis zu OCR: Bei der OCR-Aufgabe entsteht eine neue Datei im konfigurierten Zielordner. Diese neue Datei muss bei Bedarf mit einem separaten Profil weiterverarbeitet werden, das den OCR-Ausgabeordner überwacht.
Fehlerbehandlung planen
Überlegen Sie, was passieren soll, wenn eine Aufgabe fehlschlägt: - Unter Nachfolgeoperationen können Sie fehlerhafte Dateien in einen speziellen Ordner verschieben - Die Benachrichtigungen können Sie bei Fehlern per E-Mail informieren
Kombinieren Sie Aufgaben effektiv
Szenario: Archivierung mit Backup 1. Datei umbenennen (mit Platzhaltern) 2. Datei kopieren (nach Archivordner) 3. Datei kopieren (nach Backup-Ordner auf Netzlaufwerk) 4. Originaldatei löschen
Szenario: OCR-Workflow mit zwei Profilen
Profil 1 - OCR durchführen: 1. OCR durchführen (Ausgabe in C:\OCR-Ausgabe) 2. Originaldatei löschen (optional)
Profil 2 - OCR-Ergebnis weiterverarbeiten: - Überwacht: C:\OCR-Ausgabe 1. Datei umbenennen 2. Datei verschieben (nach Archiv)