25 Anhänge einbetten

25.1 Beschreibung

Die Aufgabe Anhänge einbetten fügt externe Dateien als Anhänge in ein PDF-Dokument ein. Die eingebetteten Dateien können jeden beliebigen Typ haben und sind im PDF-Viewer als Anhänge sichtbar.

Typische Anwendungsfälle

Quelldateien beifügen: Excel-Tabellen oder Word-Dokumente zur Rechnung hinzufügen
Archiv-Bundles: Mehrere zusammengehörige Dateien in einem PDF zusammenfassen
Datenanhänge: XML-Dateien oder Rohdaten zum PDF hinzufügen
Begleitdokumente: Ergänzende Dokumente in die Hauptdatei integrieren

25.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

25.3 Einzubettende Dateien

Dateiliste

Fügen Sie die Dateien hinzu, die in das PDF eingebettet werden sollen. Für jeden Eintrag können Sie festlegen:

Dateipfad: Der Pfad zur Datei (kann Platzhalter enthalten)
Beschreibung: Eine optionale Beschreibung, die im PDF-Viewer angezeigt wird

Platzhalter im Dateipfad

Sie können Platzhalter verwenden, um dynamische Dateinamen zu erstellen:

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
`D:\Daten\<RuleId:1(Kunde)>.xlsx`	`D:\Daten\Mustermann GmbH.xlsx`
`<ParentDirectory>\<FileName>.xml`	`C:\Eingang\Rechnung_001.xml`

25.4 Duplikatbehandlung

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits ein Anhang mit dem gleichen Namen im PDF existiert:

Option	Beschreibung
Mit Nummerierung hinzufügen	Fügt die Datei mit Nummer an (z.B. `datei (1).pdf`)
Überschreiben	Ersetzt den bestehenden Anhang
Überspringen	Die Datei wird nicht eingebettet

25.5 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für das PDF mit den eingebetteten Anhängen an.

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für das Ausgabe-PDF fest.

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert.

25.6 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der Ausgabedatei ändern.

25.7 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Einbetten kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Parameter: Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname

25.8 Beispiel: Excel-Rohdaten zur Rechnung hinzufügen

Ausgangssituation

Sie erstellen Rechnungen als PDF und möchten die zugehörigen Excel-Daten direkt im PDF einbetten.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Dateien:
- Pfad: D:\Daten\<RuleId:1(Rechnungsnr)>.xlsx
- Beschreibung: “Rechnungsdaten”
Duplikatbehandlung: Mit Nummerierung hinzufügen
Verzeichnis: D:\Archiv\Rechnungen
Dateiname: <FileName>

Ergebnis

Das PDF Rechnung_2024001.pdf enthält als Anhang die Datei 2024001.xlsx mit der Beschreibung “Rechnungsdaten”.

25.9 Beispiel: Mehrere Begleitdateien einbetten

Ausgangssituation

Zu jedem Hauptdokument gehören mehrere Dateien (Anhänge, Bilder, Ergänzungen), die alle im PDF gebündelt werden sollen.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Dateien:
- <ParentDirectory>\<FileName>_Anlage1.pdf - “Anlage 1”
- <ParentDirectory>\<FileName>_Anlage2.pdf - “Anlage 2”
- <ParentDirectory>\<FileName>_Daten.xlsx - “Quelldaten”
Duplikatbehandlung: Überspringen (falls Datei nicht existiert)
Verzeichnis: D:\Archiv\Komplett

Ergebnis

Alle vorhandenen Begleitdateien werden in das PDF eingebettet. Nicht vorhandene Dateien werden übersprungen.

25.5 Tipps und Hinweise

Dateigröße beachten

Eingebettete Anhänge erhöhen die PDF-Größe entsprechend. Berücksichtigen Sie dies bei großen Anhängen.

Unterstützte Dateitypen

Es können beliebige Dateitypen eingebettet werden: - Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) - Bilder (PNG, JPG, TIFF) - PDF-Dateien - XML, JSON, CSV - Archive (ZIP) - Und alle anderen Dateitypen

Nicht vorhandene Dateien

Wenn eine Datei nicht existiert, wird sie übersprungen. Die Verarbeitung schlägt nicht fehl.

Dynamische Dateinamen

Verwenden Sie Platzhalter, um Dateien basierend auf extrahierten Werten einzubetten. So können Sie z.B. kundenbezogene Dateien automatisch zuordnen.

Anhänge anzeigen

Die eingebetteten Anhänge sind in PDF-Viewern über das Büroklammer-Symbol oder einen Anhänge-Bereich zugänglich.

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