Automatic Email Processor - Häufige Fragen (FAQ)

Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um Automatic Email Processor. Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu den Programmfunktionen finden Sie in der Online-Hilfe.

Betroffene Meldungen im Fehlerprotokoll:

• "Die verschlüsselte Nachricht kann nicht entschlüsselt werden. Das entsprechende Zertifikat mit dem privaten Schlüssel wurde nicht gefunden."
• "Im persönlichen Windows-Zertifikatsspeicher des angemeldeten Benutzers wurde kein passender privater Schlüssel zum Entschlüsseln gefunden."

Ursache: Zum Entschlüsseln von S/MIME-verschlüsselten E-Mails benötigt Automatic Email Processor Ihr persönliches Zertifikat einschließlich des privaten Schlüssels. Es muss im Windows-Zertifikatsspeicher "Eigene Zertifikate" des Benutzerkontos liegen, unter dem die Verarbeitung läuft. Die häufigste Ursache für die Meldung: Das Zertifikat wurde ohne den privaten Schlüssel übertragen (z. B. als .cer-Datei exportiert), oder es wurde unter einem anderen Windows-Benutzerkonto importiert.

So richten Sie das Zertifikat korrekt ein:

1. Exportieren Sie das Zertifikat auf dem Computer, auf dem es bereits funktioniert (z. B. dort, wo Sie verschlüsselte E-Mails in Ihrem E-Mail-Programm lesen können): Windows-Taste + R, certmgr.msc eingeben, unter "Eigene Zertifikate > Zertifikate" das Zertifikat mit der rechten Maustaste anklicken, dann "Alle Aufgaben > Exportieren...".
2. Wählen Sie im Export-Assistenten die Option "Ja, privaten Schlüssel exportieren" und speichern Sie die Datei im PFX-Format mit einem Kennwort. Ist die Option ausgegraut, wurde das Zertifikat ursprünglich ohne exportierbaren privaten Schlüssel installiert; fordern Sie in diesem Fall die PFX-Datei bei der Zertifikat-Ausgabestelle bzw. Ihrer IT an.
3. Importieren Sie die PFX-Datei auf dem Computer, auf dem Automatic Email Processor läuft, per Doppelklick: Speicherort "Aktueller Benutzer", Kennwort eingeben, Zertifikatspeicher "Eigene Zertifikate" (bzw. automatisch auswählen lassen).
4. Läuft die Verarbeitung als Windows-Dienst: Führen Sie den Import unter dem Windows-Benutzerkonto aus, unter dem der Dienst ausgeführt wird - der Zertifikatsspeicher gilt je Benutzerkonto.
5. Verarbeiten Sie die betroffenen E-Mails anschließend erneut, z. B. über "Verarbeitung nachholen...".

Hinweis: Eine .cer-Datei enthält nur den öffentlichen Teil des Zertifikats und genügt zum Entschlüsseln nicht - es muss eine PFX-Datei einschließlich des privaten Schlüssels sein.

Typische Anzeichen: Die Anmeldung und der Konto-Test sind erfolgreich, es werden aber nie E-Mails verarbeitet. In der Ordnerauswahl erscheinen nur die Standardordner (Posteingang, Gesendete Elemente usw.) - selbst angelegte Unterordner, die in Outlook sichtbar sind, fehlen.

Ursache: Die E-Mails Ihrer Domain werden in diesem Fall nicht bei Microsoft gehostet, sondern bei einem anderen Anbieter (z. B. dem Webhoster Ihrer Firmen-Domain). Im Microsoft-Konto existiert daneben ein zweites, praktisch leeres Postfach mit derselben Adresse - etwa weil für Office-Anwendungen ein Microsoft 365-Konto angelegt wurde. Mit diesem leeren Postfach verbindet sich das Programm, wenn das Konto als Microsoft 365-Konto eingerichtet ist. Ihre echten E-Mails und Ordner liegen dagegen auf dem Server Ihres E-Mail-Anbieters. Automatic Email Processor zeigt in dieser Konstellation einen Warnhinweis an, unter anderem beim Anlegen des Kontos und beim Konto-Test.

So binden Sie das richtige Postfach ein:

1. Entfernen Sie das Microsoft 365-Konto unter "Menü > Optionen > E-Mail-Konten". Den Hinweis, dass das Konto noch verwendet wird, können Sie bestätigen.
2. Legen Sie das Konto neu an, diesmal mit dem Kontotyp IMAP. Die Serverdaten (Posteingangsserver, meist Port 993 mit SSL) und die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter; es sind dieselben, die auch andere E-Mail-Programme für dieses Postfach verwenden.
3. Nach dem Speichern bietet das Programm an, die vorhandenen Profil-Verweise auf das neue Konto zu übernehmen - bestätigen Sie das.
4. Prüfen Sie anschließend unter "Optionen > Benachrichtigungen" und "Optionen > Bericht", ob dort noch das richtige Absenderkonto ausgewählt ist.
5. Führen Sie "Konto testen" aus und prüfen Sie in der Ordnerauswahl eines Profils, ob die Unterordner jetzt erscheinen.

Hinweis: Werden die E-Mails Ihrer Domain tatsächlich bei Microsoft gehostet (Microsoft 365 bzw. Exchange Online ist Ihr E-Mail-Anbieter), ist der Kontotyp Microsoft 365 die richtige Wahl - dann erscheint auch kein Warnhinweis.

Sonderfall E-Mail-Sicherheits-Gateway: In größeren Organisationen ist dem Microsoft 365-Postfach häufig ein E-Mail-Sicherheits-Gateway vorgeschaltet (z. B. Retarus, Mimecast, Proofpoint oder Hornetsecurity). Der DNS-Eintrag der Domain zeigt dann auf dieses Gateway, das eingehende E-Mails prüft und anschließend an Microsoft 365 weiterleitet. In dieser Konstellation kann der Warnhinweis erscheinen, obwohl das Postfach tatsächlich bei Microsoft liegt. Solange erwartete Nachrichten in dem Konto ankommen, können Sie den Hinweis ignorieren; der Kontotyp Microsoft 365 ist dann die richtige Wahl.

Typische Anzeichen: Der Test unter "Optionen > E-Mail-Konten > Verbindung testen" meldet Erfolg. Trotzdem erscheinen im Fehlerprotokoll Einträge wie "Verbindung zu Konto ... während der Prüfung verloren", "Timeout exceeded" oder "Cannot send command to the server", und die Verarbeitung setzt zeitweise aus.

Ursache: Der Verbindungstest baut nur eine kurze, frische Verbindung zum Mail-Server auf. Die eigentliche Prüfung arbeitet dagegen unter Umständen mehrere Minuten am Stück und fragt dabei alle überwachten Ordner nacheinander ab. Solche längeren Verbindungen reagieren empfindlich auf eine instabile Internetverbindung, einen überlasteten oder träge antwortenden Mail-Server und auf Sicherheitssoftware, die E-Mail-Verbindungen zur Prüfung aufbricht. Bricht die Verbindung während der Prüfung ab, überspringt das Programm die restlichen Ordner bzw. Nachrichten des Kontos und prüft beim nächsten Durchlauf erneut. Wichtig: Dabei geht nichts verloren - übersprungene E-Mails werden beim nächsten Durchlauf ganz normal verarbeitet.

So grenzen Sie die Ursache ein:

1. Prüfen Sie das Fehlerprotokoll auf Muster: Betreffen die Abbrüche nur Konten eines bestimmten Anbieters oder treten sie zu bestimmten Zeiten gehäuft auf? Dann lohnt eine Rückfrage beim E-Mail-Anbieter (Stichwort: Verbindungsabbrüche und Zeitüberschreitungen bei IMAP-/POP3-Verbindungen).
2. Deaktivieren Sie testweise die E-Mail- bzw. SSL-Prüfung Ihrer Antivirus- oder Firewall-Software. Solche Programme klinken sich in verschlüsselte Verbindungen ein und sind eine häufige Ursache für Abbrüche bei längeren Übertragungen.
3. Prüfen Sie die Internetverbindung des Rechners (WLAN-Empfang, Router, DNS-Auflösung). Erscheinen im Fehlerprotokoll auch Meldungen wie "Unable to resolve hostname", spricht das für ein Netzwerk- oder DNS-Problem auf Ihrer Seite.
4. Wenn sehr viele Ordner überwacht werden, wählen Sie das Prüfintervall nicht zu knapp - so bleibt zwischen den Durchläufen Luft, und ein einzelner Abbruch fällt weniger ins Gewicht.
5. Bleibt das Problem bestehen, senden Sie uns einen Fehlerbericht ("Menü > Weiteres > Fehlerbericht erzeugen...") - daraus können wir das Abbruchmuster meist genau ablesen.

Hintergrund: In den Profileinstellungen unter "Benachrichtigungen" lässt sich ein eigener Benachrichtigungstext hinterlegen, der über den Platzhalter <StoragePathLink> den Speicherordner der abgelegten Dateien als Link enthält. Ob dieser Link beim Empfänger anklickbar ist, entscheidet allerdings dessen E-Mail-Programm - Links in das Dateisystem werden aus Sicherheitsgründen von vielen Programmen blockiert.

Die wichtigsten Regeln:

• Netzwerkpfade (z. B. \\Server\Freigabe\Rechnungen) sind in Outlook (classic) direkt anklickbar - sowohl in Text- als auch in HTML-E-Mails. Das ist der empfohlene Weg.
• Lokale Pfade (z. B. C:\Ablage\...) blockiert Outlook grundsätzlich; eine Freischaltung wäre nur über Richtlinien beim Empfänger möglich und wird nicht empfohlen.
• Das neue Outlook, Outlook im Web und die meisten Webmail-Dienste (z. B. Gmail) zeigen Dateisystem-Pfade generell nur als Text an - der Empfänger kann den Pfad dann markieren, kopieren und in die Adresszeile des Windows-Explorers einfügen.

Empfehlung:

1. Verwenden Sie als Speicherziel des Profils einen Netzwerkpfad (\\Server\Freigabe\...), wenn die Empfänger per Klick in den Ablageordner springen sollen.
2. Ergänzen Sie den Benachrichtigungstext zusätzlich um den Platzhalter <StoragePath> - so steht der Pfad in jedem Fall auch als kopierbarer Text in der E-Mail.
3. Testen Sie die Benachrichtigung mit dem E-Mail-Programm, das die Empfänger tatsächlich verwenden.

Hinweis: Der Link wird nur dann als anklickbarer HTML-Link erzeugt, wenn der Benachrichtigungstext HTML enthält. In reinen Text-E-Mails wird der Pfad als Text eingefügt - Outlook (classic) erkennt Netzwerkpfade dort ebenfalls und macht sie selbst anklickbar.

Hintergrund: Ihre Organisation ist in Microsoft 365 so konfiguriert, dass Benutzer Anwendungen nicht selbst den Zugriff auf das eigene Postfach erlauben dürfen. Ein Administrator muss der Anwendung "Automatic Email Processor" einmalig die Zustimmung erteilen. Eine eigene App-Registrierung in Microsoft Entra ID ist nicht erforderlich - die Anwendung bringt ihre Registrierung bereits mit.

So erteilen Sie die Zustimmung:

1. Klicken Sie im Konto-Editor erneut auf "Bei Microsoft anmelden..." und melden Sie sich an der Microsoft-Anmeldemaske mit einem Administratorkonto Ihrer Organisation an.
2. Aktivieren Sie im Zustimmungsdialog das Kontrollkästchen "Zustimmung im Namen Ihrer Organisation erteilen" und bestätigen Sie.
3. Klicken Sie anschließend im Konto-Editor auf "Anmeldedaten entfernen" und wiederholen Sie die Anmeldung mit dem eigentlichen Konto - sie läuft jetzt ohne Genehmigungsabfrage durch.

Hinweis für Administratoren:

Die Anwendung fordert ausschließlich delegierte Berechtigungen an, also Zugriff nur im Kontext des jeweils angemeldeten Benutzers und keinen mandantenweiten Anwendungszugriff: Mail.ReadWrite, Mail.ReadWrite.Shared, Mail.Send, Mail.Send.Shared, User.Read und MailboxSettings.Read. Nach der Zustimmung erscheint die Anwendung im Entra Admin Center unter "Unternehmensanwendungen" und kann dort jederzeit eingesehen oder auch wieder entzogen werden.

Hintergrund: Der Kontotyp Microsoft 365 verbindet sich über die Graph-Schnittstelle der Microsoft-Cloud und funktioniert deshalb nur mit Microsoft-365- bzw. Exchange-Online-Postfächern. Ein Exchange-Server im eigenen Haus wird stattdessen als IMAP-Konto eingebunden - Exchange unterstützt IMAP vollwertig, einschließlich Ordnern, Verschieben und Echtzeit-Erkennung neuer E-Mails.

Zu beachten ist nur: In der Standardinstallation von Exchange sind die IMAP-Dienste deaktiviert. Ihr Administrator muss sie einmalig aktivieren und dem IMAP-Dienst ein Zertifikat zuweisen; anschließend wird das Konto im Programm wie jedes andere IMAP-Konto eingerichtet (Port 993, SSL/TLS).

Alle Schritte - inklusive der Befehle für den Exchange-Server und der Lösung häufiger Probleme - beschreibt die Anleitung "Lokalen Exchange-Server anbinden".

Hintergrund: Fehler 1069 ("Der Dienst wurde aufgrund eines Anmeldungsfehlers nicht gestartet") bedeutet: Windows konnte die Anmeldung des Dienstkontos nicht durchführen. Der Fehler tritt vor dem eigentlichen Programmstart auf - im Diagnoseprotokoll des Dienstes steht deshalb nichts. Typisch zeigt er sich beim ersten Dienststart nach einem Update oder Server-Neustart, denn ein bereits laufender Dienst prüft die Anmeldung nicht erneut.

Häufige Ursachen:

• Das Kennwort des Dienstkontos wurde inzwischen geändert.
• Das Konto ist vorübergehend gesperrt, z. B. nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen an anderer Stelle.
• Dem Konto fehlt das Recht "Anmelden als Dienst", etwa weil eine Gruppenrichtlinie es entzogen hat.
• Der Domänencontroller war beim Start kurzzeitig nicht erreichbar (bei Domänenkonten).

Die Lösung ist in allen Fällen dieselbe: Öffnen Sie die Programm-Optionen, Bereich "Windows-Dienst", klicken Sie auf "Dienst einrichten..." und geben Sie das aktuelle Kennwort des Dienstkontos ein - dabei vergibt das Programm auch das Anmelde-Recht neu. Den Dienst zu entfernen oder den Server neu zu starten ist nicht nötig. Weitere Hinweise enthält die Anleitung "Als Windows-Dienst einrichten".

Sofortmaßnahme bei Massendruck: Beenden Sie den Verarbeitungs-Dienst bzw. das Programm und leeren Sie die Windows-Druckwarteschlange (Einstellungen > Bluetooth und Geräte > Drucker und Scanner > Ihr Drucker > Druckwarteschlange öffnen). Bereits an Windows übergebene Druckaufträge werden sonst weiter ausgedruckt, auch wenn das Programm längst gestoppt ist.

Das Programm merkt sich verarbeitete E-Mails in einer Verarbeitungs-Datenbank je Windows-Benutzerkonto. Eine erneute Verarbeitung älterer E-Mails hat deshalb fast immer eine dieser drei Ursachen:

• Zweite Installation unter einem anderen Windows-Benutzer: Läuft das Programm (oder der Dienst) zusätzlich unter einem weiteren Benutzerkonto, führt jede Instanz ein eigenes Verarbeitungsgedächtnis - beide verarbeiten dieselben E-Mails. Betreiben Sie die Verarbeitung nur unter einem einzigen Benutzerkonto.
• Funktion "Verarbeitung nachholen" ohne die Option, bereits erfolgreich verarbeitete Elemente zu ignorieren: Ohne diese Option verarbeitet das Nachholen alle E-Mails des gewählten Zeitraums erneut - einschließlich der bereits verarbeiteten.
• Anwendungsdaten auf einer Netzwerkfreigabe (Ordnerumleitung, servergespeichertes Profil): Der Windows-Dienst kann die Verarbeitungs-Datenbank dort häufig nicht öffnen und erkennt bereits Verarbeitetes dann nicht mehr. Ab Version 4.6.9 hält das Programm die Verarbeitung in diesem Fall an, statt erneut zu verarbeiten; zusätzlich warnt die Dienst-Einrichtung. Verwenden Sie für den Dienstbetrieb lokale Anwendungsdaten oder betreiben Sie das Programm im Programmfenster.

Bleiben beim Nachholen alle Zähler auf 0, hat das fast immer eine dieser drei Ursachen:

• Die E-Mails wurden bereits verarbeitet: Im Nachholen-Fenster ist die Option "Nachrichten ignorieren: die zuvor erfolgreich verarbeitet wurden" ab Werk aktiviert - bereits verarbeitete E-Mails werden dann bewusst übersprungen und in keinem Zähler mitgezählt. Entfernen Sie den Haken, wenn E-Mails erneut verarbeitet werden sollen. Ab Version 4.6.11 nennt das Abschlussfenster die Anzahl der aus diesem Grund übersprungenen E-Mails.
• Die E-Mails liegen nicht mehr auf dem Mailserver: Das Nachholen kann nur E-Mails verarbeiten, die aktuell noch auf dem Server vorhanden sind. Gerade bei POP3-Konten löschen viele E-Mail-Programme (z. B. Outlook) die Nachrichten kurz nach dem Abruf vom Server - ältere E-Mails existieren dann nur noch lokal im E-Mail-Programm und sind für das Nachholen nicht erreichbar.
• Der gewählte Zeitraum passt nicht: Prüfen Sie die Datumsangaben unter "Eingangsdatum der Nachrichten begrenzen auf Zeitraum". Das Abschlussfenster nennt bei einem leeren Lauf den Gesamtbestand der überwachten Ordner und, sofern ermittelbar, das Datum der ältesten und neuesten Nachricht.

Hinweis für POP3-Konten: Das Einlesen der Nachrichtenliste kann bei großen Postfächern einige Minuten dauern; die Zähler bleiben währenddessen auf 0. Lassen Sie den Vorgang vollständig durchlaufen. Verarbeitet das Programm alte E-Mails umgekehrt ungewollt erneut, hilft der Eintrag weiter oben.

Ab Version 4.7.0 gibt es dafür zwei Wege, die sich auch kombinieren lassen:

• Automatischer Versand per E-Mail: In den Optionen unter "Fehler-Bericht per E-Mail" legen Sie einen Zeitplan, Empfänger und das Sende-Konto fest. Mit der Option "Nur versenden, wenn seit dem letzten Versand neue Einträge hinzugekommen sind" melden sich nur die Installationen, bei denen tatsächlich etwas protokolliert wurde - ein leeres Postfach bedeutet dann: alles unauffällig.
• Kommandozeile für den Skriptbetrieb: Der Aufruf AEPProcessor.exe --errorreport "\\Server\Freigabe\AEP-Berichte" (z. B. über die Windows-Aufgabenplanung) legt den vollständigen Fehlerbericht in einem zentralen Ordner ab; der Dateiname enthält automatisch den Rechnernamen, sodass sich beliebig viele Installationen denselben Ordner teilen können. Mit den Zusätzen --send und --onlynew versendet der Aufruf den Bericht stattdessen per E-Mail bzw. nur bei neuen Einträgen.

Details zu beiden Wegen beschreibt die Programmhilfe im Kapitel "Fehler-Bericht per E-Mail".