Mit Outlook empfangene E-Mails bzw. E-Mail-Anhänge automatisch drucken

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum automatisierten Drucken von E-Mail-Anhängen mit Automatic Email Processor für Outlook

Ein neues Profil anlegen

Klicken Sie zunächst in der oberen Werkzeugleiste auf die Schaltfläche "Neu...", um den Wizard für das Erstellen eines neuen Profils zu öffnen. Die folgenden Aufgabentypen stehen dort zur Auswahl:

  • Anhänge speichern
  • Nachricht speichern
  • Nachricht/Anhänge drucken

Wählen Sie den Aufgabentyp "Nachricht/Anhänge drucken" und klicken Sie auf "Weiter".

Aufgabentyp auswählen

Name des Profils festlegen

Als nächstes wird der Name des Profils und ein optionaler Kommentar vergeben. Es besteht die Möglichkeit, das Profil in der Log-Liste farblich hervorzuheben, um die durchgeführten Aufgaben schnell voneinander unterscheiden zu können. Aktivieren Sie dazu die Option "Farbliche Hervorhebung in der Log" und legen Sie über die Schaltfläche "Farbe wählen..." eine individuelle Farbe für das Profil fest.

Profilname festlegen

Zu überwachenden E-Mail-Ordner festlegen / Filter einrichten

Wählen Sie zunächst die Outlook-E-Mail-Ordner aus, auf welche das aktuelle Profil angewandt werden soll. Beispielsweise könnte dies der Ordner Posteingang des Haupt-E-Mail-Kontos sein.

E-Mail-Ordner festlegen

Legen Sie anschließend die Filterkriterien fest, um ausschließlich die relevanten E-Mails zu verarbeiten. Tragen Sie beispielsweise Absenderadresse, Betreff und einen Teil des Dateinamens ein.

E-Mail-Filter einrichten

Druckeinstellungen für E-Mail-Nachricht oder -Anhang

An dieser Stelle erfolgt die Auswahl der zu druckenden Objekte. Dabei stehen folgende Optionen zur Auswahl:

  • E-Mail-Nachricht drucken
  • E-Mail-Anhänge drucken

Bei Auswahl der Option "E-Mail-Anhänge drucken" werden ausschließlich die vom Filter eingeschlossenen Anhänge ausgedruckt. Um alle E-Mail-Anlagen zu drucken, können Sie den Filter für den Dateinamen entweder leer lassen oder einen in allen Anhangsdateinamen vorkommenden Begriff festlegen.

Anhang drucken auswählen

Nach erfolgreicher Verarbeitung

Hier können Optionen für die verarbeitete E-Mail festgelegt werden. Zum Beispiel kann die E-Mail nach erfolgtem Druck als gelesen markiert werden oder in ein beliebiges Outlook-Postfach verschoben werden.

Bearbeitete Textdateien speichern

Benachrichtigungen

Als nächstes wird festgelegt, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für den Versand der E-Mail kann entweder das Standard-Outlook-E-Mail-Konto verwendet werden oder ein E-Mail-Konto mit benutzerdefinierten Eigenschaften. Nach erfolgreichem Druck der E-Mail bzw. des E-Mail-Anhangs kann eine beliebige Sound-Datei abgespielt werden.

Verarbeitungsstatus per E-Mail

Nachholen

Abschließend besteht die Option, das eingerichtete Profil auf alle E-Mails bzw. alle E-Mails eines bestimmten Zeitraums anzuwenden, d.h. alle passenden E-Mails auszudrucken. Anderenfalls wird das Profil nur auf alle neu eingehenden E-Mails angewandt.

E-Mails eines Zeitraums ausdrucken